Kako koristiti umjetnu inteligenciju u maloj tvrtki

Ovaj članak objašnjava kako vlasnici malih tvrtki mogu ostvariti maksimalnu vrijednost od umjetne inteligencije bez gubljenja vremena. Uključuje upute spremne za korištenje, kao i brze okvire za postavljanje pilot-projekta umjetne inteligencije, izračunavanje koji su projekti vrijedni automatizacije i donošenje odluke kada koristiti umjetnu inteligenciju ili zaposliti nekoga.

Za što male tvrtke mogu koristiti umjetnu inteligenciju

Odjeljci u nastavku obuhvaćaju funkcije male tvrtke koje oduzimaju najviše vremena. Svaki od njih navodi u čemu umjetna inteligencija zapravo pomaže, primjer upita i situaciju u kojoj osoba još uvijek treba uskočiti.

Korisnička podrška

Prihvatni sandučići podrške puni su ponavljajućih zahtjeva osjetljivih na vrijeme, što ovo čini jednim od lakših mjesta za početak.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Izradite nacrte odgovora na rutinska pitanja
• Sažmete povijest kupaca
• Klasificirate i usmjerite dolazne zahtjeve
• Pretražite bazu znanja za relevantne informacije
• Identificirate poruke koje zahtijevaju hitnu ljudsku pažnju

Isprobajte ovaj upit:

Pregledajte e-poruke korisničke podrške i priložena često postavljana pitanja. Grupirajte upite u teme koje se ponavljaju, identificirajte pitanja na koja FAQ ne daje odgovor i izradite proračunsku tablicu s imenom kupca, problemom, hitnošću i preporučenom sljedećom radnjom. Izradite nacrte opcija odgovora za rutinska pitanja, ali nemojte ništa slati niti donositi odluke o povratu novca. Označite pritužbe, iznimke od pravila i pravne prijetnje za ljudski pregled.

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Rješavanje sporova
• Donošenje odluka o povratu novca ili kompenzaciji bez odobrenja
• Odgovaranje na emocionalno osjetljive pritužbe bez pregleda
• Zamjenu jasnog puta do ljudskog predstavnika

Marketing

Marketing je obično prvo mjesto na kojem se male tvrtke okreću umjetnoj inteligenciji. Međutim, tu ima puno više od samo stvaranja tekstova za e-poštu.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Napišete prvi nacrt web-stranice ili odredišne stranice iz jednostavnog opisa tvrtke
• Isplanirate koje stranice web-mjesto treba, poput zasebne stranice za svaku uslugu, proizvod ili lokaciju
• Uočite praznine na web-mjestu: nedostajuće detalje, zastarjele stranice ili teme o kojima kupci pitaju, a koje nisu pokrivene nigdje
• Pretvorite uobičajena pitanja kupaca u popis postova na blogu ili stranica koje vrijedi napisati, s prioritetom prema tome što je najvažnije za tvrtku
• Sastavite izvješće o poslovanju web-mjesta, poput toga koje stranice ostvaruju promet i koliko lako ljudi mogu pronaći tvrtku u pretraživanju

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte ove informacije o tvrtki, postojeće web-mjesto i popis usluga. Istražite najvažnije upite kupaca i stranice konkurencije za '[tema ili usluga].' Izradite preporučenu strukturu web-mjesta s naslovima stranica, ciljanom namjerom, primarnim i pratećim temama, pozivima na akciju i prijedlozima unutarnjih poveznica. Zatim izradite nacrt početne stranice i jedne stranice usluge koristeći odobrene smjernice robne marke. Označite svaku tvrdnju koja zahtijeva potvrdu i nemojte objavljivati promjene."

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Izgradnju diferenciranog glasa robne marke od nule
• Zamjenu istraživanja kupaca ili strateškog pozicioniranja
• Objavljivanje bez provjere činjenica i uredničkog pregleda
• Proizvodnju velikih količina generičkog sadržaja isključivo radi prometa s pretraživača

Planiranje i administracija

Kalendari, pristigle poruke i bilješke sa sastanaka troše sate koji se ne pojavljuju ni na jednom računu, što administraciju čini snažnim slučajem korištenja za umjetnu inteligenciju.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Sažmete sastanke i izdvojite radne stavke
• Izradite nacrte e-poruka za praćenje
• Organizirate dokumente i obrasce
• Identificirate sukobe u kalendaru i praznine u rasporedu
• Klasificirate dolazne zahtjeve
• Povežete upite kupaca s internim zadacima

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte ovotjedni kalendar, bilješke projekta i otvorene niti e-pošte. Izradite prioritetni popis obveza, zakašnjelih radnji, sukoba u rasporedu i neodgovorenih pitanja. Pripremite jednokratno tjedno operativno izvješće s poveznicama na relevantne izvorišne dokumente. Izradite nacrt, ali nemojte slati e-poruke za praćenje za tri najhitnija predmeta."

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Donošenje poziva o prioritetima bez poslovnog konteksta
• Obvezivanje tvrtke na rokove ili cijene bez odobrenja
• Rukovanje osjetljivim informacijama zaposlenika ili kupaca u neprikladnom alatu
• Tretiranje sažetog zapisa sa sastanka kao potpunog ili točnog

Financije i knjigovodstvo

Knjigovodstveni zadaci se ponavljaju i temelje se na pravilima, što je upravo vrsta posla s kojom umjetna inteligencija dobro upravlja, uz računovođu koji provjerava izlazne rezultate.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Kategorizirate transakcije za pregled
• Identificirate prekomjernu potrošnju
• Označite neobičnu potrošnju ili dvostruke unosu
• Sažmete uzorke novčanog tijeka
• Izvučete podatke iz računa i potvrda
• Usporedite prodaju ili troškove kroz razdoblja
• Pripremite pitanja za računovođu ili financijskog savjetnika

Isprobajte ovaj upit:

"Analizirajte priloženi izvoz transakcija za posljednjih šest mjeseci. Označite neobične promjene, moguće dvostruke transakcije, kategorije koje nedostaju i troškove koji zahtijevaju pregled računovođe. Izradite proračunsku tablicu s označenim stavkama i kratkim sažetkom glavnih uzoraka. Nemojte davati preporuke o porezima, automatski recategorizirati transakcije niti slati izvješće vanjskim primateljima."

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Podnošenje poreznih prijava
• Donošenje konačnih računovodstvenih procjena
• Odlučivanje može li si tvrtka priuštiti glavni trošak
• Pružanje pravnih, poreznih ili financijskih savjeta bez kvalificiranog pregleda

Prodaja

Potencijalni klijenti mogu brzo postati hladni, a umjetna inteligencija je dobra u hvatanju onih koje zauzeti vlasnik nema vremena loviti.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Uočite potencijalne klijente s kojima niste pratili kontakt već neko vrijeme
• Sažmete prodajni poziv kako ga ne biste morali ponovno slušati
• Izradite personaliziranu e-poruku za praćenje za svakog potencijalnog klijenta umjesto generičke
• Uočite razloge koje izgledi stalno navode zašto ne kupuju, kako biste im se mogli izravno obratiti
• Označite poslove koji su zastali i trebaju poticaj
• Pretvorite svoje bilješke u prvi nacrt prijedloga

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte priložene bilješke o prodaji i identificirajte prilike bez naknadnog praćenja u posljednjih 14 dana. Istražite svaku tvrtku koristeći trenutne javne izvore i izradite sažetak računa s njezinim poslovnim prioritetima, relevantnim razvojima, vjerojatnim bolnim točkama i poveznicama na dokaze. Izradite nacrt personalizirane e-poruke za praćenje za svaku priliku koristeći samo provjerene informacije. Nemojte slati e-poruke niti iznositi tvrdnje o proračunu, autoritetu ili namjeri kupnje."

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Pregovaranje o cijenama ili uvjetima ugovora bez odobrenja
• Davanje obećanja o isporuci ili mogućnostima proizvoda
• Samostalno zaključivanje složenih poslova
• Zamjenu izgradnje odnosa u konzultativnoj prodaji

Zapošljavanje i uvođenje u posao

Papiri za zapošljavanje i materijali za uvođenje u posao uglavnom prate predložak, što ostavlja prostor umjetnoj inteligenciji da izradi prvi nacrt.

Alati s umjetnom inteligencijom mogu vam pomoći da:

• Izradite nacrte opisa poslova
• Stvorite predloške pitanja za intervju
• Pretvorite postojeće politike u materijale za prvo uvođenje u posao
• Sažmete sadržaj obuke
• Izradite kontrolne liste specifične za ulogu

Isprobajte ovaj upit:

"Koristeći odobreni profil uloge, priručnik tvrtke i kontrolnu listu za uvođenje u posao, izradite plan uvođenja u posao za prvi tjedan za novog operativnog koordinatora. Izradite pregled uloge, raspored obuke, kontrolnu listu i brifing za menadžera. Identificirajte sve suprotstavljene ili zastarjele informacije u izvorišnim dokumentima. Nemojte provoditi probir kandidata, rangirati kandidate niti davati preporuke za zapošljavanje."

Nemojte koristiti umjetnu inteligenciju za:

• Probir kandidata bez ljudskog nadzora
• Donošenje odluka o zapošljavanju
• Zaključivanje o zaštićenim karakteristikama ili osobnim crtama
• Zamjenu provjera preporuka ili strukturirane evaluacije

Koji vam alati umjetne inteligencije za male tvrtke trebaju?

Alati s umjetnom inteligencijom nose različita imena ovisno o tome što rade: neki su pomoćnici opće namjene, drugi su ugrađeni u softver koji već koristite, a rastuća kategorija obavlja više koraka zadataka samostalno. Tablica u nastavku razlaže koja vrsta odgovara kojem poslu i što treba provjeriti prije nego što se odlučite za jedan.

Kako započeti s korištenjem umjetne inteligencije u svojoj maloj tvrtki

Prvo pitanje nije koji alat umjetne inteligencije kupiti. To je koji tijek rada stvara mjerljivo usko grlo za tvrtku. S tim informacijama složite pilot-projekt manjeg opsega:

1. Mapirajte usko grlo

Navedite gdje se vrijeme zapravo gubi, poput pretinca e-pošte kojem treba sat vremena da se očisti svako jutro, računa koji stoje neobrađeni tjedan dana ili praćenja koje propada kroz pukotine.

2. Odaberite jedan tijek rada

S tog popisa odaberite zadatak koji je najdosljedniji i s najmanjim rizikom za početak, a ne nužno onaj koji košta najviše vremena. Zadatak koji se ponavlja i koji je dobro definiran lakše je testirati nego onaj koji svaki put zahtijeva prosuđivanje.

3. Postavite polaznu osnovu

Zabilježite koliko zadatak trenutno traje, koliko košta i koliko se često pogrešno izvršava, tako da postoji nešto s čime se verzija s umjetnom inteligencijom može usporediti.

4. Provjerite podatke

Potvrdite da su informacije koje će alat koristiti točne i ažurirane te da ima pristup samo onome što mu je stvarno potrebno, a prema zadanim postavkama ne cijelom vašem pretincu e-pošte, pogonu ili bazi podataka kupaca.

5. Odaberite alat koji odgovara postojećem tehnološkom skupu

Dajte prednost alatima koji se izravno povezuju s kalendarom, pretincem e-pošte, CRM-om ili računovodstvenim softverom koji se već koristi, umjesto onih koji zahtijevaju ručni izvoz i uvoz podataka.

6. Dodijelite recenzenta

Odlučite tko provjerava izlazne rezultate prije nego što izađu i tko rješava slučajeve koje alat pogriješi.

7. Pokrenite ograničeni test

Odaberite malu skupinu korisnika, fiksno vremensko razdoblje i jasnu mjeru uspjeha prije nego što ga pustite ostatku tima.

8. Mjerite i prilagođavajte

Usporedite rezultate s polaznom osnovom, zatim zadržite tijek rada, revidirajte ga ili odbacite na temelju onoga što podaci zapravo pokazuju.

Kada biste trebali koristiti umjetnu inteligenciju u svojoj maloj tvrtki?

Umjetnu inteligenciju vrijedi testirati na zadacima kod kojih provjera rada umjetne inteligencije oduzima manje vremena nego obavljanje zadatka ručno. Nekoliko znakova upućuje na dobro uklapanje:

• Zadatak se događa nekoliko puta tjedno
• Proces je razumno dosljedan
• Izlazni se rezultati mogu brzo provjeriti
• Povremene pogreške su ispravljive
• Tvrtka može mjeriti poboljšanje
• Alat odgovara postojećim sustavima i ne zahtijeva prekomjerno postavljanje

Zadatak je loš izbor za automatizaciju kada:

• Obavlja se rijetko
• Zahtijeva nijansiranu prosudbu ili emocionalnu inteligenciju
• Pogreška bi prouzročila pravnu, financijsku ili reputacijsku štetu
• Rad je namijenjen javnosti i težak je za ispravljanje
• Proces se još uvijek brzo mijenja
• Podaci su nepotpuni ili nepouzdani

Analiza povrata ulaganja (ROI) korištenja umjetne inteligencije

Mnogi pojedinačni alati s umjetnom inteligencijom počinju u niskim desetinama dolara mjesečno. Međutim, pri izračunavanju troškova i koristi automatizacije zadatka, uzmite u obzir da glavni trošak može biti vrijeme postavljanja, integracija, obuka, pregled i ispravljanje.

Evo jednostavnog načina za izračun: shvatite razdoblje povrata ili koliko je vremena potrebno dok uštedeno vrijeme ne nadmaši utrošeno vrijeme na postavljanje.

• Procijenite tjedni trošak ručnog obavljanja zadatka: koliko jedno izvršavanje traje, puta koliko se često događa u tjednu, puta koliko vrijedi vrijeme te osobe po satu.
• Procijenite tjednu uštedu od umjetne inteligencije: ručni trošak, minus trošak pregleda izlaznih rezultata umjetne inteligencije svaki put, puta koliko se često događa.
• Podijelite jednokratni trošak postavljanja i integracije s tom tjednom uštedom. To je otprilike vrijeme potrebno da se dosegne točka pokrića.

Evo primjera, pretpostavljajući da je osoba koja obično obavlja zadatak plaćena 30 USD/sat:

Zadatak koji traje 20 minuta i događa se dva puta tjedno košta oko 20 USD tjedno ako se radi ručno. Ako pregled izlaznih rezultata umjetne inteligencije i dalje traje 10 minuta svaki put, to štedi samo oko 10 USD tjedno.

Dva sata postavljanja (vrijedna 60 USD po toj stopi) trebala bi šest tjedana da dosegnu točku pokrića, što je predugo za prvi pilot.

Zadatak koji traje sat vremena i događa se svakodnevno košta oko 150 USD tjedno ako se radi ručno. Ako pregled izlaznih rezultata umjetne inteligencije traje 15 minuta svaki put, to štedi blizu 120 USD tjedno. Nekoliko sati postavljanja isplati se za manje od tjedan dana.

Kada biste trebali zaposliti umjesto automatizirati?

Zaposlite kada rad zahtijeva stalnu prosudbu, izgradnju odnosa, odgovornost ili povećanje kapaciteta. Koristite umjetnu inteligenciju prvu kada je zadatak dobro definiran, ponavljajući i još uvijek nije dovoljno velik da opravda namjensku ulogu.

Zapošljavanje i umjetna inteligencija nisu uvijek zamjene jedni za druge. Novi zaposlenik koji koristi umjetnu inteligenciju može obraditi više posla, dokumentirati procese, analizirati informacije i poboljšati uslugu brže nego onaj koji radi bez nje. Pitanje nije uvijek „Trebamo li zaposliti ili koristiti umjetnu inteligenciju?“ Može biti „Što bi osoba trebala posjedovati i koje dijelove te uloge umjetna inteligencija može podržati?“

Provođenje ovoga u praksi

Odaberite zadatak koji oduzima najviše vremena i slijedi proces koji se može ponoviti, izračunajte matematiku povrata i provedite pilot s recenzentom na mjestu prije nego što dotakne klijenta ili dolar.

Perplexity Computer daje malom timu veći kapacitet bez dodavanja zaposlenika. Povezuje se s više od 400 alata na kojima male tvrtke već rade, uključujući QuickBooks, Mailchimp, Shopify i Stripe. Odatle povlači relevantne podatke, provodi analizu i izrađuje nacrt izlaznih rezultata, označavajući sve što zahtijeva odobrenje prije nego što izađe.

Isprobajte Perplexity Computer za svoju malu tvrtku.

Često postavljana pitanja

Isplati li se umjetna inteligencija za malu tvrtku? To ovisi o zadatku. Umjetnu inteligenciju vrijedi testirati kada se zadatak događa često, slijedi jasan proces i oduzima manje vremena za pregled nego za ručno obavljanje. Slabije se uklapa u rijedak rad s visokom prosudbom ili velikim ulozima.

Koji je najbolji alat s umjetnom inteligencijom za malu tvrtku? Ne postoji jedan najbolji alat. Pravi ovisi o tijeku rada: umjetna inteligencija za službu za pomoć u pretincima podrške, pomoćnici za radni prostor za raspored i e-poštu, računovodstveni softver s funkcijama umjetne inteligencije za knjigovodstvo i agentne platforme za zadatke koji obuhvaćaju nekoliko alata istovremeno.

Koliko košta umjetna inteligencija za malu tvrtku? Mnogi alati počinju u niskim desetinama dolara mjesečno, ali puni trošak uključuje postavljanje, integraciju, obuku i pregled. Niska cijena pretplate ne jamči pozitivan povrat ako alat zahtijeva veliko ispravljanje.

Može li umjetna inteligencija zamijeniti zaposlenike u maloj tvrtki? Umjetna inteligencija je prikladnija za podršku ulozi nego za njezinu zamjenu, posebno tamo gdje su važni prosudba, odgovornost ili izgradnja odnosa. Novi zaposlenik koji koristi umjetnu inteligenciju često može obraditi više posla nego samo osoba ili samo alat.

Kada mala tvrtka treba izbjegavati automatizaciju zadatka? Preskočite automatizaciju kada je zadatak rijedak, zahtijeva nijansiranu prosudbu, pogreška bi bila skupa, rad je namijenjen javnosti i težak je za ispravljanje ili ovisi o podacima koji su nepotpuni ili nepouzdani.