SharePoint- und OneDrive-Konnektoren: Sicherheit beim Hochladen von Dateien

Mit dem Microsoft 365-Konnektor (SharePoint und OneDrive) von Perplexity können Enterprise Pro- und Enterprise Max-Benutzer die SharePoint-Websites und OneDrive-Dateien ihres Unternehmens direkt über KI-gestützte Abfragen in natürlicher Sprache durchsuchen.

Wir haben kürzlich eine hybride Sucharchitektur eingeführt, die sowohl Datensicherheitsbedenken als auch Skalierbarkeitsbeschränkungen durch zwei verschiedene Suchmodi adressiert: Hochpräzise Suche (indexbasiert) und Standardsuche (API-basiert).

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Sucharchitektur: Zweistufiger Ansatz

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Standardsuche (API-basiert)

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So funktioniert’s:

• Fragt SharePoint/OneDrive in Echtzeit direkt über die Microsoft Search API ab

• Keine Dateikopien werden in der Perplexity-Infrastruktur gespeichert – abgesehen von den aus Abfragen stammenden Ergebnissen (kann durch Einstellungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie eingeschränkt werden).

• Durchsucht das gesamte SharePoint/OneDrive-Laufwerk des Benutzers ohne Beschränkungen bei der Dateianzahl

• Verfügbar für alle Enterprise Pro/Max-Benutzer sofort nach der Aktivierung des Connectors

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Sicherheitsmodell:

• Zero Data Retention: Dateien werden nicht in Perplexity-Systeme kopiert oder dort gespeichert – abgesehen von den aus Abfragen stammenden Ergebnissen (kann durch Einstellungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie eingeschränkt werden).

• Echtzeitberechtigungen: Berücksichtigt dynamisch die nativen Zugriffskontrollen von SharePoint/OneDrive

• Minimale Datenkopien: Es werden nur die in Antworten enthaltenen Zitatausschnitte aufbewahrt

• Kein Modelltraining: Synchronisierte Dateien werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet

• Sofortiger Zugriffsentzug: Wenn sich die SharePoint-/OneDrive-Berechtigungen ändern, wird dies in Perplexity sofort wirksam

Anwendungsfall: Organisationen, die maximalen Datenschutz und einen minimalen Daten-Footprint benötigen – insbesondere für die Suche über Millionen von Dateien im Unternehmensmaßstab.

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Hochpräzise Suche (indexbasiert)

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So funktioniert’s:

• Benutzer wählen bestimmte Dateien/Ordner aus, die für die lokale Indizierung in Perplexity synchronisiert werden sollen

• Dateien werden heruntergeladen, verarbeitet und in dedizierten AWS-S3-Buckets gespeichert; Vektoreinbettungen liegen in Vespa

• Ermöglicht eine tiefere semantische Analyse und umfassendere Antworten

• Dateibeschränkungen: 500 Dateien pro Projekte (Enterprise Pro), 5.000 Dateien pro Projekte (Enterprise Max)

• Gesamtnutzerlimit: 15.000 Dateien (Enterprise Pro), 50.000 Dateien (Enterprise Max)

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Sicherheitsmodell:

• Dedizierter Speicher: Die Dateien jeder Organisation werden in isolierten AWS S3-„Ordnern“ mit eindeutigen Namespaces im Vespa-Vektorspeicher gespeichert

• Verschlüsselung: AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS-Verschlüsselung während der Übertragung

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Minimale Zugriffsrechte werden auf allen Systemen durchgesetzt

• Kein Modelltraining: Synchronisierte Dateien werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet

• Automatische Synchronisierung: Dateiänderungen/-löschungen in SharePoint/OneDrive werden automatisch in Perplexity übernommen

Anwendungsfall: Teams, die maximale Antwortgenauigkeit für häufig aufgerufene Dokumente, projektspezifische Dateisammlungen oder kollaborative Projekte mit kuratierten Inhalten benötigen.

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Backend-Architektur & Datenfluss

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Verbindung & Authentifizierung

• Admin-Aktivierung: Organisationsadministratoren aktivieren den SharePoint/OneDrive-Connector in den Berechtigungseinstellungen

• Benutzerauthentifizierung: Benutzer authentifizieren sich über OAuth 2.0 über Microsoft Entra (Azure AD)

• Site-Auswahl: Benutzer wählen bestimmte SharePoint-Websites aus, um sie zu verbinden

• Admin-Zustimmung: Microsoft-Administratoren müssen möglicherweise eine organisationsweite Zustimmung für die Perplexity-App in Microsoft Entra erteilen

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Wenn beide Methoden aktiv sind:

• Perplexity fragt sowohl den lokalen Index als auch die SharePoint-API gleichzeitig ab

• Die Ergebnisse werden neu geordnet, um die relevantesten Quellen zu priorisieren

• Quellenangaben verweisen direkt zurück zu SharePoint für den vollständigen Dateizugriff

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Indexierungsprozess (Hochpräzise Suche)

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Dateisynchronisierung und -speicherung:

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Sicherheit & Compliance-Infrastruktur

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Durchsetzung von Berechtigungen

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Berechtigungen auf SharePoint-/OneDrive-Seite:

• Wenn ein Benutzer den Zugriff auf eine Datei in SharePoint/OneDrive verliert, wird diese Datei sofort aus Perplexity entfernt

• Dateilöschungen in SharePoint/OneDrive lösen eine sofortige Entfernung aus dem Perplexity-Index aus

• Benutzer können nur Dateien durchsuchen, für die sie explizite SharePoint/OneDrive-Berechtigungen haben

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Berechtigungen auf der Perplexity-Seite:

• Administratoren steuern in den Organisationseinstellungen, welche Benutzer Zugriff auf Konnektoren haben

• Dateien, die mit Projekte synchronisiert wurden, können von Projekte-Mitgliedern durchsucht werden, aber für den Dateiinhalt sind SharePoint/OneDrive-Berechtigungen erforderlich

• Die Freigabe von Sitzungen berücksichtigt die von Administratoren festgelegten Richtlinien für die organisationsweite Freigabe

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Bewährte Verfahren

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Wann die hochpräzise Suche (Indexierung) verwendet werden sollte

• Projektspezifische Dateisammlungen in Projekte

• Häufig aufgerufene Wissensdatenbankdokumente

• Dateien, die eine tiefgreifende semantische Analyse erfordern

• Kollaborative Teamumgebungen mit kuratierten Inhalten

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Wann Sie die Standardsuche verwenden sollten (nur API)

• Suche in umfangreichen Dateirepositorien (Millionen von Dateien)

• Strenge Anforderungen an Datenresidenz und minimale Datenkopien

• Explorative Suchen in selten aufgerufenen Dateien

• Organisationen mit erhöhten Sicherheits-/Compliance-Beschränkungen