Cómo la DNRC de Montana ahorra más de 125 horas de trabajo remunerado por semana con Perplexity Enterprise

El problema

Cómo optimizar los recursos de una agencia gubernamental con un presupuesto ajustado

Chris Powell, director de informática (CIO) de la DNRC de Montana, lidera el equipo de TI de 28 personas que da soporte a esta diversa agencia con más de 20 oficinas regionales. También desarrollan aplicaciones de software personalizadas y automatizaciones para agilizar las tareas cotidianas.

Lograr todo esto es más fácil decirlo que hacerlo. Las mayores restricciones de recursos en el gobierno siempre son el tiempo y el dinero. Por lo tanto, en opinión de Chris, "cualquier cosa que automatice el trabajo para que los empleados actuales puedan avanzar más rápido y producir un trabajo de mejor calidad merece una fuerte inversión".

Chris sabía que la inteligencia artificial podía ayudar a su equipo a automatizar tareas críticas como el análisis de datos, pero el camino para introducir nuevas soluciones en las agencias gubernamentales suele enfrentar tres obstáculos:

1. Proporcionar información precisa

"A veces la gente se mete en problemas si toma el resultado de una IA como una verdad absoluta sin hacer ninguna verificación", afirma. "Tenemos la obligación de proporcionar información oportuna y precisa para mantener la confianza pública en la agencia".

2. Potenciar a su equipo, no eliminar puestos

Chris también señala que no quería usar la inteligencia artificial para reemplazar a los miembros del equipo. En su lugar, su objetivo era capacitar a todos los integrantes para que hicieran aquello en lo que son expertos y automatizar el trabajo rutinario que los distrae. Tomemos como ejemplo la oficina de gestión de proyectos de la DNRC de Montana: la solución ideal para Chris sintetizaría grandes volúmenes de datos internos y proporcionaría contexto para la admisión de proyectos en cuestión de minutos, no de horas ni días.

3. Cambiar los hábitos y flujos de trabajo existentes

Trabajar con inteligencia artificial requiere nuevas formas de razonamiento, explica Chris. Las herramientas de IA pueden facilitar el trabajo, pero las personas tienen que aprender a redactar las indicaciones (prompts) para el modelo y no pueden confiar ciegamente en sus respuestas. El mayor beneficio de un proceso de investigación arduo era que se obtenía una mayor comprensión de la precisión de los hallazgos.

Sin embargo, esa confianza costaba horas de investigación extenuante. La IA podría obtener esas mismas respuestas más rápido, pero el equipo necesitaría añadir un paso adicional a sus procesos para verificar los resultados. Para abordar estos desafíos, la DNRC de Montana necesitaba que su solución de IA fuera:

• Confiable: para respaldar una investigación precisa, necesitaban una solución de IA que produjera resultados con citas, sin las alucinaciones comunes en otros modelos de IA.
• Accesible: Chris quería una experiencia de usuario (UX) que todos pudieran usar fácilmente. "Tenía que demostrar su valor desde el primer momento", afirma, especialmente porque esperaba implementarla más allá de su equipo.
• Asequible: como agencia gubernamental, la DNRC de Montana necesitaba que la solución encajara perfectamente en su ajustado presupuesto.

Luego, Chris probó la versión gratuita de Perplexity para uso personal y supo que era el acelerador del flujo de trabajo que había estado buscando en el trabajo. Cuando vio que había una versión Enterprise, se emociono por compartirla con su equipo.

La solución

Uso de Perplexity Enterprise Pro para optimizar el trabajo de conocimiento en múltiples equipos

Incorporar al equipo de TI de la DNRC de Montana a Perplexity Enterprise Pro fue una "forma de bajo costo y bajo riesgo para que se adentraran en el mundo de la IA". A partir de ahí, el equipo vio tres beneficios principales:

Beneficio n.° 1: Menor esfuerzo inicial para un mayor ahorro de tiempo

Perplexity Enterprise Pro elimina el estrés del "síndrome de la página en blanco". Por lo general, empezar es la parte más difícil de cualquier tarea, pero Perplexity dinamiza ese paso generando rápidamente esquemas de propuestas de proyectos y borradores preliminares de documentos clave. El equipo de la DNRC utiliza Perplexity AI para:

• Escribir ofertas de empleo en un abrir y cerrar de ojos: Redactar una descripción de puesto es de suma importancia porque los candidatos calificados abandonarán la página de inmediato si no resulta lo suficientemente atractiva. Por lo tanto, redactar una sola oferta solía llevar horas para que quedara perfecta. Con Perplexity Enterprise Pro, la DNRC ahora cuenta con un primer borrador funcional en menos de un minuto.
• Depurar y resumir documentos complejos. Hay una gran cantidad de investigación científica y datos en el campo de la gestión de recursos naturales. La DNRC de Montana necesita procesar y sintetizar grandes cantidades de datos rápidamente. La capacidad de Perplexity para resumir textos largos con precisión reducirá el tiempo necesario para revisar la investigación y convertir esa información en perspectivas prácticas.
• Acelerar la generación de código: Modificar aplicaciones de software existentes no siempre es intuitivo, pero Perplexity ayuda a los desarrolladores a programar más rápido generando un primer borrador para ellos. También pueden aprender sobre la marcha preguntando a Perplexity qué hacen determinados bloques de código.

Más allá de esto, la IA continúa ahorrando tiempo a la DNRC con sus preguntas de seguimiento sugeridas. Para los nuevos usuarios, el modelo de aprendizaje automático (ML) de Perplexity les enseña eficazmente cómo interactuar con la IA y garantiza que nunca pierdan el tiempo intentando averiguar qué decir a continuación.

Beneficio n.° 2: Flujos de trabajo más eficientes

Con Perplexity Enterprise Pro, la DNRC de Montana cuenta con una ayuda que automatiza las tareas rutinarias y tediosas en cada paso. En lugar de lidiar con investigaciones profundas o aprender código complejo por su cuenta, disponen de un potente asistente virtual que se encarga de las tareas repetitivas de menor nivel.

Por ejemplo, la DNRC de Montana cuenta con solo un par de desarrolladores. Con la ayuda de Perplexity, cualquier miembro del equipo de TI que sea experto en SIG (GIS) o esté aprendiendo Python puede colaborar para escribir código. Aunque no sean desarrolladores, pueden indicarle a Perplexity exactamente lo que quieren que haga el script y luego probar su funcionamiento y corregir errores en un entorno seguro.

Esta solución sistémica no solo aligera significativamente la carga de trabajo del equipo de TI, sino que también reduce los tiempos de espera para todos en el equipo. Chris comenta: "De repente, las personas que no tienen tanta experiencia en redacción de código ya no tienen que esperar en filas para que se escriba su script. En su lugar, podemos hacer una revisión del código y probar el resultado. La mayor parte del tiempo, es posible que solo se necesiten modificaciones menores y la aplicación se puede lanzar para su uso de inmediato".

Esta solución sistémica es especialmente crucial en una agencia gubernamental como la DNRC de Montana, que utiliza una variedad de software antiguo, incluidos algunos contratados hace décadas con proveedores que ya no existen. Por ejemplo, ajustar incluso un solo bloque de código misterioso y remanente de esa época solía requerir una extensa investigación y programación, pero ahora Perplexity proporciona la información necesaria para completar estas tareas de programación secundarias en solo unos pocos clics.

Beneficio n.° 3: Verificación de datos optimizada con citas

La DNRC de Montana también utiliza Perplexity Enterprise Pro para investigar enfoques novedosos con el fin de mejorar procesos y políticas. Debido a que la IA solo produce información con citas precisas, la DNRC tiene la tranquilidad de que los datos están verificados. Mejor aún, Perplexity AI sugiere preguntas relacionadas que fomentan una investigación profunda.

Cualquier miembro del equipo de la DNRC de Montana puede emprender una investigación profunda y un trabajo de conocimiento con Perplexity como guía, lo que ayuda a su ajustado equipo a superar sus propios límites.

El resultado

Ahorro de más de 125 horas cada semana

Perplexity Enterprise Pro ahorra a los empleados de la DNRC de Montana más de 5 horas de trabajo cada semana al optimizar los flujos de trabajo para "tareas de alto contacto y alta fricción", como la redacción de esquemas de propuestas de proyectos. Chris afirma que esto genera un ROI masivo solo en su equipo.

"Perplexity te lleva de la nada a tener algo en 35 segundos", afirma. Espera que ese ahorro de tiempo siga multiplicándose. "Cuantos más casos de uso encontramos, más tiempo ahorramos".

Y la popularidad de Perplexity se está extendiendo a otras agencias del gobierno del estado de Montana. Chris señala que su adopción es una decisión lógica, considerando las tarifas razonables de Perplexity y su capacidad para liberar tantas horas de trabajo remunerado cada semana. "Es el punto de entrada accesible para cada proyecto y el trampolín hacia la tecnología más nueva que necesitábamos", afirma.