Comment le DNRC du Montana économise plus de 125 heures par semaine avec Perplexity Enterprise

Le problème

Accroître la bande passante d'une agence gouvernementale aux ressources limitées avec un budget restreint

Chris Powell, DSI au sein du DNRC du Montana, dirige une équipe de 28 personnes chargée de soutenir cette agence diversifiée répartie sur plus de 20 sites de terrain. Ils développent également des applications logicielles personnalisées et des automatisations afin de rationaliser les tâches quotidiennes.

Concrétiser tout cela est plus facile à dire qu'à faire. Dans le secteur public, les contraintes de ressources majeures sont toujours le temps et l'argent. Par conséquent, de l'avis de Chris, « tout ce qui automatise le travail afin que les employés existants puissent gagner en rapidité et produire un travail de meilleure qualité mérite un investissement important. »

Chris savait que l'IA pourrait aider ses équipes à automatiser des tâches critiques comme l'analyse de données, mais le déploiement de nouvelles solutions au sein des agences gouvernementales se heurte souvent à trois obstacles :

1. Fournir des informations précises

« Les gens ont parfois des problèmes s'ils acceptent les résultats d'une IA comme véridiques sans aucune vérification », dit-il. « Nous avons l'obligation de fournir des informations opportunes et précises pour maintenir la confiance du public envers l'agence. »

2. Responsabiliser son équipe, sans supprimer de postes

Chris précise également qu'il ne souhaitait pas utiliser l'IA pour remplacer des membres de son équipe. Au lieu de cela, il visait à responsabiliser chacun au sein de son équipe pour qu'ils puissent se concentrer sur ce pour quoi ils sont spécifiquement qualifiés et automatiser les tâches administratives distrayantes. Prenons l'exemple du bureau de gestion de projet du DNRC du Montana : la solution idéale de Chris consisterait à synthétiser les données internes volumineuses et à fournir un contexte pour la réception des projets en quelques minutes, et non en heures ou en jours.

3. Modifier les habitudes et les flux de travail existants

Travailler avec l'IA nécessite de nouvelles manières de réfléchir, explique Chris. Les outils d'IA peuvent faciliter le travail, mais les gens doivent apprendre à formuler des requêtes pour le modèle et ne peuvent pas accorder une confiance automatique à ses réponses. Le plus grand avantage d'un parcours de recherche ardu résidait dans le fait d'avoir une meilleure compréhension de la précision de ses conclusions.

Cependant, cette confiance coûtait des heures de recherche fastidieuses. L'IA pourrait obtenir ces mêmes réponses plus rapidement, mais l'équipe devrait ajouter une étape supplémentaire à ses processus pour vérifier les conclusions. Pour relever ces défis, le DNRC du Montana avait besoin que sa solution d'IA soit :

• Fiable : Pour soutenir une recherche précise, ils avaient besoin d'une solution d'IA produisant des résultats sourcés, sans les hallucinations fréquentes chez d'autres modèles d'IA.
• Accessible : Chris souhaitait une expérience utilisateur (UX) que tout le monde puisse utiliser facilement. « Elle devait démontrer sa valeur dès le départ », dit-il, surtout parce qu'il espérait l'implémenter au-delà de son équipe.
• Abordable : En tant qu'agence gouvernementale, le DNRC du Montana devait faire en sorte que la solution s'intègre parfaitement dans son budget restreint.

Puis, Chris a essayé la version gratuite de Perplexity pour un usage personnel et a su qu'il s'agissait du catalyseur de flux de travail qu'il recherchait pour le travail. Lorsqu'il a découvert qu'il existait une version Enterprise, il était enthousiaste à l'idée de la partager avec son équipe.

La solution

Utiliser Perplexity Enterprise Pro pour rationaliser le travail intellectuel au sein de plusieurs équipes

L'intégration de l'équipe informatique du DNRC du Montana à Perplexity Enterprise Pro était un « moyen peu coûteux et à faible risque pour eux de mettre un pied dans l'eau de l'IA ». À partir de là, l'équipe a constaté trois avantages majeurs :

Avantage n°1 : Réduction de l'énergie d'activation pour un gain de temps accru

Perplexity Enterprise Pro élimine le stress du « syndrome de la page blanche ». Habituellement, le démarrage est la partie la plus difficile de toute tâche, mais Perplexity dynamise cette étape en générant rapidement des plans de propositions de projets et des brouillons de documents clés. L'équipe du DNRC utilise Perplexity IA pour :

• Rédiger des offres d'emploi en un clin d'œil : La rédaction d'une description de poste a des enjeux élevés, car les candidats qualifiés cliqueront immédiatement ailleurs si elle n'est pas assez convaincante. Ainsi, la rédaction d'une offre prenait autrefois des heures pour être parfaite. Avec Perplexity Enterprise Pro, le DNRC dispose désormais d'une première version exploitable en moins d'une minute.
• Distiller et résumer des documents complexes. Il existe de nombreuses recherches scientifiques et données dans le domaine de la gestion des ressources naturelles. Le DNRC du Montana doit traiter et synthétiser rapidement de grandes quantités de données. La capacité de Perplexity à résumer avec précision de longs textes réduira le temps nécessaire pour examiner les recherches et convertir ces informations en mesures concrètes.
• Accélérer la génération de code : Modifier des applications logicielles existantes n'est pas toujours intuitif, mais Perplexity aide les développeurs à coder plus rapidement en générant pour eux une première ébauche. Ils peuvent également apprendre au fur et à mesure en demandant à Perplexity ce que font certains blocs de code.

Au-delà de cela, l'IA continue de faire gagner du temps au DNRC avec ses suggestions de questions de suivi. Pour les nouveaux utilisateurs, le modèle ML de Perplexity leur apprend efficacement à interagir avec l'IA et garantit qu'ils ne perdent jamais de temps à essayer de comprendre quoi dire ensuite.

Avantage n°2 : Flux de travail plus efficaces

Avec Perplexity Enterprise Pro, le DNRC du Montana dispose d'un assistant qui automatise les tâches fastidieuses à chaque étape. Au lieu de se charger de recherches approfondies ou d'apprendre par eux-mêmes des codes complexes, ils disposent d'un puissant assistant virtuel qui traite les tâches répétitives de bas niveau.

Par exemple, le DNRC du Montana n'emploie que quelques développeurs. Avec l'aide de Perplexity, toute personne de l'équipe informatique experte en SIG ou apprenant Python peut contribuer à l'écriture de code. Même s'ils ne sont pas développeurs, ils peuvent indiquer précisément à Perplexity ce qu'ils veulent que le script fasse, puis effectuer des tests d'erreurs dans un environnement sécurisé.

Ce correctif systémique allège considérablement la charge de travail de l'équipe informatique, mais il réduit également les temps d'attente pour tout le monde au sein de l'équipe. Chris déclare : « Soudain, nos collaborateurs moins expérimentés en rédaction de code n'attendent plus dans des files d'attente pour que leurs scripts soient écrits. Au lieu de cela, nous pouvons effectuer une révision du code et tester le résultat. La plupart du temps, seules des modifications mineures sont nécessaires et l'application peut être publiée pour être utilisée immédiatement. »

Ce correctif systémique est particulièrement essentiel au sein d'une agence gouvernementale comme le DNRC du Montana, qui utilise divers logiciels anciens, y compris certains contractés il y a plusieurs décennies auprès de fournisseurs qui n'existent plus. Par exemple, l'ajustement d'un seul bloc de code mystérieux et hérité de cette époque nécessitait autrefois des recherches et une programmation approfondies, mais Perplexity fournit désormais les informations nécessaires pour terminer ces quêtes de codage en quelques clics.

Avantage n°3 : Vérification des faits rationalisée avec des citations

Le DNRC du Montana utilise également Perplexity Enterprise Pro pour rechercher de nouvelles approches afin d'améliorer les processus et les politiques. Comme l'IA ne produit des informations qu'avec des citations précises, le DNRC a l'esprit tranquille pour la vérification des faits. Mieux encore, Perplexity IA suggère des questions connexes qui encouragent une recherche approfondie.

Tout membre de l'équipe du DNRC du Montana peut se lancer dans une recherche approfondie et un travail intellectuel avec Perplexity comme guide, aidant son équipe restreinte à dépasser ses capacités habituelles.

Le résultat

Économiser plus de 125 heures chaque semaine

Perplexity Enterprise Pro permet aux employés du DNRC du Montana d'économiser plus de 5 heures de travail par semaine en rationalisant les flux de travail pour les « tâches à forte implication et à haute friction », comme la rédaction de plans de propositions de projets. Chris affirme que cela génère un retour sur investissement (ROI) massif rien que pour son équipe.

« Perplexity vous fait passer de rien à quelque chose en 35 secondes », dit-il. Il s'attend à ce que ces gains de temps continuent de se cumuler. « Plus nous trouvons de cas d'utilisation, plus nous économisons de temps. »

Et la popularité de Perplexity se répand vers d'autres agences du gouvernement de l'État du Montana. Chris explique que l'adoption est une évidence, compte tenu des tarifs raisonnables de Perplexity et de sa capacité à libérer tant d'heures de travail salarié chaque semaine. « C'est le point d'entrée accessible pour chaque projet et le tremplin vers les nouvelles technologies dont nous avions besoin », dit-il.