Kuidas Montana DNRC säästab Perplexity Enterprise'i abil üle 125 tunni palgatööd nädalas

Probleem

Salendatud valitsusasutuse võimekuse suurendamine kitsa eelarvega

Chris Powell, Montana DNRC IT-juht, juhib 28-liikmelist IT-meeskonda, mis toetab mitmekülgset asutust enam kui 20 piirkondliku kontoriga. Samuti loovad nad kohandatud tarkvararakendusi ja automatiseerimislahendusi igapäevaste ülesannete sujuvamaks muutmiseks.

Kõike seda ellu viia on lihtsam öelda kui teha. Valitsussektoris on suurimad ressursipiirangud alati aeg ja raha. Chrisi arvates väärib aga "kõik, mis automatiseerib tööd nii, et olemasolevad töötajad saavad kiiremini liikuda ja toota kvaliteetsemat tööd, suuri investeeringuid".

Chris teadis, et tehisintellekt aitab tema meeskonnal automatiseerida kriitilisi ülesandeid, nagu andmeanalüüs, kuid tee uute lahenduste toomiseni valitsusasutustesse seisab sageli silmitsi kolme takistusega:

1. Täpse teabe esitamine

„Inimesed satuvad mõnikord hätta, kui nad võtavad tehisintellekti väljundit tõena ilma seda kontrollimata,“ ütleb ta. „Meil on kohustus pakkuda õigeaegset ja täpset teavet, et säilitada avalikkuse usaldus asutuse vastu.“

2. Oma meeskonna mõjuvõimu suurendamine, mitte ametikohtade kaotamine

Chris ütleb ka, et ta ei soovinud tehisintellekti kasutada meeskonnaliikmete asendamiseks. Selle asemel oli tema eesmärk anda kõigile tema meeskonnas võimalus teha seda, milleks nad on kõige paremini kohandatud, ja automatiseerida segavad rutiinsed tööd. Võtame näiteks Montana DNRC projektijuhtimisbüroo: Chrisi ideaalne lahendus sünteesiks suuri siseriiklikke andmeid ja pakuks projekti vastuvõtmiseks konteksti minutite, mitte tundide või päevade jooksul.

3. Olemasolevate harjumuste ja töövoogude muutmine

Tehisintellektiga töötamine nõuab uusi mõtteviise, selgitab Chris. Tehisintellekti tööriistad võivad muuta töö lihtsamaks, kuid inimesed peavad õppima mudelile viipasid andma ja nad ei saa selle vastuseid pimesi usaldada. Raske uurimistöö suurim eelis oli see, et sul oli suurem arusaam oma tulemuste täpsusest.

See kindlustunne maksis aga tunde väsitavat uurimistööd. Tehisintellekt võiks samad vastused kiiremini saada, kuid meeskond peaks tulemuste kontrollimiseks lisama oma protsessidesse veel ühe sammu. Nende väljakutsetega tegelemiseks vajas Montana DNRC, et tema tehisintellekti lahendus oleks:

• Usaldusväärne: Täpse uurimistöö toetamiseks vajasid nad tehisintellekti lahendust, mis annab viidatud tulemusi – ilma teistele tehisintellekti mudelitele omaste hallutsinatsioonideta.
• Hõlpsasti kasutatav: Chris soovis kasutajaliidest, mida igaüks saaks hõlpsasti kasutada. „See pidi kohe alguses väärtust demonstreerima,“ ütleb ta, eriti kuna ta lootis seda rakendada ka väljaspool oma meeskonda.
• Taskukohane: Valitsusasutusena vajas Montana DNRC, et lahendus mahuks kenasti tema kitsasse eelarvesse.

Seejärel proovis Chris isiklikuks kasutamiseks Perplexity tasuta versiooni ja sai aru, et see on töövoo võimendaja, mida ta oli tööl otsinud. Kui ta nägi, et olemas on ka Enterprise'i versioon, oli tal hea meel seda oma meeskonnaga jagada.

Lahendus

Perplexity Enterprise Pro kasutamine teadmistetöö sujuvamaks muutmiseks mitmes meeskonnas

Montana DNRC IT-meeskonna toomine Perplexity Enterprise Pro juurde oli „odava ja madala riskiga viis varbaid tehisintellekti vette pista“. Sealt edasi nägi meeskond kolme peamist eelist:

1. eelis: Väiksem aktiveerimisenergia suurema ajavahemiku säästmiseks

Perplexity Enterprise Pro kaotab „tühja lehe sündroomi“ stressi. Tavaliselt on alustamine iga ülesande kõige raskem osa, kuid Perplexity annab sellele sammule hoo sisse, luues kiiresti projektijuhendite kavandid ja põhidokumentide mustandid. DNRC meeskond kasutab Perplexity AI-d, et:

• Kirjutada tööpakkumisi kiiresti: Töökirjelduse kirjutamisel on palju kaalul, kuna kvalifitseeritud kandidaadid lahkuvad kohe, kui see pole piisavalt köitev. Seega kulus varem ühe pakkumise kirjutamiseks tunde, et see õigeks saada. Perplexity Enterprise Pro abil on DNRC-l nüüd toimiv esmane mustand vähem kui minutiga.
• Põhjalikke dokumente lühendada ja kokku võtta. Loodusvarade majandamise valdkonnas on palju teadusuuringuid ja andmeid. Montana DNRC peab suuri andmemahte kiiresti töötlema ja sünteesima. Perplexity võime pikki tekste täpselt kokku võtta vähendab aega, mis kulub uuringute läbivaatamiseks ja selle teabe muutmiseks rakendatavateks teadmisteks.
• Kiirendada koodi genereerimist: Olemasolevate tarkvararakenduste muutmine ei ole alati intuitiivne, kuid Perplexity aitab arendajatel kiiremini koodi kirjutada, luues neile esmase versiooni. Nad saavad ka käigu pealt õppida, küsides Perplexitylt, mida teatud koodiplokid teevad.

Lisaks sellele aitab tehisintellekt DNRC-l jätkuvalt aega säästa oma soovitatud järelküsimustega. Uute kasutajate jaoks õpetab Perplexity masinõppemudel neid tõhusalt tehisintellektiga suhtlema ja tagab, et nad ei raiska kunagi aega selle väljamõtlemisele, mida järgmisena öelda.

2. eelis: Tõhusamad töövood

Perplexity Enterprise Pro abil on Montana DNRC-l abikäsi, mis automatiseerib valusa rutiinse töö igal sammul. Selle asemel, et rabeleda põhjaliku uurimistööga või õpetada endale keerukat koodi, on neil võimas virtuaalne assistent, mis tegeleb korduvate madalama taseme ülesannetega.

Näiteks töötab Montana DNRC-s vaid paar arendajat. Perplexity abiga saab iga IT-meeskonna liige, kes on GIS-i ekspert või õpib Pythonit, koodi kirjutamisel kaasa lüüa. Kuigi nad ei ole arendajad, saavad nad Perplexityle täpselt öelda, mida nad tahavad, et skript teeks, ja seejärel seda turvalises keskkonnas veatestida.

See süsteemne parandus ei vähenda oluliselt mitte ainult IT-meeskonna töökoormust, vaid vähendab ka kõigi meeskonnaliikmete ooteaegu. Chris ütleb: „Äkitselt ei oota meie inimesed, kes pole koodi kirjutamises nii kogenud, järjekordades, et nende skript kirjutataks. Selle asemel saame teha koodi ülevaatuse ja testida väljundit. Enamikul juhtudest on vaja teha vaid väikesed parandused ja rakendus saab kohe kasutusse võtta.“

See süsteemne parandus on eriti oluline sellises valitsusasutuses nagu Montana DNRC, mis kasutab mitmesugust vanemat tarkvara, sealhulgas mõnda, mille lepingud sõlmiti aastakümneid tagasi müüjatega, mida enam ei eksisteeri. Näiteks nõudis isegi ühe salapärase allesjäänud koodiploki kohandamine sellest ajastust varem ulatuslikke uuringuid ja programmeerimist, kuid nüüd pakub Perplexity teavet, mida on vaja nende kodeerimiskõrvalülesannete täitmiseks vaid mõne klõpsuga.

3. eelis: Sujuv faktikontroll koos viidetega

Montana DNRC kasutab Perplexity Enterprise Pro-d ka uute lähenemiste uurimiseks protsesside ja poliitikate parandamiseks. Kuna tehisintellekt toodab teavet ainult täpsete viidetega, on DNRC-l faktikontrolli osas meelerahu. Mis vielägi parem, Perplexity AI pakub välja seotud küsimusi, mis julgustavad põhjalikumat uuringut.

Iga Montana DNRC meeskonna liige saab alustada põhjalikku uuringut ja teadmistetööd, kusjuures giidiks on Perplexity, aidates nende kitsal meeskonnal oma kaalukategoogiast kõrgemal esineda.

Tulemus

Üle 125 tunni säästmine igal nädalal

Perplexity Enterprise Pro säästab Montana DNRC töötajatel igal nädalal üle 5 tunni tööd, muutes sujuvamaks töövoogusid sellise „suure kontakti ja suure hõõrdumisega töö“ jaoks nagu projektikavandite kirjutamine. Chris ütleb, et see tagab tohutu investeeringutasuvuse ainuüksi tema meeskonnas.

„Perplexity viib teid eimillestki millegini 35 sekundiga,“ ütleb ta. Ta eeldab, et see ajasääst jätkab kasvamist. „Mida rohkem kasutusjuhtumeid me leiame, seda rohkem aega me säästame.“

Ja Perplexity populaarsus levib teistessegi Montana osariigi valitsuse asutustesse. Chris ütleb, et kasutuselevõtt on enesestmõistetav, arvestades Perplexity mõistlikke hindu ja võimet vabastada igal nädalal nii palju töötunde. „See on iga projekti jaoks ligipääsetav lähtepunkt ja hüppelaud uuema tehnoloogia juurde, mida me vajasime,“ ütleb ta.