Comment Perplexity Computer libère les équipes produit de Rho des réunions pour se concentrer sur la qualité

Le problème

Maintenir une équipe interfonctionnelle sur la même longueur d'onde

La plateforme de services bancaires aux entreprises de Rho permet aux sociétés de gérer leurs finances afin d'évoluer efficacement. Cependant, à mesure que les activités de Rho se développaient, elles ont rencontré des difficultés de croissance. Lorsque l'équipe interfonctionnelle de développement de produits a commencé à créer un nouveau module de facturation, un projet complexe s'étalant sur plusieurs mois, ses membres ont eu du mal à prendre des décisions éclairées et à tenir tout le monde informé.

Les ingénieurs logiciels Oktawian Jurkiewicz et Konrad Keska connaissaient déjà le problème fondamental. Les informations du projet étaient dispersées dans un certain nombre d'outils différents, notamment Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs et des enregistrements de réunions. Les mises à jour et les modifications notées dans un outil n'étaient pas toujours reflétées dans les autres. Personne n'avait le temps de s'adonner au travail fastidieux de collecte et de documentation de toutes les dernières décisions. « Nous avions besoin de transparence », déclare Konrad Keska, ingénieur logiciel sur le projet, « non seulement pour les membres de l'équipe, mais aussi pour les gestionnaires et les autres personnes au sein de la société. »

L'équipe devait également aider les personnes non techniques à comprendre l'impact technique des modifications de conception. « Lorsque l'équipe de conception apportait des modifications dans Figma », explique Oktawian Jurkiewicz, un autre ingénieur logiciel du projet, « nous avions besoin d'un moyen d'exposer immédiatement tout blocage technique. »

La solution

Rationaliser et améliorer la communication de groupe

Après avoir appris comment Computer se connecte aux outils que Rho utilise quotidiennement et peut accomplir des tâches basées sur le contexte de la société, ils ont décidé de l'essayer.

Oktawian était particulièrement intéressé par la capacité de Computer à travailler sur des tâches dans le cloud de manière asynchrone. « Vous n'avez même pas besoin d'avoir votre ordinateur allumé pour qu'il fasse quelque chose pour vous », dit-il. Cela signifie qu'il peut travailler en dehors des heures de bureau, en terminant les tâches pendant la nuit et en fournissant les résultats dès le lendemain matin.

Créer un briefing quotidien dans Slack avec Computer

Computer a rationalisé le processus de développement de produits chez Rho. Oktawian et Konrad ont créé un flux de travail continu dans Computer conçu pour maintenir l'équipe synchronisée sur les derniers changements provenant de la conception, de l'ingénierie, de la gestion de produits et de l'assurance qualité (QA).

Chaque nuit, Computer lit toutes les mentions du produit de facturation dans Slack, Notion, Jira, Figma et Google Docs pour identifier les incohérences, les changements, les commentaires et les mises à jour. Ensuite, il produit un briefing quotidien Slack que l'équipe compare à la première page d'un journal, prêt lorsque les membres de l'équipe se connectent le lendemain. « Il collecte tous les changements survenus la veille, ainsi qu'une liste de tâches manquantes suggérées », explique Konrad. « Donc, si nous oublions quelque chose, Computer le met en évidence. » Chaque membre de l'équipe examine désormais les actualités dans Slack selon son propre calendrier et peut discuter avec ses collègues des questions ou des préoccupations dans le même canal Slack. La communication est centralisée plutôt que dispersée dans différents canaux.

Évaluer l'impact technique des changements de conception

Computer aide également à resserrer la boucle de rétroaction entre les ingénieurs et les concepteurs. Désormais, chaque fois que les concepteurs effectuent un changement de conception dans Figma, Computer le détecte, mesure l'effet probable d'un point de vue technique et envoie un message Slack au canal partagé. « Cela a grandement simplifié la coopération avec l'équipe de conception », explique Oktawian, « nous aidant à nous comprendre mutuellement, à savoir ce qui est techniquement réalisable et ce qui nécessite un effort important de la part de l'équipe technique. »

Oktawian explique que ce qui est particulièrement utile, c'est la façon dont Computer construit la mémoire du projet au fur et à mesure, aidant l'équipe à accomplir ses tâches. « Nous ne l'avons pas défini », dit-il. « Computer a compris quelles données il devait stocker à partir de chaque source. »

Le résultat

Efficacité et qualité de produit améliorées

Le briefing Slack quotidien de Computer est devenu une sorte de gestionnaire de projet automatisé pour l'équipe de développement de produits. Ils ont réduit le temps de réunion de 90 %, ramenant les synchronisations hebdomadaires de 2,5 heures à seulement 15 minutes sans perdre l'alignement. Konrad et Oktawian estiment qu'avec une moyenne de cinq personnes par appel chaque jour, Computer a économisé 120 heures sur un projet de 12 semaines. « Ce sont trois semaines de temps supplémentaires que nous pouvons investir dans d'autres choses », déclare Oktawian. L'équipe affirme qu'elle est en mesure de consacrer plus de temps à rendre le nouveau produit encore plus robuste.

L'annulation de cette réunion quotidienne a également donné à l'équipe un temps de travail plus ciblé et a amélioré la transparence du projet pour tous en rendant l'état le plus récent plus clair et plus accessible.

De plus, Computer a aidé à garantir la qualité du produit en découvrant certains problèmes dans les documents d'exigences du produit. « Sans l'automatisation de Computer mettant en évidence les incohérences, nous aurions peut-être dû supprimer quelque chose plus tard ou corriger le bogue résultant », explique Konrad.

Computer a si bien fonctionné pour Rho que la société prévoit de lui faire analyser et rapporter encore plus d'applications. « Nous aimerions élargir la portée de Computer pour inclure encore plus de nos outils, comme les traqueurs de problèmes et d'autres systèmes de surveillance tels que Log Rocket, Sentry et Incident.io », explique Konrad.

Conseils pour améliorer les flux de travail de développement de produits

Conseil 1 – Connectez d'abord vos outils principaux Commencez par vos trois outils les plus critiques, comme Figma pour la conception, Notion pour les exigences et Jira pour les tâches. Demandez à Computer de les surveiller tous pour détecter les incohérences et les changements. À mesure que Computer commence à travailler pour vous, vous pouvez affiner vos requêtes et ajouter plus d'outils à son périmètre.

Conseil 2 – Envoyez un résumé quotidien à Slack Configurez Computer pour publier un résumé quotidien dans un canal Slack partagé qui capture tout ce qui a changé dans vos applications de projet la veille : commentaires, changements de conception, mises à jour des tâches, etc. La mise à jour régulière peut réduire le nombre de réunions, offrant à chacun une transparence asynchrone sans quitter Slack.

Conseil 3 – Utilisez des évaluations d'impact pour le travail interfonctionnel Demandez à Computer d'évaluer les ramifications techniques des décisions de conception avant qu'elles ne soient finalisées. Cela peut aider les ingénieurs à rester informés des changements et à faire surface aux problèmes tôt, et aider les concepteurs à comprendre la complexité technique de ce qui peut sembler être une demande simple.