Como o DNRC de Montana aforra máis de 125 horas de traballo remunerado por semana con Perplexity Enterprise

O problema

Impulsar a capacidade dunha axencia gobernamental austera cun orzamento axustado

Chris Powell, director de tecnoloxía (CIO) no Montana DNRC, lidera o equipo de TI de 28 persoas que apoia a esta diversa axencia con máis de 20 oficinas locais. Tamén desenvolven aplicacións de software personalizadas e automatizacións para axilizar as tarefas cotiás.

Facer que todo isto suceda é máis doado dicilo que facelo. As maiores limitacións de recursos no goberno son sempre o tempo e os cartos. Por iso, na opinión de Chris, "calquera cousa que automatice o traballo para que os empregados actuais poidan moverse máis rápido e producir traballo de mellor calidade merece un investimento importante".

Chris sabía que a intelixencia artificial podía axudar ao seu equipo a automatizar tarefas críticas como a análise de datos, pero o camiño para introducir novas solucións nas axencias gobernamentais adoita enfrontarse a tres obstáculos:

1. Proporcionar información precisa

" ás veces métense en problemas se aceptan o resultado dunha IA como verdade sen facer ningunha verificación", afirma. "Estamos obrigados a proporcionar información oportuna e precisa para manter a confianza pública na axencia".

2. Potenciar ao seu equipo, non eliminar postos

Chris tamén afirma que non quería usar a IA para substituír os membros do equipo. Pola contra, o seu obxectivo era potenciar a todos os integrantes do seu equipo para que fixesen aquilo para o que están especialmente capacitados e automatizar o traballo rutinario que distrae. Tomemos como exemplo a oficina de xestión de proxectos do Montana DNRC: a solución ideal de Chris sintetizaría grandes datos internos e proporcionaría contexto para a admisión de proxectos en minutos, non en horas nin días.

3. Cambiar os hábitos e fluxos de traballo existentes

Traballar coa IA require novas formas de razoamento, explica Chris. As ferramentas de IA poden facilitar o traballo, pero a xente ten que aprender a indicar o modelo ao que se refire e non pode confiar automaticamente nas súas respostas. O maior beneficio dunha xornada de investigación ardua era que se obtiña unha maior comprensión da precisión dos descubrimentos.

Con todo, esa confianza custaba horas de investigación esgotadora. A IA podería obter esas mesmas respostas máis rápido, pero o equipo tería que engadir outro paso aos seus procesos para verificar os resultados. Para abordar estes retos, o Montana DNRC necesitaba que a súa solución de IA fose:

• Fiable: para apoiar a investigación precisa, necesitaban unha solución de IA que producise resultados con citas, sen as alucinacións comúns noutros modelos de IA.
• Accesible: Chris quería unha experiencia de usuario (UX) que todo o mundo puidese usar facilmente. "Necesitaba demostrar o seu valor dende o primeiro momento", afirma, especialmente porque esperaba implementala máis aló do seu equipo.
• Asequible: como axencia gobernamental, o Montana DNRC necesitaba que a solución encaixase perfectamente no seu axustado orzamento.

Entón, Chris probou a versión gratuíta de Perplexity para uso persoal e soube que era o acelerador do fluxo de traballo que estivera buscando no traballo. Cando viu que había unha versión Enterprise, emocionouse ao compartila co seu equipo.

A solución

Uso de Perplexity Enterprise Pro para axilizar o traballo de coñecemento en varios equipos

Incorporar o equipo de TI do Montana DNRC a Perplexity Enterprise Pro foi "unha forma de baixo custo e baixo risco para que se inisiasen no mundo da IA". A partir de aí, o equipo viu tres grandes beneficios:

Beneficio número 1: menor enerxía de activación para un maior aforro de tempo

Perplexity Enterprise Pro elimina o estrés da "síndrome da páxina en branco". Normalmente, comezar é a parte máis difícil de calquera tarefa, pero Perplexity impulsa ese paso xerando rapidamente esquemas de propostas de proxectos e borradores de documentos clave. O equipo do DNRC usa Perplexity AI para:

• Escrube ofertas de emprego nun abrir e pechar de ollos: Escribir unha descrición de posto ten moito en xogo porque os candidatos cualificados abandonarán a páxina inmediatamente se non é o suficientemente atractiva. Por iso, escribir unha soa oferta solía levar horas para quedar perfecta. Con Perplexity Enterprise Pro, o DNRC agora ten un primeiro borrador viable en menos dun minuto.
• Destilar e resumir documentos complexos. Hai moita investigación científica e datos no campo da xestión de recursos naturais. O Montana DNRC precisa procesar e sintetizar grandes cantidades de datos rapidamente. A capacidade de Perplexity para resumir con precisión textos longos reducirá o tempo que leva revisar a investigación e converter esa información en coñecementos accionables.
• Acelerar a xeración de código: Modificar aplicacións de software existentes non sempre é intuitivo, pero Perplexity axuda aos programadores a codificar máis rápido xerando unha primeira versión para eles. Tamén poden aprender sobre a marcha preguntándolle a Perplexity que fan determinados bloques de código.

Máis alá diso, a IA continúa a aforrar tempo ao DNRC coas súas preguntas de seguimento suxeridas. Para os novos usuarios, o modelo de ML de Perplexity ensínalles eficazmente a interactuar coa IA e garante que nunca perdan o tempo intentando pescudar que dicir a continuación.

Beneficio número 2: fluxos de traballo máis eficientes

Con Perplexity Enterprise Pro, o Montana DNRC ten unha axuda que automatiza o tedioso traballo rutinario en cada paso. No canto de esforzarse nunha investigación profunda ou aprender pola súa conta código complexo, contan cun potente asistente virtual que xestiona tarefas repetitivas e de menor nivel.

Por exemplo, o Montana DNRC só emprega a algúns programadores. Coa axuda de Perplexity, calquera persoa do equipo de TI que sexa experto en SIG ou estea a aprender Python pode colaborar para escribir código. Aínda que non son programadores, poden dicirlle exactamente a Perplexity o que queren que faga o script e despois probar erros nun entorno seguro.

Isto non só reduce significativamente a carga de traballo do equipo de TI, senón que tamén reduce os tempos de espera para todos os membros do equipo. Chris di: "De súpeto, a nosa xente que non ten tanta experiencia en escribir código non está esperando en filas para que se escriba o seu script. Pola contra, podemos facer unha revisión do código e probar o resultado. A maioría das veces, só se necesitan pequenas edicións e a aplicación pódese lanzar para o seu uso inmediatamente".

Esta solución sistémica é especialmente crítica nunha axencia gobernamental como o Montana DNRC, que utiliza unha variedade de software antigo, incluídos algúns que foron contratados hai décadas con provedores que xa non existen. Por exemplo, axustar mesmo un só bloque de código misterioso e sobrante desa época adoitaba requirir unha extensa investigación e programación, pero agora Perplexity proporciona a información necesaria para completar estas misións secundarias de codificación en poucos clics.

Beneficio número 3: Verificación de feitos simplificada con citas

O Montana DNRC tamén usa Perplexity Enterprise Pro para investigar novos enfoques para mellorar procesos e políticas. Como a IA só produce información con citas precisas, o DNRC ten a tranquilidade de verificar os feitos. Mellor aínda, Perplexity AI suxire preguntas relacionadas que incentivan unha investigación máis profunda.

Calquera persoa do equipo do Montana DNRC pode embarcarse nunha investigación profunda e traballo de coñecemento con Perplexity como guía, axudando ao seu equipo austero a render por riba das súas posibilidades.

O resultado

Aforro de máis de 125 horas cada semana

Perplexity Enterprise Pro aforra aos empregados do Montana DNRC máis de 5 horas de traballo cada semana ao simplificar os fluxos de traballo para "traballos complexos e de alta fricción" como escribir esquemas de propostas de proxectos. Chris di que isto ofrece un ROI masivo só no seu equipo.

"Perplexity lévate de nada a algo en 35 segundos", afirma. Espera que ese aforro de tempo siga acumulándose. "Cantos máis casos de uso atopemos, máis tempo aforraremos".

E a popularidade de Perplexity esténdese a outras axencias do goberno do estado de Montana. Chris di que a adopción é obvia, tendo en conta as tarifas razoables de Perplexity e a súa capacidade para liberar tantas horas de traballo remunerado cada semana. "É o punto de entrada accesible para cada proxecto e o trampolín cara á nova tecnoloxía que necesitábamos", afirma.