Cómo el DNRC de Montana ahorra más de 125 horas semanales con Perplexity Enterprise

El problema

Aumentar el ancho de banda de una agencia gubernamental austera con un presupuesto limitado

Chris Powell, CIO en el DNRC de Montana, dirige el equipo de TI de 28 personas que apoya a la diversa agencia con más de 20 ubicaciones de oficinas regionales. También desarrollan aplicaciones de software personalizadas y automatizaciones para agilizar las tareas cotidianas.

Lograr todo esto es más fácil de decir que de hacer. Las mayores limitaciones de recursos en el gobierno son siempre el tiempo y el dinero. Por eso, en opinión de Chris, "Todo lo que automatice el trabajo para que los empleados existentes puedan avanzar más rápido y producir un trabajo de mejor calidad merece una gran inversión".

Chris sabía que la IA podría ayudar a su equipo a automatizar tareas críticas como el análisis de datos, pero el camino para introducir nuevas soluciones en las agencias gubernamentales a menudo enfrenta tres obstáculos:

1. Proporcionar información precisa

"A veces la gente tiene problemas si toma los resultados de una IA como verdaderos sin realizar ninguna verificación", dice. "Estamos obligados a proporcionar información oportuna y precisa para mantener la confianza del público en la agencia".

2. Potenciar a su equipo, no eliminar puestos

Chris también dice que no quería usar la IA para reemplazar a los miembros del equipo. En cambio, su objetivo era capacitar a todos en su equipo para hacer aquello para lo que son singularmente aptos y automatizar el trabajo rutinario que los distrae. Tomemos como ejemplo la oficina de gestión de proyectos del DNRC de Montana: la solución ideal de Chris sintetizaría grandes volúmenes de datos internos y proporcionaría contexto para la recepción de proyectos en minutos, no en horas o días.

3. Cambiar los hábitos y flujos de trabajo existentes

Trabajar con IA requiere nuevas formas de razonamiento, explica Chris. Las herramientas de IA pueden facilitar el trabajo, pero las personas deben aprender a generar instrucciones (prompts) para el modelo y no pueden confiar automáticamente en sus respuestas. El mayor beneficio de un arduo proceso de investigación era que se obtenía una mayor comprensión de la precisión de los hallazgos.

Sin embargo, esa confianza costaba horas de investigación agotadora. La IA podría obtener esas mismas respuestas más rápido, pero el equipo necesitaría añadir otro paso a sus procesos para verificar los hallazgos. Para abordar estos desafíos, el DNRC de Montana necesitaba que su solución de IA fuera:

• Fiable: Para respaldar una investigación precisa, necesitaban una solución de IA que produjera resultados citados, sin las alucinaciones comunes en otros modelos de IA.
• Accesible: Chris quería una experiencia de usuario (UX) que todos pudieran usar fácilmente. "Necesitaba demostrar valor de inmediato", dice, especialmente porque esperaba implementarla más allá de su equipo.
• Asequible: Como agencia gubernamental, el DNRC de Montana necesitaba que la solución se ajustara perfectamente a su presupuesto limitado.

Luego, Chris probó la versión gratuita de Perplexity para uso personal y supo que era el acelerador de flujo de trabajo que había estado buscando en el trabajo. Cuando vio que existía una versión Enterprise, le entusiasmó compartirla con su equipo.

La solución

Uso de Perplexity Enterprise Pro para agilizar el trabajo de conocimiento entre múltiples equipos

Integrar al equipo de TI del DNRC de Montana en Perplexity Enterprise Pro fue una "forma de bajo costo y bajo riesgo para que comenzaran a familiarizarse con la IA". A partir de ahí, el equipo vio tres beneficios principales:

Beneficio n.° 1: Menor energía de activación para mayores ahorros de tiempo

Perplexity Enterprise Pro elimina el estrés del "síndrome de la página en blanco". Por lo general, empezar es la parte más difícil de cualquier tarea, pero Perplexity acelera ese paso generando rápidamente esquemas de propuestas de proyectos y borradores de documentos clave. El equipo del DNRC utiliza Perplexity AI para:

• Escribir ofertas de empleo en un instante: Escribir una descripción de puesto conlleva un alto riesgo, ya que los solicitantes cualificados harán clic inmediatamente para salir si no es lo suficientemente convincente. Por lo tanto, escribir una oferta solía llevar horas de trabajo. Con Perplexity Enterprise Pro, el DNRC ahora tiene un primer borrador viable en menos de un minuto.
• Destilar y resumir documentos complejos. Existe una gran cantidad de investigación científica y datos en el campo de la gestión de recursos naturales. El DNRC de Montana necesita procesar y sintetizar grandes cantidades de datos rápidamente. La capacidad de Perplexity para resumir textos largos con precisión reducirá el tiempo necesario para revisar la investigación y convertir esa información en conocimientos prácticos.
• Acelerar la generación de código: Modificar aplicaciones de software existentes no siempre es intuitivo, pero Perplexity ayuda a los desarrolladores a codificar más rápido generando una primera versión para ellos. También pueden aprender sobre la marcha preguntando a Perplexity qué hacen determinados bloques de código.

Más allá de esto, la IA continúa ahorrando tiempo al DNRC con sus preguntas de seguimiento sugeridas. Para los nuevos usuarios, el modelo de aprendizaje automático de Perplexity les enseña eficazmente cómo interactuar con la IA y garantiza que nunca pierdan el tiempo tratando de averiguar qué decir a continuación.

Beneficio n.° 2: Flujos de trabajo más eficientes

Con Perplexity Enterprise Pro, el DNRC de Montana tiene una mano amiga que automatiza el trabajo pesado y tedioso en cada paso. En lugar de esforzarse en investigaciones exhaustivas o aprender código complejo por sí mismos, tienen un asistente virtual potente que maneja tareas repetitivas de menor nivel.

Por ejemplo, el DNRC de Montana solo emplea a un par de desarrolladores. Con la ayuda de Perplexity, cualquier persona del equipo de TI que sea experta en SIG o esté aprendiendo Python puede contribuir a escribir código. Aunque no sean desarrolladores, pueden decirle a Perplexity exactamente qué quieren que haga el script y luego probar errores en un entorno seguro.

Este refuerzo de IA no solo aligera significativamente la carga de trabajo del equipo de TI, sino que también reduce los tiempos de espera para todos en el equipo. Chris dice: "De repente, nuestra gente que no tiene tanta experiencia escribiendo código no está esperando en filas para que se escriba su script. En cambio, podemos hacer una revisión de código y probar el resultado. La mayoría de las veces, solo se necesitan ediciones menores y la aplicación puede lanzarse para su uso de inmediato".

Esta solución sistémica es especialmente crítica en una agencia gubernamental como el DNRC de Montana, que utiliza una variedad de software antiguo, incluyendo algunos que fueron contratados hace décadas con proveedores que ya no existen. Por ejemplo, ajustar incluso un bloque de código misterioso y sobrante de esa era solía requerir una investigación y programación extensas, pero ahora Perplexity proporciona la información necesaria para completar estas tareas de codificación en solo unos pocos clics.

Beneficio n.° 3: Verificación de hechos simplificada con citas

El DNRC de Montana también utiliza Perplexity Enterprise Pro para investigar enfoques novedosos para mejorar procesos y políticas. Debido a que la IA solo produce información con citas precisas, el DNRC tiene tranquilidad en la verificación de hechos. Mejor aún, Perplexity AI sugiere preguntas relacionadas que fomentan una investigación más profunda.

Cualquier persona en el equipo del DNRC de Montana puede embarcarse en una investigación profunda y trabajo de conocimiento con Perplexity como guía, ayudando a su equipo austero a superar sus expectativas.

El resultado

Ahorro de más de 125 horas cada semana

Perplexity Enterprise Pro ahorra a los empleados del DNRC de Montana más de 5 horas de trabajo cada semana al optimizar los flujos de trabajo para "trabajo de alto contacto y alta fricción", como escribir esquemas de propuestas de proyectos. Chris dice que esto ofrece un ROI masivo solo en su equipo.

"Perplexity te lleva de la nada a algo en 35 segundos", dice. Espera que ese ahorro de tiempo continúe aumentando. "Cuantos más casos de uso encontremos, más tiempo ahorraremos".

Y la popularidad de Perplexity se está extendiendo a otras agencias del Gobierno del Estado de Montana. Chris dice que la adopción es una obviedad, considerando las tarifas razonables de Perplexity y su capacidad para liberar tantas horas de trabajo asalariado cada semana. "Es el punto de entrada accesible para cada proyecto y el trampolín hacia la tecnología más nueva que necesitábamos", dice.