Kuidas kasutada tehisintellekti väikeettevõttes

See artikli selgitab, kuidas väikeettevõtte omanikud saavad tehisintellektist maksimaalset väärtust ilma aega raiskamata. See sisaldab valmiskasutatavaid vihjeid ja kiireid raamistikke tehisintellekti katseprojektide seadistamiseks, milliste projektide automatiseerimine on tasuv ning millal kasutada tehisintellekti või palgata keegi.

Milleks väikeettevõtted saavad tehisintellekti kasutada

Allolevad jaotised hõlmavad väikeettevõtte kõige aeganõudvamaid funktsioone. Igaüks neist toob välja, millega tehisintellekt tegelikult aitab, näidispäringu ja selle, kus inimene peab siiski vahele astuma.

Klienditugi

Toe postkastid on täis korduvaid ja ajatundlikke päringuid, mis teeb sellest ühe lihtsama koha alustamiseks.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Koostada vastuseid rutiinsetele küsimustele
• Teha kokkuvõtteid kliendiajaloost
• Klassifitseerida ja suunata sissetulevaid päringuid
• Otsida asjakohast teavet teadmiste baasist
• Tuvastada sõnumeid, mis vajavad kiiret inimtöötaja tähelepanu

Proovige seda päringut:

Vaadake üle klienditoe e-kirjad ja lisatud korduma kippuvad küsimused. Rühmitage päringud korduvateks teemadeks, tuvastage küsimused, millele korduma kippuvad küsimused ei vasta, ning looge tabel kliendi nime, probleemi, kiireloomulisuse ja soovitatud järgmise tegevusega. Koostage vastusevariandid rutiinsete küsimuste jaoks, kuid ärge saatke midagi ega tehke tagasimakseotsuseid. Märgistage kaebused, poliitika erandid ja õiguslikud ähvardused inimeste poolt ülevaatamiseks.

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Lahendada vaidlusi
• Teha tagasimakse- või hüvitiseotsuseid ilma volituseta
• Vastata emotsionaalselt tundlikele kaebustele ilma ülevaatuseta
• Asendada selget teed inimtöötajast esindajani

Turundus

Turundus on tavaliselt esimene valdkond, kuhu väikeettevõtted tehisintellektiga pöörduvad. Selles on aga palju enamat kui lihtsalt e-kirja tekstide loomine.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Kirjutada veebisaidi lehe või sihtlehe esmase mustandi ettevõtte lihtsa kirjelduse põhjal
• Kaardistada, milliseid lehti veebisait vajab, näiteks eraldi leht iga teenuse, toote või asukoha jaoks
• Märgata lünki veebisaidil: puuduvad üksikasjad, aegunud lehed või teemad, mida kliendid küsivad, kuid mida kuskil ei käsitleta
• Muuta klientide levinumad küsimused kirjutamist väärivate blogipostituste või lehtede loendiks, eelistades seda, mis on ettevõtte jaoks kõige olulisem
• Koostada aruanne veebisaidi toimimise kohta, näiteks millised lehed saavad liiklust ja kui kergesti kliendid ettevõtet otsingust leiavad

Proovige seda päringut:

"Vaadake üle see ettevõtte teave, olemasolev veebisait ja teenuste loend. Uurige kõige olulisemaid kliendi küsimusi ja konkureerivaid lehti teemal '[teema või teenus].' Looge soovitatud saidi struktuur lehtede pealkirjade, sihtotstarbe, esmaste ja toetavate teemade, tegevusele kutsuvate nuppude ja sisemiste linkide soovitustega. Seejärel koostage kinnitatud brändijuhiseid kasutades avaleht ja üks teenuse leht. Märgistage iga kinnitamist vajav väide ja ärge avaldage muudatusi."

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Luua nullist eristuvat brändi häält
• Asendada kliendiuuringuid või strateegilist positsioneerimist
• Avaldamiseks ilma faktide kontrollimise ja toimetuse ülevaatuseta
• Toota suures koguses üldist sisu ainult otsinguliikluse saamiseks

Ajaplaneerimine ja administreerimine

Kalendrid, postkastid ja koosolekute märkmed kulutavad tunde, mida ühelgi arvel ei ole näha, mis teeb administreerimisest tehisintellekti jaoks tugeva kasutusjuuhu.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Teha koosolekutest kokkuvõtteid ja eraldada tegevuspunkte
• Koostada järelmeetmete e-kirju
• Korraldada dokumente ja vorme
• Tuvastada kalendri konflikte ja ajakava lünki
• Klassifitseerida sissetulevaid päringuid
• Ühendada kliendipäringud sisemiste ülesannetega

Proovige seda päringut:

"Vaadake üle selle nädala kalender, projekti märkmed ja avatud e-kirjade lõim. Looge kohustuste, aegunud tegevuste, ajakava konfliktide ja vastuseta küsimuste prioriteetne loend. Valmistage ette üheleheküljeline iganädalane tegevusaruanne koos linkidega asjakohastele lähteandmetele. Koostage kolme kõige kiireloomulisema üksuse jaoks järelmeetmete e-kirjad, kuid ärge neid saatke."

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Teha prioriteediga seotud otsuseid ilma ärikontekstita
• Kohustada ettevõtet tähtaegade või hindadega ilma loata
• Käsitleda tundlikku töötajate või klientide teavet ebasobivas tööriistas
• Käsitleda kokkuvõtlikku koosoleku protokolli täieliku või täpsena

Finantsid ja raamatupidamine

Raamatupidamisülesanded on korduvad ja reeglitel põhinevad, mis on täpselt selline töö, millega tehisintellekt saab hästi hakkama, kusjuures raamatupidaja kontrollib tulemust.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Kategoriseerida tehinguid ülevaatamiseks
• Tuvastada ülekulusid
• Märgistada ebatavalisi kulutusi või topeltkirjeid
• Teha kokkuvõtteid rahavoo mustritest
• Eraldada andmeid kviitungitest ja arvetest
• Võrrelda müüki või kulusid perioodide lõikes
• Valmistada ette küsimusi raamatupidajale või finantsnõustajale

Proovige seda päringut:

"Analüüsige lisatud viimase kuue kuu tehingute eksporti. Märgistage ebatavalised muudatused, võimalikud topelttehingud, puuduvad kategooriad ja kulud, mis vajavad raamatupidaja ülevaatust. Looge märgistatud üksustega tabel ja lühike kokkuvõte peamistest mustritest. Ärge andke maksusoovitusi, ärge kategoriseerige tehinguid automaatselt ega saatke aruannet väliselt."

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Esitada makse
• Teha lõplikke raamatupidamisotsuseid
• Otsustada, kas ettevõte saab endale suurt kulu lubada
• Andmaks õigus-, maksu- või finantsnõu ilma kvalifitseeritud ülevaatuseta

Müük

Müügivihjed võivad kiiresti jahtuda ja tehisintellekt on hea nende püüdmisel, mida kiirel omanikul pole aega taga ajada.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Märgata müügivihjeid, kellega te pole tükk aega ühendust võtnud
• Teha müügikõnest kokkuvõte, et te ei peaks seda uuesti kuulama
• Koostada iga müügivihje jaoks isikupärastatud järelmeetme e-kirja üldise asemel
• Märgata põhjuseid, miks potentsiaalsed kliendid jätkuvalt ostmata jätmist põhjendavad, et saaksite neid otse käsitleda
• Märgistada tehingud, mis on seiskunud ja vajavad torkimist
• Muuta oma märkmed ettepaneku esmaseks mustandiks

Proovige seda päringut:

"Vaadake üle lisatud müügimärkmed ja leidke viimase 14 päeva jooksul järelmeetmeteta jäänud võimalused. Uurige iga ettevõtet kehtivate avalike allikate abil ja looge kliendikonto lühikokkuvõte selle äriprioriteetide, asjakohaste arengute, tõenäoliste valupunktide ja tõendite linkidega. Koostage iga võimaluse jaoks isikupärastatud järelmeetme e-kiri, kasutades ainult kinnitatud teavet. Ärge saatke e-kirju ega tehke väiteid eelarve, volituste või ostukavatsuse kohta."

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Läbirääkimised hindade või lepingutingimuste üle ilma loata
• Andke lubadusi tarnimise või toote võimaluste kohta
• Sõlmida keerulisi tehinguid iseseisvalt
• Asendada suhete loomist konsultatiivses müügis

Värbamine ja sisseelamine

Värbamise paber majandamine ja sisseelamise materjalid järgivad enamasti malli, mis jätab tehisintellektile ruumi esmase versiooni koostamiseks.

Tehisintellekti tööriistad aitavad teil:

• Koostada ametijuhendeid
• Luua intervjuuküsimuste malle
• Muuta olemasolevad reeglid sisseelamise materjalide esmaseks mustandiks
• Teha koolitussisust kokkuvõtteid
• Koostada rollispetsiifilisi kontrollnimekirju

Proovige seda päringut:

"Kasutades kinnitatud rolli profiili, ettevõtte käsiraamatut ja sisseelamise kontrollnimekirja, looge uuele operatsioonide koordinaatorile esimese nädala sisseelamise plaan. Koostage rolli ülevaade, koolituse ajakava, kontrollnimekiri ja juhi briifing. Tuvastage lähteandmetes vastuoluline või aegunud teave. Ärge sõeluge taotlejaid, järjestage kandidaate ega tehke värbamissoovitusi."

Ärge kasutage tehisintellekti järgmiste tegevuste jaoks:

• Sõeluda kandidaate ilma inimtöötaja järelevalveta
• Teha värbamisotsuseid
• Järeldada kaitstud omadusi või isikuomadusi
• Asendada taustakontrolli või struktureeritud hindamist

Milliseid väikeettevõtte tehisintellekti tööriistu te vajate?

Tehisintellekti tööriistadel on erinevad nimed sõltuvalt sellest, mida nad teevad: mõned on üldotstarbelised assistendid, teised on sisse ehitatud tarkvarasse, mida te juba kasutate, ja kasvav kategooria teeb mitmeetapilisi ülesandeid iseseisvalt. Allolev tabel selgitab, milline tüüp sobib igale tööle ja mida kontrollida enne ühe kasuks otsustamist.

Kuidas alustada tehisintellekti kasutamist oma väikeettevõttes

Esimene küsimus ei ole see, milline tehisintellekti tööriist osta. See on see, milline töövoog tekitab ettevõttele mõõdetava pudelikaela. Selle teabega pange kokku väiksemamahuline katseprojekt:

1. Kaardistage pudelikael

Loetlege üles, kus tegelikult aega kaob, näiteks postkast, mille tühjendamiseks kulub igal hommikul tund, arved, mis seisavad nädal aega töötlemata, või järelmeetmed, mis jäävad kahe silma vahele.

2. Valige üks töövoog

Valige sellest loendist alustamiseks kõige järjepidevam ja madalaima riskiga ülesanne, mitte tingimata see, mis võtab kõige rohkem aega. Korduvat ja hästi määratletud ülesannet on lihtsam testida kui sellist, mis vajab iga kord otsustamist.

3. Seadistage alustase

Salvestage, kui kaua ülesanne praegu aega võtab, kui palju see maksab ja kui tihti see läheb valesti, et teil oleks midagi, millega tehisintellekti versiooni võrrelda.

4. Kontrollige andmeid

Kinnitage, et teave, mida tööriist kasutab, on täpne ja ajakohane ning et sellel on vaikimisi juurdepääs ainult sellele, mida ta tegelikult vajab, mitte kogu teie postkastile, kettale või kliendiandmebaasile.

5. Valige tööriist, mis sobib olemasoleva tehnoloogiastäkiga

Eelistage tööriistu, mis ühenduvad otse juba kasutusel oleva kalendri, postkasti, CRM-i või raamatupidamistarkvaraga, selle asemel, et nõuda andmete käsitsi eksportimist ja importimist.

6. Määrake ülevaataja

Otsustage, kes kontrollib väljundit enne selle avaldamist ja kes tegeleb juhtumitega, millega tööriist eksib.

7. Viige läbi piiratud test

Valige väike kasutajate rühm, kindel ajavahemik ja selge edu mõõdik enne selle ülejäänud meeskonnale tutvustamist.

8. Mõõtke ja kohandage

Võrrelge tulemusi alustasemega, seejärel säilitage töövoog, muutke seda või loobuge sellest selle põhjal, mida andmed tegelikult näitavad.

Millal peaksite oma väikeettevõttes tehisintellekti kasutama?

Tehisintellekti tasub testida ülesannete puhul, kus tehisintellekti töö kontrollimine võtab vähem aega kui ülesande käsitsi tegemine. Mõned märgid viitavad heale sobivusele:

• Ülesanne toimub mitu korda nädalas
• Protsess on mõistlikult järjepidev
• Väljundit saab kiiresti kontrollida
• Aeg-ajalt esinevad vead on parandatavad
• Ettevõte saab paranemist mõõta
• Tööriist sobib olemasolevate süsteemidega ega vaja liigset seadistamist

Ülesanne ei sobi hästi automatiseerimiseks, kui:

• Seda tehakse harva
• See nõuab nüansseeritud otsustusvõimet või emotsionaalset intelligentsust
• Viga tekitaks õiguslikku, finantsilist või mainekahju
• Töö on avalikkusele suunatud ja seda on raske parandada
• Protsess muutub endiselt kiiresti
• Andmed on mittetäielikud või ebausaldusväärsed

Tehisintellekti kasutamise ROI analüüsimine

Paljud üksikud tehisintellekti tööriistad algavad kümnete dollaritega kuus. Kuid ülesande automatiseerimise tasuvuse arvutamisel pidage silmas, et peamine kulu võib olla seotud seadistusaja, integratsiooni, koolituse, ülevaatuse ja parandamisega.

Siin on lihtne viis arvutuste tegemiseks: leidke tasuvusperiood või see, kui kaua kulub aega, kuni säästetud aeg kaalub üles seadistamisele kulunud aja.

• Hinnake ülesande käsitsi tegemise iganädalast kulu: kui kaua üks kord aega võtab, korrutatuna sellega, kui tihti see nädalas juhtub, korrutatuna sellega, mida selle inimese aeg tunnis väärt on.
• Hinnake tehisintellektist tulenevat iganädalast kokkuhoidu: käsitsi tegemise kulu, miinus tehisintellekti väljundi ülevaatuse kulu iga kord, korrutatuna selle toimumise sagedusega.
• Jagage ühekordne seadistamise ja integreerimise kulu selle iganädalase kokkuhoiuga. See on ligikaudu aeg, mis kulub nulli jõudmiseks.

Siin on näide, eeldades, et tavaliselt ülesannet tegevale inimesele makstakse 30 dollarit tunnis:

Ülesanne, mis võtab aega 20 minutit ja toimub kaks korda nädalas, maksab käsitsi tegemisel umbes 20 dollarit nädalas. Kui tehisintellekti väljundi ülevaatamine võtab endiselt aega 10 minutit iga kord, säästab see vaid umbes 10 dollarit nädalas.

Kaks tundi seadistamist (selle tariifiga väärt 60 dollarit) võtaks tasuvuspunktini jõudmiseks kuus nädalat, mis on esimese katse jaoks liiga pikk.

Ülesanne, mis võtab aega tunni ja toimub iga päev, maksab käsitsi tegemisel umbes 150 dollarit nädalas. Kui tehisintellekti väljundi ülevaatamine võtab iga kord 15 minutit, säästab see ligi 120 dollarit nädalas. Paari tunniga tehtud seadistus tasub end ära vähem kui nädalaga.

Millal peaksite automatiseerimise asemel palkama?

Paljastage siis, kui töö nõuab pidevat otsustusvõimet, suhete loomist, vastutust või suutlikkuse kasvu. Kasutage tehisintellekti esmalt siis, kui ülesanne on hästi määratletud, korduv ja ei ole veel piisavalt suur, et õigustada pühendunud rolli.

Värbamine ja tehisintellekt ei ole alati üksteise asendajad. Uus töötaja, kes kasutab tehisintellekti, suudab käsitleda rohkem tööd, dokumenteerida protsesse, analüüsida teavet ja parandada teenust kiiremini kui ilma selleta töötav inimene. Küsimus ei ole alati "Kas peaksime palkama või kasutama tehisintellekti?". See võib olla "Mida peaks inimene omama ja milliseid osi sellest rollist saab tehisintellekt toetada?"

Selle elluviimine praktikas

Valige ülesanne, mis maksab kõige rohkem aega ja järgib korratavat protsessi, tehke tasuvusarvutused ja katsetage seda ülevaatajaga enne, kui see puudutab klienti või dollarit.

Perplexity Computer annab väikesele meeskonnale rohkem suutlikkust ilma koosseisu suurendamata. See ühendub enam kui 400 tööriistaga, mida väikeettevõtted juba kasutavad, sealhulgas QuickBooks, Mailchimp, Shopify ja Stripe. Sealt tõmbab see asjakohased andmed, viib läbi analüüsi ja koostab väljundi, märgistades kõik, mis vajab enne avaldamist allkirjastamist.

Proovige Perplexity Computer oma väikeettevõtte jaoks.

Korduma kippuvad küsimused

Kas tehisintellekt on väikeettevõtte jaoks seda väärt? See sõltub ülesandest. Tehisintellekti tasub testida siis, kui ülesanne toimub sageli, järgib selget protsessi ja selle ülevaatamine võtab vähem aega kui käsitsi tegemine. See sobib vähem haruldase, kõrget otsustusvõimet või suuri panuseid nõudva töö jaoks.

Mis on parim tehisintellekti tööriist väikeettevõttele? Ühte parimat tööriista pole olemas. Õige tööriist sõltub töövoodest: abikeskuse tehisintellekt toe postkastide jaoks, töölaua assistendid ajaplaneerimise ja e-posti jaoks, tehisintellekti funktsioonidega raamatupidamistarkvara raamatupidamise jaoks ja agentide platvormid ülesannete jaoks, mis hõlmavad mitut tööriista korraga.

Kui palju maksab tehisintellekt väikeettevõttele? Paljud tööriistad algavad madalate kümnete dollaritega kuus, kuid täielik kulu sisaldab seadistamist, integratsiooni, koolitust ja ülevaatust. Madal tellimuse hind ei garanteeri positiivset tasuvust, kui tööriist vajab põhjalikku parandamist.

Kas tehisintellekt saab väikeettevõttes töötajad asendada? Tehisintellekt sobib paremini rolli toetamiseks kui selle asendamiseks, eriti seal, kus otsustusvõime, vastutus või suhete loomine on olulised. Uus töötaja, kes kasutab tehisintellekti, suudab sageli hallata rohkem tööd kui inimene või tööriist eraldi.

Millal peaks väikeettevõte vältima ülesande automatiseerimist? Jätke automatiseerimine vahele, kui ülesanne on haruldane, nõuab nüansseeritud otsustusvõimet, oleks valesti tegemisel kulukas, on avalikkusele suunatud ja seda on raske parandada, või sõltub andmetest, mis on mittetäielikud või ebausaldusväärsed.