Πώς το Perplexity Computer απελευθερώνει τις ομάδες προϊόντων της Rho από τις συναντήσεις για να επικεντρωθούν στην ποιότητα του προϊόντος

Το πρόβλημα

Διατήρηση μιας διεπιστημονικής ομάδας στην ίδια σελίδα

Η πλατφόρμα επιχειρηcιακής τραπεζικής της Rho επιτρέπει στις εταιρείες να διαχειρίζονται τα οικονομικά τους ώστε να μπορούν να αναπτύσσονται αποτελεσματικά. Καθώς όμως η επιχείρηση της Rho επεκτάθηκε, αντιμετώπισε ορισμένες δυσκολίες ανάπτυξης. Όταν η διεπιστημονική ομάδα ανάπτυξης προϊόντων άρχισε να κατασκευάζει μια νέα ενότητα τιμολόγησης, ένα σύνθετο έργο πολλών μηνών, διαπίστωσαν ότι δυσκολεύονταν να λάβουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να κρατούν τους πάντες ενήμερους.

Οι μηχανικοί λογισμικού Oktawian Jurkiewicz και Konrad Keska γνώριζαν ήδη το βασικό πρόβλημα. Οι πληροφορίες του έργου ήταν διασκορπισμένες σε διάφορα εργαλεία, όπως Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs και ηχογραφημένες συναντήσεις. Οι ενημερώσεις και οι αλλαγές που σημειώνονταν σε ένα εργαλείο δεν αντικατοπτρίζονταν πάντα στα άλλα. Κανείς δεν είχε χρόνο για το επίπονο έργο της συλλογής και τεκμηρίωσης όλων των τελευταίων αποφάσεων. "Χρειαζόμασταν διαφάνεια", λέει ο Konrad Keska, μηχανικός λογισμικού του έργου, "όχι μόνο για τα άτομα της ομάδας, αλλά και για τους διευθυντές και άλλους στην εταιρεία".

Η ομάδα χρειαζόταν επίσης να βοηθήσει τα μη τεχνικά άτομα να κατανοήσουν τον τεχνικό αντίκτυπο των αλλαγών σχεδιασμού. "Όταν η ομάδα σχεδιασμού έκανε αλλαγές στο Figma", λέει ο Oktawian Jurkiewicz, ένας άλλος μηχανικός λογισμικού του έργου, "χρειαζόμασταν έναν τρόπο να αποκαλύψουμε τυχόν τεχνικά εμπόδια αμέσως".

Η λύση

Βελτιστοποίηση και βελτίωση της ομαδικής επικοινωνίας

Αφού έμαθαν πώς το Computer συνδέεται με τα εργαλεία που χρησιμοποιεί η Rho καθημερινά και μπορεί να ολοκληρώνει εργασίες βάσει του πλαισίου της εταιρείας, αποφάσισαν να το δοκιμάσουν.

Ο Oktawian ενδιαφέρθηκε ιδιαίτερα για την ικανότητα του Computer να εργάζεται σε εργασίες στο cloud ασύγχρονα. "Δεν χρειάζεται καν να έχετε ανοιχτό τον υπολογιστή σας για να κάνει κάτι για εσάς", λέει. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να εργάζεται εκτός ωραρίου εργασίας, ολοκληρώνοντας εργασίες κατά τη διάρκεια της νύχτας και παραδίδοντας τα αποτελέσματα με το πρώτο φως της επόμενης ημέρας.

Δημιουργία ημερήσιας σύνοψης στο Slack με το Computer

Το Computer έχει βελτιστοποιήσει τη διαδικασία ανάπτυξης προϊόντων στη Rho. Ο Oktawian και ο Konrad δημιούργησαν μια συνεχή ροή εργασίας στο Computer σχεδιασμένη να κρατά την ομάδα σε συγχρονισμό σχετικά με τις τελευταίες αλλαγές από τον σχεδιασμό, τη μηχανική, τη διαχείριση προϊόντων και τη διασφάλιση ποιότητας (QA).

Κάθε βράδυ, το Computer διαβάζει όλες τις αναφορές στο προϊόν τιμολόγησης στο Slack, το Notion, το Jira, το Figma και τα Google Docs για να εντοπίσει ασυνέπειες, αλλαγές, σχόλια και ενημερώσεις. Στη συνέχεια, παράγει μια ημερήσια σύνοψη στο Slack την οποία η ομάδα παρομοιάζει με την πρώτη σελίδα εφημερίδας, έτοιμη όταν τα μέλη της ομάδας συνδέονται την επόμενη μέρα. "Συλλέγει όλες τις αλλαγές που συνέβησαν την προηγούμενη ημέρα, καθώς και μια λίστα με προτεινόμενες ελλipείς εργασίες", λέει ο Konrad. "Έτσι, αν μας ξεφύγει κάτι, το Computer το επισημαίνει". Όλοι στην ομάδα εξετάζουν τώρα τις ειδήσεις στο Slack στο δικό τους χρονοδιάγραμμα και μπορούν να συνομιλούν με συναδέλφους για ερωτήσεις ή ανησυχίες στο ίδιο κανάλι του Slack. Η επικοινωνία είναι κεντρικοποιημένη αντί να είναι διασκορπισμένη σε διαφορετικά κανάλια.

Αξιολόγηση του τεχνικού αντίκτυπου των αλλαγών σχεδιασμού

Το Computer βοηθά επίσης στην ενίσχυση του κύκλου ανατροφοδότησης μεταξύ μηχανικών και σχεδιαστών. Τώρα, όποτε οι σχεadiστές κάνουν μια αλλαγή σχεδιασμού στο Figma, το Computer την εντοπίζει, μετρά την πιθανή επίπτωση από τεχνική προοπτική και στέλνει ένα μήνυμα στο Slack στο κοινό κανάλι. "Απλοποίησε σε μεγάλο βαθμό τη συνεργασία με την ομάδα σχεδιασμού", λέει ο Oktawian, "βοηθώντας μας να κατανοήσουμε ο ένας τον άλλον, τι είναι τεχνικά εφικτό και τι απαιτεί σημαντική προσπάθεια από την τεχνική ομάδα".

Ο Oktawian λέει ότι αυτό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο είναι το πώς το Computer χτίζει μνήμη στο έργο καθώς προχωρά, βοηθώντας την ομάδα να ολοκληρώνει εργασίες. "Δεν το ορίσαμε εμείς", λέει. "Το Computer κατάλαβε ποια σημεία δεδομένων έπρεπε να αποθηκεύσει από κάθε πηγή".

Το αποτέλεσμα

Βελτιωμένη αποδοτικότητα και ποιότητα προϊόντος

Η ημερήσια σύνοψη του Computer στο Slack έχει γίνει ένα είδος αυτοματοποιημένου διαχειριστή έργου για την ομάδα ανάπτυξης προϊόντων. Έ έχουν μειώσει τον χρόνο συναντήσεων κατά 90%, μειώνοντας τους εβδομαδιαίους συγχρονισμούς από 2,5 ώρες σε μόλις 15 λεπτά χωρίς να χάσουν την ευθυγράμμιση. Ο Konrad και ο Oktawian εκτιμούν ότι, με μέσο όρο πέντε άτομα στην κλήση κάθε μέρα, το Computer εξοικονόμησε 120 ώρες σε ένα έργο 12 εβδομάδων. "Αυτό είναι τρεις επιπλέον εβδομάδες χρόνου που μπορούμε να επενδύσουμε σε άλλα πράγματα", λέει ο Oktawian. Η ομάδα λέει ότι είναι σε θέση να αφιερώσει περισσότερο χρόνο στο να κάνει το νέο προϊόν ακόμα πιο ισχυρό.

Η ακύρωση αυτής της καθημερινής συνάντησης έχει επίσης δώσει στην ομάδα περισσότερο χρόνο εστιασμένης εργασίας και βελτιωμένη διαφάνεια έργου για όλους, κάνοντας την τελευταία κατάσταση πιο σαφή και προσβάσιμη.

Επιπλέον, το Computer έχει βοηθήσει να διασφαλιστεί η ποιότητα του προϊόντος αποκαλύπτοντας ορισμένα ζητήματα στα έγγραφα απαιτήσεων του προϊόντος. "Χωρίς την αυτοματοποίηση του Computer που επισημαίνει ασυνέπειες, μπορεί να χρειαζόταν να κόψουμε κάτι αργότερα ή να διορθώσουμε το σφάλμα που θα προέκυπτε", λέει ο Konrad.

Το Computer έχει λειτουργήσει τόσο καλά για τη Rho που η εταιρεία σχεδιάζει να το βάλει να σαρώσει και να αναφέρει ακόμη περισσότερες εφαρμογές. "Θα θέλαμε να διευρύνουμε το πεδίο εφαρμογής του Computer ώστε να συμπεριλάβει ακόμη περισσότερα εργαλεία μας, όπως συστήματα παρακολούθησης ζητημάτων και άλλα συστήματα παρακολούθησης όπως τα Log Rocket, Sentry και Incident.io", λέει ο Konrad.

Συμβουλές για τη βελτίωση των ροών εργασίας ανάπτυξης προϊόντων

Συμβουλή 1 – Συνδέστε πρώτα τα βασικά σας εργαλεία Ξεκινήστε με τα τρία πιο κρίσιμα εργαλεία σας, όπως το Figma για τον σχεδιασμό, το Notion για τις απαιτήσεις και το Jira για τις εργασίες. Ζητήστε από το Computer να τα παρακολουθεί όλα για ασυνέπειες και αλλαγές. Καθώς το Computer αρχίζει να εργάζεται για εσάς, μπορείτε να βελτιώσετε τα ερωτήματά σας και να προσθέσετε περισσότερα εργαλεία στο πεδίο εφαρμογής του.

Συμβουλή 2 – Στείλτε μια ημερήσια περίληψη στο Slack Ρυθμίστε το Computer να δημοσιεύει μια ημερήσια περίληψη σε ένα κοινό κανάλι Slack που καταγράφει ό,τι άλλαξε στις εφαρμογές του έργου σας την προηγούμενη ημέρα: σχόλια, αλλαγές σχεδιασμού, ενημερώσεις εργασιών κ.λπ. Η τακτική ενημέρωση μπορεί να μειώσει τις συναντήσεις, δίνοντας σε όλους ασύγχρονη διαφάνεια χωρίς να φεύγουν από το Slack.

Συμβουλή 3 – Χρησιμοποιήστε αξιολογήσεις επιπτώσεων για διεπιστημονική εργασία Ζητήστε από το Computer να αξιολογήσει τις τεχνικές προεκτάσεις των αποφάσεων σχεδιασμού πριν οριστικοποιηθούν. Μπορεί να βοηθήσει τους μηχανικούς να παρακολουθούν τις αλλαγές και να εντοπίζουν έγκαιρα ζητήματα, και να βοηθήσει τους σχεδιαστές να κατανοήσουν την τεχνική πολυπλοκότητα αυτού που μπορεί να φαίνεται σαν ένα απλό αίτημα.