Perplexity Enterprise के साथ मोंटाना DNRC कैसे प्रति सप्ताह 125+ घंटे के वेतनभोगी काम की बचत करता है

समस्या

बजट में रहते हुए एक छोटे सरकारी निकाय की बैंडविड्थ को बढ़ाना

क्रिस पॉवेल, जो मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) में सीआईओ (CIO) हैं, 28-सदस्यीय आईटी टीम का नेतृत्व करते हैं, जो 20 से अधिक फील्ड कार्यालयों वाले विविध निकाय को सहायता प्रदान करती है। वे दैनिक कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए कस्टम सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन और ऑटोमेशन भी तैयार करते हैं।

इसे पूरा करना कहने में आसान है, लेकिन करने में कठिन। सरकार में संसाधन की सबसे बड़ी कमी हमेशा समय और धन की होती है। इसलिए, क्रिस के विचार में, "कोई भी ऐसी चीज़ जो काम को स्वचालित (automate) करती है ताकि मौजूदा कर्मचारी तेज़ी से काम कर सकें और बेहतर गुणवत्ता वाला कार्य कर सकें, वह भारी निवेश के योग्य है।"

क्रिस जानते थे कि एआई (AI) उनकी टीम को डेटा विश्लेषण जैसे महत्वपूर्ण कार्यों को स्वचालित करने में मदद कर सकता है, लेकिन सरकारी निकायों में नए समाधान पेश करने की राह में अक्सर तीन बाधाएँ आती हैं:

1. सटीक जानकारी प्रदान करना

वे कहते हैं, "यदि लोग बिना किसी सत्यापन के एआई (AI) के आउटपुट को सत्य मान लेते हैं, तो कभी-कभी परेशानी में पड़ जाते हैं। निकाय में सार्वजनिक विश्वास बनाए रखने के लिए हम समय पर और सटीक जानकारी प्रदान करने के लिए बाध्य हैं।"

2. अपनी टीम को सशक्त बनाना, पदों को समाप्त करना नहीं

क्रिस यह भी कहते हैं कि वह एआई (AI) का उपयोग टीम के सदस्यों को बदलने के लिए नहीं करना चाहते थे। इसके बजाय, उनका उद्देश्य अपनी टीम के हर सदस्य को वह करने के लिए सशक्त बनाना था जिसके लिए वे विशिष्ट रूप से उपयुक्त हैं और ध्यान भटकाने वाले अनावश्यक कार्यों को स्वचालित करना था। मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कार्यालय का उदाहरण लें: क्रिस का आदर्श समाधान बड़ी आंतरिक डेटा मात्रा को संश्लेषित करना और मिनटों में—घंटों या दिनों में नहीं—प्रोजेक्ट इनटेक के लिए संदर्भ प्रदान करना होगा।

3. मौजूदा आदतों और वर्कफ़्लो को बदलना

क्रिस बताते हैं कि एआई (AI) के साथ काम करने के लिए सोचने के नए तरीकों की आवश्यकता होती है। एआई (AI) टूल काम को आसान बना सकते हैं, लेकिन लोगों को यह सीखना होगा कि मॉडल को प्रॉम्प्ट कैसे दिया जाए, और वे स्वचालित रूप से इसके उत्तरों पर भरोसा नहीं कर सकते। एक कठिन शोध यात्रा का सबसे बड़ा लाभ यह था कि आपको अपने निष्कर्षों की सटीकता की बेहतर समझ प्राप्त होती थी।

हालाँकि, उस विश्वास की कीमत घंटों का थकाऊ शोध होती थी। एआई (AI) वही उत्तर तेज़ी से प्राप्त कर सकता है, लेकिन टीम को निष्कर्षों को सत्यापित करने के लिए अपनी प्रक्रियाओं में एक और चरण जोड़ने की आवश्यकता होगी। इन चुनौतियों का समाधान करने के लिए, मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) को अपने एआई (AI) समाधान की आवश्यकता थी जो निम्नलिखित हो:

• विश्वसनीय: सटीक शोध का समर्थन करने के लिए, उन्हें एक ऐसे एआई (AI) समाधान की आवश्यकता थी जो उद्धृत परिणाम उत्पन्न करे — बिना उन मतिभ्रम (hallucinations) के जो अन्य एआई (AI) मॉडल में आम हैं।
• सुगम: क्रिस एक ऐसा यूएक्स (UX) चाहते थे जिसे हर कोई आसानी से उपयोग कर सके। वे कहते हैं, "इसे शुरुआत से ही मूल्य प्रदर्शित करने की आवश्यकता थी," विशेष रूप से इसलिए क्योंकि उन्हें उम्मीद थी कि इसे उनकी टीम से परे भी लागू किया जाएगा।
• किफायती: एक सरकारी निकाय के रूप में, मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) को समाधान की आवश्यकता थी जो उसके सीमित बजट में आसानी से फिट हो सके।

तब, क्रिस ने व्यक्तिगत उपयोग के लिए Perplexity के निःशुल्क संस्करण को आज़माया और उन्हें पता चल गया कि यह वह वर्कफ़्लो सुपरचार्जर है जिसकी उन्हें काम पर तलाश थी। जब उन्होंने देखा कि इसका एक Enterprise संस्करण भी उपलब्ध है, तो वह इसे अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए उत्साहित हो गए।

समाधान

कई टीमों में नॉलेज वर्क को सुव्यवस्थित करने के लिए Perplexity Enterprise Pro का उपयोग करना

मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) आईटी टीम को Perplexity Enterprise Pro पर ऑनबोर्ड करना उनके लिए "एआई (AI) की दुनिया में कदम रखने का एक कम लागत और कम जोखिम वाला तरीका था।" वहाँ से, टीम को तीन प्रमुख लाभ दिखे:

लाभ #1: अधिक समय बचाने के लिए कम सक्रियण ऊर्जा

Perplexity Enterprise Pro "ब्लैंक पेज सिंड्रोम" के तनाव को समाप्त करता है। आमतौर पर, शुरुआत करना किसी भी कार्य का सबसे कठिन हिस्सा होता है, लेकिन Perplexity प्रोजेक्ट प्रस्तावों की रूपरेखा और मुख्य दस्तावेज़ों के रफ ड्राफ्ट को तेज़ी से तैयार करके उस चरण को गति प्रदान करता है। डीएनआरसी (DNRC) टीम Perplexity AI का उपयोग निम्नलिखित के लिए करती है:

• पल भर में जॉब लिस्टिंग लिखना: जॉब विवरण लिखना उच्च जोखिम वाला काम है क्योंकि यदि यह पर्याप्त आकर्षक नहीं है, तो योग्य आवेदक तुरंत क्लिक करके बाहर निकल जाएंगे। इसलिए, पहले एक लिस्टिंग लिखने में सही तरीके से करने के लिए घंटों लग जाते थे। Perplexity Enterprise Pro के साथ, डीएनआरसी (DNRC) के पास अब एक मिनट से भी कम समय में एक काम करने योग्य पहला ड्राफ्ट होता है।
• जटिल दस्तावेज़ों को समझना और संक्षेपित करना। प्राकृतिक संसाधन प्रबंधन के क्षेत्र में बहुत सारा वैज्ञानिक शोध और डेटा मौजूद है। मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) को बड़ी मात्रा में डेटा को तेज़ी से संसाधित और संश्लेषित करने की आवश्यकता है। लंबे पाठों को सटीक रूप से संक्षेपित करने की Perplexity की क्षमता शोध की समीक्षा करने और उस जानकारी को कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि में बदलने में लगने वाले समय को कम कर देगी।
• कोड जनरेशन में तेज़ी लाना: मौजूदा सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों को संशोधित करना हमेशा सहज नहीं होता है, लेकिन Perplexity डेवलपर्स को उनके लिए पहला पास उत्पन्न करके तेज़ी से कोड करने में मदद करता है। वे Perplexity से यह पूछकर कि कुछ कोड ब्लॉक क्या करते हैं, चलते-फिरते सीख भी सकते हैं।

इसके अलावा, एआई (AI) अपने सुझाए गए अनुवर्ती प्रश्नों के साथ डीएनआरसी (DNRC) का समय बचाना जारी रखता है। नए उपयोगकर्ताओं के लिए, Perplexity का एमएल (ML) मॉडल प्रभावी रूप से उन्हें सिखाता है कि एआई (AI) के साथ कैसे इंटरैक्ट करना है और यह सुनिश्चित करता है कि वे आगे क्या कहना है, यह सोचने में समय बर्बाद न करें।

लाभ #2: अधिक कुशल वर्कफ़्लो

Perplexity Enterprise Pro के साथ, मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) के पास एक सहायक हाथ है जो हर कदम पर थकाऊ अनावश्यक कार्यों को स्वचालित करता है। गहन शोध करने या जटिल कोड खुद सीखने के बजाय, उनके पास एक शक्तिशाली वर्चुअल असिस्टेंट है जो दोहराव वाले, निचले स्तर के कार्यों को संभालता है।

उदाहरण के लिए, मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) में केवल कुछ ही डेवलपर्स कार्यरत हैं। Perplexity की मदद से, आईटी टीम का कोई भी व्यक्ति जो जीआईएस (GIS) विशेषज्ञ है या पायथन (Python) सीख रहा है, वह कोड लिखने में मदद कर सकता है। भले ही वे डेवलपर न हों, वे Perplexity को ठीक-ठीक बता सकते हैं कि वे स्क्रिप्ट से क्या करवाना चाहते हैं और फिर इसे सुरक्षित वातावरण में त्रुटि-परीक्षण (error-test) कर सकते हैं।

यह एआई (AI) न केवल आईटी टीम के वर्कलोड को काफी कम करता है, बल्कि यह टीम के सभी सदस्यों के लिए प्रतीक्षा समय को भी कम करता है। क्रिस कहते हैं, "अचानक, हमारे जो लोग कोड लिखने में अनुभवी नहीं हैं, उन्हें अपनी स्क्रिप्ट लिखे जाने के लिए कतार में इंतजार नहीं करना पड़ रहा है। इसके बजाय, हम कोड समीक्षा कर सकते हैं और आउटपुट का परीक्षण कर सकते हैं। अधिकतर समय, केवल मामूली संपादन की आवश्यकता होती है, और एप्लिकेशन को सीधे उपयोग के लिए जारी किया जा सकता है।"

यह प्रणालीगत सुधार मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) जैसे सरकारी निकाय में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जो कई प्रकार के पुराने सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है, जिनमें कुछ ऐसे भी हैं जो दशकों पहले उन विक्रेताओं के साथ अनुबंधित थे जो अब मौजूद नहीं हैं। उदाहरण के लिए, उस युग के किसी एक रहस्यमय, बचे हुए कोड ब्लॉक को समायोजित करने के लिए भी व्यापक शोध और प्रोग्रामिंग की आवश्यकता होती थी, लेकिन अब Perplexity केवल कुछ ही क्लिक में इन कोडिंग साइड क्वेस्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।

लाभ #3: उद्धरणों के साथ सुव्यवस्थित तथ्य-जाँच

मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) प्रक्रियाओं और नीतियों में सुधार के लिए नए दृष्टिकोणों पर शोध करने के लिए भी Perplexity Enterprise Pro का उपयोग करता है। चूंकि एआई (AI) केवल सटीक उद्धरणों के साथ जानकारी उत्पन्न करता है, इसलिए डीएनआरसी (DNRC) के पास तथ्य-जाँच को लेकर मानसिक शांति रहती है। इससे भी बेहतर बात यह है कि Perplexity AI संबंधित प्रश्न सुझाता है जो गहन शोध को प्रोत्साहित करते हैं।

मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) टीम का कोई भी व्यक्ति Perplexity को गाइड के रूप में लेकर गहन शोध और नॉलेज वर्क शुरू कर सकता है, जिससे उनकी छोटी टीम को अपनी क्षमता से अधिक कार्य करने में मदद मिलती है।

परिणाम

हर हफ्ते 125+ घंटे की बचत

Perplexity Enterprise Pro प्रोजेक्ट प्रस्तावों की रूपरेखा लिखने जैसे "उच्च-स्पर्श, उच्च-घर्षण वाले कार्यों" के लिए वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करके मोंटाना डीएनआरसी (DNRC) के कर्मचारियों का हर हफ्ते 5 घंटे से अधिक का समय बचाता है। क्रिस का कहना है कि यह अकेले उनकी टीम में व्यापक आरओआई (ROI) प्रदान करता है।

वे कहते हैं, "Perplexity आपको 35 सेकंड के भीतर शून्य से कुछ करने में सक्षम बनाता है।" उन्हें उम्मीद है कि यह समय की बचत बढ़ती रहेगी। "हमें जितने अधिक उपयोग के मामले मिलेंगे, हम उतना ही अधिक समय बचाएंगे।"

और Perplexity की लोकप्रियता मोंटाना राज्य सरकार के अन्य निकायों में भी फैल रही है। क्रिस कहते हैं कि Perplexity की उचित दरों और हर हफ्ते वेतनभोगी काम के इतने घंटों को खाली करने की क्षमता को देखते हुए इसे अपनाना एक आसान निर्णय है। वे कहते हैं, "यह हर प्रोजेक्ट के लिए सुगम प्रवेश बिंदु है और उस नई तकनीक की ओर एक कदम है जिसकी हमें आवश्यकता थी।"