Hogyan használjunk MI-t egy kisvállalkozásban

Ez a cikk bemutatja, hogyan hozhatják ki a kisvállalkozások tulajdonosai a maximumot a mesterséges intelligenciából anélkül, hogy idejüket vesztegetnék. Tartalmaz azonnal használható promptokat, valamint gyors keretrendszereket egy MI-kísérleti projekt elindításához, annak kiszámításához, hogy mely projekteket érdemes automatizálni, és annak eldöntéséhez, hogy mikor érdemes az MI-t használni vagy kit felvenni.

Mire használhatják a kisvállalkozások a mesterséges intelligenciát?

Az alábbi szakaszok a kisvállalkozások legidőigényesebb feladatait tekintik át. Mindegyik megnevezi, hogy az MI miben segít valójában, mutat egy példakérdést, és feltünteti, hogy hol kell még egy embernek közbelépnie.

Ügyfélszolgálat

A támogatási beérkező levelek tele vannak ismétlődő, időérzékeny kérésekkel, ami miatt ez az egyik legkönnyebben elkezdethető terület.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Válaszok tervezetének elkészítése rutinkérdésekre
• Ügyfélelőzmények összefoglalása
• Beérkező kérések besorolása és irányítása
• Releváns információk keresése a tudásbázisban
• Sürgős emberi figyelmet igénylő üzenetek azonosítása

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

Tekintsd át az ügyfélszolgálati e-maileket és a csatoltGYIK-et. Csoportosítsd a megkereséseket ismétlődő témák szerint, azonosítsd a GYIK által meg nem válaszolt kérdéseket, és készíts egy táblázatot az ügyfél nevével, a problémával, a sürgősséggel és a javasolt következő lépéssel. Készíts válaszlehetőségeket a rutinkérdésekre, de ne küldj el semmit, és ne hozz pénzvisszafizetési döntéseket. A panaszokat, a szabályzati kivételeket és a jogi fenyegetéseket jelöld meg emberi felülvizsgálatra.

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Viták rendezése
• Visszatérítési vagy kártérítési döntések hozatala jóváhagyás nélkül
• Érzelmileg érzékeny panaszok megválaszolása felülvizsgálat nélkül
• Az emberi képviselőhöz vezető tiszta út helyettesítése

Marketing

A marketing általában az első terület, amihez a kisvállalkozások az MI-hez fordulnak. Azonban ennél sokkal többről van szó, mint e-mail szövegek létrehozásáról.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Weboldal vagy céloldal első tervezetének megírása az vállalkozás egyszerű leírásából
• Annak feltérképezése, hogy milyen oldalakra van szüksége a weboldalnak, például külön oldal az egyes szolgáltatásokhoz, termékekhez vagy helyszínekhez
• Hiányosságok feltárása a weboldalon: hiányzó részletek, elavult oldalak, vagy olyan témák, amelyekről az ügyfelek kérdeznek, de sehol sem szerepelnek
• Gyakori ügyfélkérdések átalakítása megírásra érdemes blogbejegyzések vagy oldalak listájává, a vállalkozás számára legfontosabb szempontok szerint priorizálva
• Jelentés készítése a weboldal teljesítményéről, például hogy mely oldalak vonzzák a forgalmat, és milyen könnyen találják meg a vállalkozást a keresőkben

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

"Tekintsd át ezt a vállalkozási információt, a meglévő weboldalt és a szolgáltatások listáját. Kutasd fel a legfontosabb ügyfélkérdéseket és a versenytársak oldalait a '[téma vagy szolgáltatás]' témában. Készíts egy javasolt oldalszerkezetet oldal-címekkel, célzott szándékkal, elsődleges és támogató témákkal, cselekvésre ösztönzésekkel (CTA) és belső linkajánlásokkal. Ezután írd meg a kezdőlapot és az egyik szolgáltatási oldalt a jóváhagyott márkairányelvek alapján. Jelöld meg az összes olyan állítást, amely megerősítést igényel, és ne tedd közzé a módosításokat."

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Megkülönböztethető márkahangnem kialakítása a semmiből
• Ügyfélkutatás vagy stratégiai pozicionálás helyettesítése
• Közzététel tényellenőrzés és szerkesztői felülvizsgálat nélkül
• Nagy mennyiségű általános tartalom előállítása kizárólag a keresőforgalom növelése érdekében

Ütemezés és adminisztráció

A naptárak, a beérkező levelek és a megbeszélési jegyzetek olyan órákat emésztenek fel, amelyek egyetlen számlán sem szerepelnek, ami miatt az adminisztráció kiváló felhasználási terület az MI számára.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Megbeszélések összefoglalása és feladatok kinyerése
• Utókövetési e-mailek tervezetének elkészítése
• Dokumentumok és űrlapok rendszerezése
• Naptárütközések és ütemezési rések azonosítása
• Beérkező kérések besorolása
• Ügyfélmegkeresések összekapcsolása belső feladatokkal

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

"Tekintsd át a eheti naptárat, a projektjegyzeteket és a nyitott e-mail szálakat. Készíts egy priorizált listát a kötelezettségekről, a határidőn túli teendőkről, az ütemezési ütközésekről és a megválaszolatlan kérdésekről. Készíts elő egy egyoldalas heti műveleti jelentést a releváns forrásdokumentumokra mutató linkekkel. Készítsd el, de ne küldd el az utókövetési e-maileket a három legsürgősebb tételhez."

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Prioritási döntések hozatala üzleti kontextus nélkül
• A vállalkozás elkötelezése határidők vagy árak mellett jóváhagyás nélkül
• Érzékeny munkavállalói vagy ügyféladatok kezelése nem megfelelő eszközben
• Összefoglalt megbeszélési jegyzőkönyv teljesnek vagy pontosnak tekintése

Pénzügyek és könyvelés

A könyvelési feladatok ismétlődőek és szabályalapúak, ami pontosan az a fajta munka, amelyet az MI jól kezel, miközben egy könyvelő ellenőrzi a kimenetet.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Tranzakciók kategorizálása felülvizsgálatra
• Túlköltekezés azonosítása
• Szokatlan kiadások vagy duplikált bejegyzések megjelölése
• Cash-flow minták összefoglalása
• Adatok kinyerése nyugtákból és számlákból
• Értékesítések vagy kiadások összehasonlítása időszakok között
• Kérdések előkészítése könyvelő vagy pénzügyi tanácsadó számára

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

"Elemezd az elmúlt hat hónap csatolt tranzakciós exportját. Jelöld meg a szokatlan változásokat, a lehetséges duplikált tranzakciókat, a hiányzó kategóriákat és azokat a kiadásokat, amelyek könyvelői felülvizsgálatot igényelnek. Készíts egy táblázatot a megjelölt tételekkel és a főbb minták rövid összefoglalásával. Ne tegyél adókkal kapcsolatos ajánlásokat, ne kategorizáld újra automatikusan a tranzakciókat, és ne küldd el a jelentést külső félnek."

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Adóbevallás elkészítése
• Végső számviteli döntések hozatala
• Annak eldöntése, hogy a vállalkozás megengedhet-e magának egy nagyobb kiadást
• Jogi, adó- vagy pénzügyi tanácsadás nyújtása szakképzett felülvizsgálat nélkül

Értékesítés

Az érdeklődők gyorsan kihűlhetnek, és az MI jó abban, hogy elkapja azokat, amelyek üldözésére egy elfoglalt tulajdonosnak nincs ideje.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Olyan leadek kiszúrése, amelyekkel egy ideje nem történt utókövetés
• Értékesítési hívás összefoglalása, hogy ne kelljen újra végighallgatni
• Személyre szabott utókövetési e-mail tervezet készítése minden egyes leadhez az általános helyett
• Annak feltárása, hogy a potenciális ügyfelek milyen okokat hoznak fel a vásárlás elmaradására, hogy közvetlenül reagálni tudj rájuk
• Elakadt és ösztönzést igénylő ügyletek megjelölése
• Jegyzetek átalakítása egy ajánlat első tervezetévé

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

"Tekintsd át a csatolt értékesítési jegyzeteket, és azonosítsd azokat a lehetőségeket, amelyeknél az elmúlt 14 napban nem történt utókövetés. Kutasd fel az egyes cégeket aktuális nyilvános források felhasználásával, és készíts egy fiókismertetőt az üzleti prioritásaikról, a releváns fejleményekről, a valószínű fájdalmas pontokról és a bizonyítékok linkjeiről. Készíts személyre szabott utókövetési e-mail tervezetet minden egyes lehetőséghez kizárólag ellenőrzött információk felhasználásával. Ne küldd el az e-maileket, és ne tegyél kijelentéseket a költségvetéssel, a hatáskörrel vagy a vásárlási szándékkal kapcsolatban."

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Árazás vagy szerződési feltételek tárgyalása jóváhagyás nélkül
• Ígéretek tétele a szállítással vagy a termék képességeivel kapcsolatban
• Összetett ügyletek lezárása önállóan
• Kapcsolatépítés helyettesítése a tanácsadói értékesítésben

Felvétel és beillesztés (onboarding)

A felvételi papírmunka és a beillesztési anyagok az esetek többségében sablont követnek, ami teret hagy az MI számára az első változat elkészítéséhez.

Az MI-eszközök az alábbiakban segíthetnek:

• Munkaköri leírások tervezetének elkészítése
• Interjúkérdés-sablonok létrehozása
• Meglévő irányelvek átalakítása első tervezetté a beillesztési anyagokhoz
• Képzési tartalom összefoglalása
• Munkakörspecifikus ellenőrzőlisták készítése

Próbáld ki ezt a lekérdezést:

"A jóváhagyott munkaköri profil, a cég kézikönyve és a beillesztési ellenőrzőlista felhasználásával készíts egy első heti beillesztési tervet egy új műveleti koordinátor számára. Készíts egy munkaköri áttekintést, képzési ütemtervet, ellenőrzőlistát és vezetői tájékoztatót. Azonosítsd a forrásdokumentumokban lévő ellentmondásos vagy elavult információkat. Ne szűrd ki a pályázókat, ne rangsorold a jelölteket, és ne tegyél felvételi ajánlásokat."

Ne használd az MI-t a következőkre:

• Jelöltek szűrése emberi felügyelet nélkül
• Felvételi döntések hozatala
• Védett jellemzők vagy személyes vonások kikövetkeztetése
• Referenciaellenőrzések vagy strukturált értékelés helyettesítése

Milyen kisvállalati MI-eszközökre van szükséged?

Az MI-eszközök különböző neveken futnak attól függően, hogy mit csinálnak: egyesek általános célú asszisztensek, mások beépülnek a már használt szoftverekbe, és egyre növekvő kategóriát képviselnek azok, amelyek önállóan hajtanak végre többlépcsős feladatokat. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy melyik típus illik az egyes munkákhoz, és mit érdemes ellenőrizni, mielőtt elköteleznéd magad egy mellett.

Hogyan kezdj el MI-t használni a kisvállalkozásodban?

Az első kérdés nem az, hogy milyen MI-eszközt kell vásárolni. Hanem az, hogy melyik munkafolyamat okoz mérhető szűk keresztmetszetet a vállalkozás számára. Ezzel az információval állíts össze egy kis léptékű kísérleti projektet:

1. A szűk keresztmetszet feltérképezése

Sorold fel, hogy hol vész el valójában az idő, például egy beérkező levelem, amelynek kiürítése minden reggel egy órát vesz igénybe, feldolgozatlanul maradó számlák egy héten át, vagy olyan utókövetések, amelyek kiesnek a rostán.

2. Válassz ki egy munkafolyamatot

Ebből a listából válaszd ki a leginkább következetes és legkisebb kockázatú feladatot a kezdéshez, nem feltétlenül azt, amelyik a legtöbb időt emészti fel. Egy ismétlődő, jól definiált feladatot könnyebb tesztelni, mint egy olyat, amely minden alkalommal mérlegelést igényel.

3. Alapállapot beállítása

Jegyezd fel, hogy mennyi ideig tart jelenleg a feladat, mennyibe kerül, és milyen gyakran hibásodik meg, hogy legyen mihez viszonyítani az MI-verziót.

4. Az adatok ellenőrzése

Erősítsd meg, hogy az eszköz által használt információ pontos és naprakész, és hogy csak ahhoz van hozzáférése, amire valóban szüksége van, alapértelmezés szerint nem a teljes postaládádhoz, meghajtódhoz vagy ügyféladatbázisodhoz.

5. Olyan eszköz kiválasztása, amely illeszkedik a meglévő technológiai stackbe

Részesítsd előnyben azokat az eszközöket, amelyek közvetlenül csatlakoznak a már használatban lévő naptárhoz, postaládához, CRM-hez vagy könyvelőszoftverhez, ahelyett, hogy kézzel kellene exportálni és importálni az adatokat.

6. Értékelő kijelölése

Döntsd el, hogy ki ellenőrzi a kimenetet, mielőtt az kimegy, és ki kezeli azokat az eseteket, amelyeket az eszköz elront.

7. Korlátozott teszt futtatása

Válassz ki egy kis felhasználói csoportot, egy fix időtartamot és a siker egyértelmű mérőszámát, mielőtt bevezetnéd a csapat többi tagjának.

8. Mérés és igazítás

Hasonlítsd össze az eredményeket az alapállapottal, majd tartsd meg a munkafolyamatot, módosítsd, vagy dobd el annak alapján, amit az adatok ténylegesen mutatnak.

Mikor érdemes MI-t használni a kisvállalkozásodban?

Az MI-t érdemes tesztelni olyan feladatokon, ahol az MI munkájának ellenőrzése kevesebb időt vesz igénybe, mint a feladat kézzel történő elvégzése. Néhány jel arra utal, hogy jó választás:

• A feladat hetente többször is előfordul
• A folyamat ésszerűen következetes
• A kimenet gyorsan ellenőrizhető
• Az alkalmi hibák jóvátehetők
• A vállalkozás képes mérni a fejlődést
• Az eszköz illeszkedik a meglévő rendszerekbe, és nem igényel túlzott beállítást

A feladat rosszul illeszkedik az automatizáláshoz, ha:

• Ritkán végzik
• Árnyalt ítélkezést vagy érzelmi intelligenciát igényel
• Egy hiba jogi, pénzügyi vagy hírnévromboló kárt okozna
• A munka a nagyközönség felé irányul, és nehezen korrigálható
• A folyamat még gyorsan változik
• Az adatok hiányosak vagy megbízhatatlanok

Az MI használatának megtérülésének (ROI) elemzése

Sok egyedi MI-eszköz havi alacsony tíz dollár körül kezdődik. De amikor egy feladat automatizálásának költség-haszon elemzését végzed, vedd figyelembe, hogy a fő költséget a beállítási idő, az integráció, a képzés, a felülvizsgálat és a korrekció jelentheti.

Íme egy egyszerű módja a számításnak: számítsd ki a megtérülési időt, vagyis azt, hogy mennyi idő múlva múlja felül a megspórolt idő a beállításra fordított időt.

• Becsüld meg a feladat kézi elvégzésének heti költségét: mennyi ideig tart egy alkalom, szorozva azzal, hogy hetente milyen gyakran fordul elő, szorozva azzal, hogy az illető ideje óránként mennyit ér.
• Becsüld meg az MI által biztosított heti megtakarítást: a kézi költség mínusz az MI kimenetének ellenőrzési költsége alkalomként, szorozva az előfordulás gyakoriságával.
• Ozd el az egyszeri beállítási és integrációs költséget ezzel a heti megtakarítással. Ez körülbelül megmutatja, mennyi idő alatt térül meg.

Íme egy példa, feltételezve, hogy a feladatot általában végző személy óradíja 30 dollár:

Egy 20 percet igénybe vevő és hetente kétszer előforduló feladat kézzel elvégezve heti mintegy 20 dollárba kerül. Ha az MI kimenetének ellenőrzése továbbra is 10 percet vesz igénybe alkalmanként, az csak heti mintegy 10 dollárt takarít meg.

Két óra beállítás (ezen a áron 60 dollárt ér) hat hét alatt térülne meg, ami túl sok egy első kísérlethez.

Egy egy órát igénybe vevő és naponta előforduló feladat kézzel elvégezve heti mintegy 150 dollárba kerül. Ha az MI kimenetének ellenőrzése 15 percet vesz igénybe alkalmanként, az közel heti 120 dollárt takarít meg. Néhány óra beállítás kevesebb mint egy hét alatt megtérül.

Mikor éri meg felvenni valakit az automatizálás helyett?

Akkor vegyél fel valakit, ha a munka folyamatos ítélkezést, kapcsolatépítést, elszámoltathatóságot vagy a kapacitás növelését igényli. Akkor használd először az MI-t, ha a feladat jól definiált, ismétlődő, és még nem elég nagy ahhoz, hogy indokoljon egy dedikált munkakört.

A felvétel és az MI nem mindig helyettesítik egymást. Az új munkatárs, aki MI-t használ, több munkát tud elvégezni, folyamatokat dokumentálni, információkat elemezni és gyorsabban javítani a szolgáltatást, mint az anélkül dolgozó. A kérdés nem mindig az, hogy „Felvegyünk valakit vagy MI-t használjunk?”. Hanem az, hogy „Mit kell egy embernek birtokolnia, és a munkakör mely részeit tudja az MI támogatni?”

A gyakorlatba ültetés

Válaszd ki azt a feladatot, amely a legtöbb időt emészti fel és megismételhető folyamatot követ, végezd el a megtérülési számítást, és teszteld egy ellenőrző személy közreműködésével, mielőtt az ügyfelet vagy pénzt érintene.

A Perplexity Computer nagyobb kapacitást biztosít a kis csapatok számára létszámbővítés nélkül. Több mint 400 olyan eszközhöz csatlakozik, amelyeket a kisvállalkozások már használnak, beleértve a QuickBooksot, a Mailchimpet, a Shopifyt és a Stripet. Ebből kinyeri a releváns adatokat, elvégzi az elemzést, és elkészíti a kimenet tervezetét, megjelölve mindent, ami jóváhagyást igényel a küldés előtt.

Próbáld ki a Perplexity Computer eszközt a kisvállalkozásod számára.

GYIK

Megéri az MI egy kisvállalkozás számára? Ez a feladattól függ. Az MI-t akkor érdemes tesztelni, amikor a feladat gyakran előfordul, világos folyamatot követ, és kevesebb időbe telik ellenőrizni, mint kézzel elvégezni. Kevésbé alkalmas ritka, nagy körültekintést igénylő vagy nagy tétű munkákra.

Mi a legjobb MI-eszköz a kisvállalkozások számára? Nincs egyetlen legjobb eszköz. A megfelelő eszköz a munkafolyamattól függ: ügyfélszolgálati MI a támogatási beérkező levelekhez, munkaterület-asszisztensek az ütemezéshez és az e-mailekhez, MI-funkciókkal rendelkező könyvelőszoftverek a könyveléshez, és ágens alapú platformok az egyszerre több eszközt átfogó feladatokhoz.

Mennyibe kerül az MI egy kisvállalkozás számára? Sok eszköz havi alacsony tíz dollár körül kezdődik, de a teljes költség magában foglalja a beállítást, az integrációt, a képzést és a felülvizsgálatot. Az alacsony előfizetési ár nem garantál pozitív megtérülést, ha az eszköz súlyos javításokat igényel.

Felválthatja-e az MI a kisvállalkozások munkavállalóit? Az MI inkább alkalmas egy munkakör támogatására, mintsem annak helyettesítésére, különösen ott, ahol az ítélkezés, az elszámoltathatóság vagy a kapcsolatépítés számít. Az MI-t használó új belépő gyakran több munkát képes elvégezni, mint egy ember vagy egy eszköz önmagában.

Mikor kell kerülnie egy kisvállalkozásnak egy feladat automatizálását? Hagyd ki az automatizálást, ha a feladat ritka, árnyalt ítélkezést igényel, rosszul elvégezve költséges lenne, a nagyközönség felé irányul és nehezen korrigálható, vagy olyan adatokon alapul, amelyek hiányosak vagy megbízhatatlanok.