Πώς το DNRC της Μοντάνα εξοικονομεί 125+ ώρες μισθωμένης εργασίας την εβδομάδα με το Perplexity Enterprise

Το Πρόβλημα

Ενίσχυση της παραγωγικότητας μιας κυβερνητικής υπηρεσίας με περιορισμένο προϋπολογισμό

Ο Chris Powell, Διευθυντής Πληροφορικής (CIO) στο Montana DNRC, ηγείται της 28μελούς ομάδας πληροφορικής που υποστηρίζει αυτήν τη διαφοροποιημένη υπηρεσία με περισσότερες από 20 τοποθεσίες γραφείων πεδίου. Επιπλέον, κατασκευάζουν προσαρμοσμένες εφαρμογές λογισμικού και αυτοματισμούς για τον εξορθολογισμό των καθημερινών εργασιών.

Το να γίνουν όλα αυτά πράξη είναι πιο εύκολο στα λόγια παρά στην πράξη. Οι μεγαλύτεροι περιορισμοί πόρων στην κυβέρνηση είναι πάντα ο χρόνος και τα χρήματα. Επομένως, κατά την άποψη του Chris, «Οτιδήποτε αυτοματοποιεί την εργασία ώστε οι υπάρχοντες υπάλληλοι να μπορούν να κινούνται πιο γρήγορα και να παράγουν εργασία καλύτερης ποιότητας αξίζει βαριά επένδυση».

Ο Chris γνώριζε ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα μπορούσε να βοηθήσει την ομάδα του να αυτοματοποιήσει κρίσιμες εργασίες, όπως η ανάλυση δεδομένων, αλλά ο δρόμος για την εισαγωγή νέων λύσεων σε κυβερνητικές υπηρεσίες αντιμετωπίζει συχνά τρία εμπόδια:

1. Παροχή ακριβών πληροφοριών

«Οι άνθρωποι μερικές lần μπλέκουν σε περιπέτειες αν λάβουν το αποτέλεσμα μιας τεχνητής νοημοσύνης ως αληθινό χωρίς καμία επαλήθευση», λέει. «Είμαστε υποχρεωμένοι να παρέχουμε έγκαιρες και ακριβείς πληροφορίες για να διατηρήσουμε τη δημόσια εμπιστοσύνη στην υπηρεσία».

2. Ενδυνάμωση της ομάδας του, όχι εξάλειψη θέσεων

Ο Chris λέει επίσης ότι δεν ήθελε να χρησιμοποιήσει την τεχνητή νοημοσύνη για να αντικαταστήσει τα μέλη της ομάδας. Αντίθετα, στόχος του ήταν να ενδυναμώσει τους πάντες στην ομάδα του ώστε να κάνουν αυτό για το οποίο είναι μοναδικά κατάλληλοι και να αυτοματοποιήσουν τη δουλειά που αποσπά την προσοχή. Πάρτε για παράδειγμα το γραφείο διαχείρισης έργων του Montana DNRC: Η ιδανική λύση του Chris θα συνέθετε μεγάλα εσωτερικά δεδομένα και θα παρείχε πλαίσιο για την εισαγωγή έργων μέσα σε λίγα λεπτά — όχι ώρες ή μέρες.

3. Αλλαγή υπαρχουσών συνηθειών και ροών εργασίας

Η εργασία με την τεχνητή νοημοσύνη απαιτεί νέους τρόπους σκέψης, εξηγεί ο Chris. Τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να διευκολύνουν την εργασία, αλλά οι άνθρωποι πρέπει να μάθουν πώς να δίνουν οδηγίες στο μοντέλο και δεν μπορούν να εμπιστεύονται αυτόματα τις απαντήσεις του. Το μεγαλύτερο όφελος ενός επίπονου ερευνητικού ταξιδιού ήταν ότι είχατε μεγαλύτερη κατανόηση της ακρίβειας των ευρημάτων σας.

Ωστόσο, αυτή η εμπιστοσύνη κόστισε ώρες εξαντλητικής έρευνας. Η τεχνητή νοημοσύνη θα μπορούσε να πάρει αυτές τις ίδιες απαντήσεις πιο γρήγορα, αλλά η ομάδα θα έπρεπε να προσθέσει ένα ακόμη βήμα στις διαδικασίες της για να επαληθεύσει τα ευρήματα. Για να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις, το Montana DNRC χρειαζόταν η λύση τεχνητής νοημοσύνης του να είναι:

• Αξιόπιστη: Για να υποστηρίξουν την ακριβή έρευνα, χρειάζονταν μια λύση τεχνητής νοημοσύνης που παράγει αποτελέσματα με παραπομπές — χωρίς τις παραισθήσεις που είναι κοινές σε άλλα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης.
• Προσιτή: Ο Chris ήθελε μια εμπειρία χρήστη (UX) που όλοι θα μπορούσαν να χρησιμοποιούν εύκολα. «Έπρεπε να αποδείξει την αξία της από την πρώτη στιγμή», λέει, ειδικά επειδή ήλπιζε να την εφαρμόσει πέρα από την ομάδα του.
• Οικονομική: Ως κυβερνητική υπηρεσία, το Montana DNRC χρειαζόταν η λύση να ταιριάζει απόλυτα στον περιορισμένο προϋπολογισμό του.

Στη συνέχεια, ο Chris δοκίμασε τη δωρεάν έκδοση του Perplexity για προσωπική χρήση και κατάλαβε ότι ήταν ο επιταχυντής ροής εργασίας που έψαχνε στη δουλειά. Όταν είδε ότι υπήρχε μια έκδοση Enterprise, ενθουσιάστηκε να τη μοιραστεί με την ομάδα του.

Η Λύση

Χρήση του Perplexity Enterprise Pro για τον εξορθολογισμό της εργασίας γνώσης σε πολλαπλές ομάδες

Η ενσωμάτωση της ομάδας πληροφορικής του Montana DNRC στο Perplexity Enterprise Pro ήταν «ένας τρόπος χαμηλού κόστος και χαμηλού ρίσκου για να δοκιμάσουν τα νερά της τεχνητής νοημοσύνης». Από εκεί και πέρα, η ομάδα είδε τρία σημαντικά οφέλη:

Όφελος #1: Χαμηλότερη ενέργεια ενεργοποίησης για αυυσξημένη εξοικονόμηση χρόνου

Το Perplexity Enterprise Pro εξαλείφει το άγχος του «συνδρόμου της λευκής σελίδας». Συνήθως, το ξεκίνημα είναι το πιο δύσκολο μέρος οποιασδήποτε εργασίας, αλλά το Perplexity δίνει ώθηση σε αυτό το βήμα παράγοντας γρήγορα περιγράμματα προτάσεων έργων και πρόχειρα προσχέδια βασικών εγγράφων. Η ομάδα του DNRC χρησιμοποιεί το Perplexity AI για:

• Σύνταξη αγγελιών εργασίας στη στιγμή: Η σύνταξη μιας περιγραφής θέσης εργασίας έχει υψηλό διακύβευμα επειδή οι κατάλληλοι υποψήφιοι θα αποχωρήσουν αμέσως κάνοντας κλικ αν δεν είναι αρκετά ελκυστική. Επομένως, η σύνταξη μιας αγγελίας συνηθιζόταν να παίρνει ώρες για να γίνει σωστά. Με το Perplexity Enterprise Pro, το DNRC διαθέτει πλέον ένα λειτουργικό πρώτο προσχέδιο σε λιγότερο από ένα λεπτό.
• Απόσταξη και περίληψη σύνθετων εγγράφων. Υπάρχει πολλή επιστημονική έρευνα και δεδομένα στον τομέα διαχείρισης φυσικών πόρων. Το Montana DNRC πρέπει να επεξεργάζεται και να συνθέτει μεγάλες ποσότητες δεδομένων γρήγορα. Η ικανότητα του Perplexity να συνοψίζει με ακρίβεια μακrά κείμενα θα μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για την εξέταση της έρευνας και τη μετατροπή αυτών των πληροφοριών σε πρακτικά συμπεράσματα.
• Επιτάχυνση της παραγωγής κώδικα: Η τροποποίηση υπαρχουσών εφαρμογών λογισμικού δεν είναι πάντα διαισθητική, αλλά το Perplexity βοηθά τους προγραμματιστές να γράφουν κώδικα πιο γρήγορα παράγοντας ένα πρώτο πέρασμα γι' αυτούς. Μπορούν επίσης να μαθαίνουν καθώς προχωρούν ρωτώντας το Perplexity τι κάνουν ορισμένα μπλοκ κώδικα.

Πέρα από αυτό, η τεχνητή νοημοσύνη συνεχίζει να εξοικονομεί χρόνο στο DNRC με τις προτεινόμενες επόμενες ερωτήσεις. Για τους νέους χρήστες, το μοντέλο μηχανικής μάθησης του Perplexity τους διδάσκει αποτελεσματικά πώς να αλληλεπιδρούν με την τεχνητή νοημοσύνη και διασφαλίζει ότι δεν χάνουν ποτέ χρόνο προσπαθώντας να καταλάβουν τι να πουν στη συνέχεια.

Όφελος #2: Πιο αποδοτικές ροές εργασίας

Με το Perplexity Enterprise Pro, το Montana DNRC έχει ένα βοηθητικό χέρι που αυτοματοποιεί την επίπονη δουλειά σε κάθε βήμα. Αντί να παλεύουν μόνοι τους με εις βάθος έρευνα ή να μαθαίνουν περίπλοκο κώδικα, έχουν έναν ισχυρό εικονικό βοηθό που χειρίζεται επαναλαμβανόμενες εργασίες χαμηλότερου επιπέδου.

Για παράδειγμα, το Montana DNRC απασχολεί μόνο μερικούς προγραμματιστές. Με τη βοήθεια του Perplexity, οποιοσδήποτε στην ομάδα πληροφορικής είναι ειδικός στα GIS ή μαθαίνει Python μπορεί να βοηθήσει στη συγγραφή κώδικα. Παρόλο που δεν είναι προγραμματιστές, μπορούν να πουν στο Perplexity ακριβώς τι θέλουν να κάνει το σενάριο και στη συνέχεια να το δοκιμάσουν για σφάλματα σε ένα ασφαλές περιβάλλον.

Αυτή η συστημική διόρθωση δεν είναι μόνο ιδιαίτερα κρίσιμη σε μια κυβερνητική υπηρεσία όπως το Montana DNRC, η οποία χρησιμοποιεί ποικιλία παλαιότερου λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων που ανατέθηκαν με σύμβαση πριν από δεκαετίες σε προμηθευτές που δεν υπάρχουν πλέον. Για παράδειγμα, η προσαρμογή έστω και ενός μυστηριώδους, εναπομείναντος μπλοκ κώδικα από εκείνη την εποχή συνήθιζε να απαιτεί εκτεταμένη έρευνα και προγραμματισμό, αλλά τώρα το Perplexity παρέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών των αποστολών κdδικα με λίγα μόνο κλικ.

Αυτή η συστημική διόρθωση δεν είναι μόνο ιδιαίτερα κρίσιμη σε μια κυβερνητική υπηρεσία όπως το Montana DNRC, η οποία χρησιμοποιεί ποικιλία παλαιότερου λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων που ανατέθηκαν με σύμβαση πριν από δεκαετίες σε προμηθευτές που δεν υπάρχουν πλέον. Για παράδειγμα, η προσαρμογή έστω και ενός μυστηριώδους, εναπομείναντος μπλοκ κώδικα από εκείνη την εποχή συνήθιζε να απαιτεί εκτεταμένη έρευνα και προγραμματισμό, αλλά τώρα το Perplexity παρέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών των παράλληλων εργασιών κώδικα με λίγα μόνο κλικ.

Όφελος #3: ΒελTιωμένος έλεγχος γεγονότων με παραπομπές

Το Montana DNRC χρησιμοποιεί επίσης το Perplexity Enterprise Pro για να ερευνά νέες προσεγγίσεις για τη βελτίωση διαδικασιών και πολιτικών. Επειδή η τεχνητή νοημοσύνη παράγει πληροφορίες μόνο με ακριβείς παραπομπές, το DNRC έχει την ησυχία του σχετικά με τον έλεγχο γεγονότων. Ακόμη καλύτερα, το Perplexity AI προτείνει σχετικές ερωτήσεις που ενθαρρύνουν την εις βάθος έρευνα.

Οποιοσδήποτε στην ομάδα του Montana DNRC μπορεί να ξεκινήσει εις βάθος έρευνα και εργασία γνώσης με το Perplexity ως οδηγό, βοηθώντας τη μικρή ομάδα του να υπερασπιστεί τις δυνατότητές της.

Το Αποτέλεσμα

Εξοικονόμηση 125+ ωρών κάθε εβδομάδα

Το Perplexity Enterprise Pro εξοικονομεί στους υπαλλήλους του Montana DNRC πάνω από 5 ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα εξορθολογίζοντας τις ροές εργασίας για «εργασία υψηλής επαφής και υψηλής τριβής» όπως η σύνταξη περιγραμμάτων προτάσεων έργων. Ο Chris λέει ότι αυτό αποφέρει τεράστια απόδοση επένδυσης (ROI) μόνο στην ομάδα του.

«Το Perplexity σε πάει από το τίποτα σε κάτι μέσα σε 35 δευτερόλεπτα», λέει. Αναμένει ότι αυτή η εξοικονόμηση χρόνου θα συνεχίσει να πολλαπλασιάζεται. «Όσο περισσότερες περιπτώσεις χρήσης βρίσκουμε, τόσo περισσότερο χρόνο εξοικονομούμε».

Και η δημοτικότητα του Perplexity εξαπλώνεται σε άλλες υπηρεσίες της πολιτειακής κυβέρνησης της Μοντάνα. Ο Chris λέει ότι η υιοθέτησή του είναι προφανής, λαμβάνοντας υπόψη τις λογικές χρεώσεις του Perplexity και την ικανότητά του να ελευθερώνει τόσες πολλές ώρες μισθωμένης εργασίας κάθε εβδομάδα. «Είναι το προσιτό σημείο εισόδου για κάθε έργο και το σκαλοπάτι προς τη νεότερη τεχνολογία που χρειαζόμασταν», λέει.