Comment le DNRC du Montana économise plus de 125 heures de travail rémunéré par semaine avec Perplexity Enterprise

Le problème

Optimiser la capacité d'un organisme gouvernemental aux ressources limitées avec un budget restreint

Chris Powell, directeur informatique (CIO) du Montana DNRC, dirige l'équipe de TI composée de 28 personnes qui soutient cet organisme diversifié réparti dans plus de 20 bureaux régionaux. Ils conçoivent également des applications logicielles personnalisées et des automatisations pour rationaliser les tâches quotidiennes.

Concrétiser tout cela est plus facile à dire qu'à faire. Les plus grandes contraintes de ressources dans le secteur gouvernemental sont toujours le temps et l'argent. Par conséquent, selon Chris : « Tout ce qui automatise le travail afin de permettre aux employés actuels de progresser plus rapidement et de produire un travail de meilleure qualité mérite un investissement massif. »

Chris savait que l'IA pouvait aider son équipe à automatiser des tâches essentielles telles que l'analyse de données, mais l'introduction de nouvelles solutions dans les organismes gouvernementaux se heurte souvent à trois obstacles :

1. Fournir des informations exactes

« Les gens ont parfois des problèmes s'ils considèrent le résultat d'une IA comme une vérité absolue sans procéder à aucune vérification », déclare-t-il. « Nous avons l'obligation de fournir des informations opportunes et exactes pour préserver la confiance du public envers l'organisme. »

2. Autonomiser son équipe, sans supprimer de postes

Chris indique également qu'il ne souhaitait pas utiliser l'IA pour remplacer les membres de son équipe. Au lieu de cela, il visait à donner à chacun les moyens de faire ce pour quoi il est particulièrement qualifié et à automatiser les tâches subalternes distrayantes. Prenons l'exemple du bureau de gestion de projets du Montana DNRC : la solution idéale de Chris synthétiserait de grandes quantités de données internes et fournirait un contexte pour l'accueil de projets en quelques minutes, et non en heures ou en jours.

3. Modifier les habitudes et les flux de travail existants

Travailler avec l'IA exige de nouvelles façons de penser, explique Chris. Les outils d'IA peuvent faciliter le travail, mais les utilisateurs doivent apprendre à formuler des requêtes pour le modèle et ne peuvent pas faire aveuglément confiance à ses réponses. Le principal avantage d'un parcours de recherche ardu était d'offrir une meilleure compréhension de l'exactitude de vos conclusions.

Cependant, cette certitude coûtait des heures de recherche exténuante. L'IA pouvait obtenir ces mêmes réponses plus rapidement, mais l'équipe devait ajouter une étape supplémentaire à ses processus pour vérifier les conclusions. Pour relever ces défis, le Montana DNRC avait besoin que sa solution d'IA soit :

• Fiable : pour favoriser des recherches précises, il lui fallait une solution d'IA qui produise des résultats accompagnés de sources, sans les hallucinations fréquentes chez les autres modèles d'IA.
• Accessible : Chris souhaitait une interface utilisateur (UX) que tout le monde puisse utiliser facilement. « Elle devait démontrer sa valeur dès le départ », affirme-t-il, d'autant plus qu'il espérait l'implanter au-delà de son équipe.
• Abordable : en tant qu'organisme gouvernemental, le Montana DNRC avait besoin d'une solution qui s'intègre parfaitement dans son budget restreint.

Ensuite, Chris a testé la version gratuite de Perplexity pour un usage personnel et a su qu'il s'agissait du catalyseur de flux de travail qu'il recherchait au travail. Lorsqu'il a vu qu'il existait une version Enterprise, il a été ravi de la partager avec son équipe.

La solution

Utiliser Perplexity Enterprise Pro pour rationaliser le travail de réflexion (knowledge work) à travers plusieurs équipes

Intégrer l'équipe informatique du Montana DNRC à Perplexity Enterprise Pro a représenté « un moyen peu coûteux et à faible risque de s'initier à l'IA ». À partir de là, l'équipe a constaté trois avantages majeurs :

Avantage n° 1 : Énergie d'activation réduite pour des gains de temps accrus

Perplexity Enterprise Pro élimine le stress du « syndrome de la page blanche ». En général, commencer est la partie la plus difficile de toute tâche, mais Perplexity donne le coup d'envoi à cette étape en générant rapidement des plans de propositions de projets et des ébauches de documents clés. L'équipe du DNRC utilise Perplexity AI pour :

• Rédiger des offres d'emploi en un clin d'œil : la rédaction d'une description de poste comporte de grands enjeux, car les candidats qualifiés passeront immédiatement leur chemin si elle n'est pas assez attrayante. Auparavant, la rédaction d'une seule offre prenait donc des heures pour être parfaite. Grâce à Perplexity Enterprise Pro, le DNRC dispose désormais d'un premier jet exploitable en moins d'une minute.
• Extraire et résumer des documents complexes. Le domaine de la gestion des ressources naturelles regorge de recherches scientifiques et de données. Le Montana DNRC a besoin de traiter et de synthétiser rapidement de grands volumes de données. La capacité de Perplexity à résumer avec précision de longs textes réduira le temps nécessaire pour examiner les recherches et convertir ces informations en perspectives exploitables.
• Accélérer la génération de code : la modification d'applications logicielles existantes n'est pas toujours intuitive, mais Perplexity aide les développeurs à coder plus rapidement en générant une première ébauche pour eux. Ils peuvent également apprendre au fur et à mesure en demandant à Perplexity ce que font certains blocs de code.

Au-delà de cela, l'IA continue de faire gagner du temps au DNRC grâce à ses suggestions de questions de suivi. Pour les nouveaux utilisateurs, le modèle d'apprentissage automatique (ML) de Perplexity leur apprend efficacement à interagir avec l'IA et garantit qu'ils ne perdent jamais de temps à essayer de deviner quoi dire ensuite.

Avantage n° 2 : Des flux de travail plus efficients

Avec Perplexity Enterprise Pro, le Montana DNRC dispose d'un coup de main qui automatise les tâches fastidieuses et pénibles à chaque étape. Plutôt que de s'efforcer de mener des recherches approfondies ou d'apprendre par eux-mêmes des codes complexes, ils disposent d'un assistant virtuel puissant qui gère les tâches répétitives de niveau inférieur.

Par exemple, le Montana DNRC n'emploie que quelques développeurs. Avec l'aide de Perplexity, n'importe quel membre de l'équipe informatique qui est expert en SIG ou qui apprend Python peut mettre la main à la pâte pour écrire du code. Même s'ils ne sont pas développeurs, ils peuvent indiquer précisément à Perplexity ce qu'ils veulent que le script fasse, puis tester les erreurs dans un environnement sécurisé.

Non seulement cet apport d'IA allège considérablement la charge de travail de l'équipe informatique, mais il réduit également les temps d'attente pour tous les membres de l'équipe. Chris déclare : « Soudainement, nos collaborateurs qui ont moins d'expérience en rédaction de code n'attendent plus dans des files d'attente pour que leur script soit écrit. Nous pouvons plutôt procéder à une révision du code et tester le résultat. La plupart du temps, seules des modifications mineures sont nécessaires, et l'application peut être mise en service immédiatement. »

Cette correction systémique est particulièrement cruciale dans un organisme gouvernemental tel que le Montana DNRC, qui utilise une variété de logiciels plus anciens, y compris certains sous-traités il y a des décennies avec des fournisseurs qui n'existent plus. Par exemple, ajuster ne serait-ce qu'un seul bloc de code mystérieux et résiduel de cette époque nécessitait auparavant des recherches et de la programmation approfondies, mais Perplexity fournit désormais les informations nécessaires pour accomplir ces quêtes secondaires de codage en quelques clics seulement.

Avantage n° 3 : Une vérification des faits rationalisée grâce aux citations

Le Montana DNRC utilise également Perplexity Enterprise Pro pour rechercher de nouvelles approches afin d'améliorer ses processus et ses politiques. Parce que l'IA ne produit des informations qu'avec des citations précises, le DNRC bénéficie d'une tranquillité d'esprit en matière de vérification des faits. Mieux encore, Perplexity AI suggère des questions connexes qui encouragent des recherches plus approfondies.

N'importe quel membre de l'équipe du Montana DNRC peut se lancer dans des travaux de recherche approfondie et de gestion des connaissances avec Perplexity comme guide, aidant sa petite équipe à surperformer.

Le résultat

Plus de 125 heures économisées chaque semaine

Perplexity Enterprise Pro permet aux employés du Montana DNRC d'économiser plus de 5 heures de travail chaque semaine en rationalisant les flux de travail pour le « travail à forte interaction et à forte friction » comme la rédaction de plans de propositions de projets. Selon Chris, cela génère un retour sur investissement (ROI) massif rien qu'au sein de son équipe.

« Perplexity vous fait passer de rien à quelque chose en 35 secondes », dit-il. Il s'attend à ce que ces gains de temps continuent de se cumuler. « Plus nous trouvons de cas d'utilisation, plus nous économisons de temps. »

Et la popularité de Perplexity s'étend à d'autres organismes du gouvernement de l'État du Montana. Chris affirme que son adoption va de soi, compte tenu des tarifs raisonnables de Perplexity et de sa capacité à libérer autant d'heures de travail rémunéré chaque semaine. « C'est le point d'entrée accessible pour chaque projet et le tremplin vers les technologies plus récentes dont nous avions besoin », déclare-t-il.