Πώς η Bessemer Venture Partners μεταμόρφωσε τις επενδυτικές, χρηματοοικονομικές, τις σχέσεις με επενδυτές και τις νομικές ροές εργασίας—εξοικονομώντας εκατοντάδες ώρες με το Perplexity Enterprise

Το Πρόβλημα

Μια εξελισσόμενη τεχνολογική στοίβα που επιβραδύνει τις ομάδες και καταναλώνει ώρες στη συλλογή πληροφοριών

Η Bessemer Venture Partners δραστηριοποιείται σε έναν κόσμο με γρήγορους ρυθμούς, διαχειριζόμενη εκατοντάδες εταιρείες χαρτοφυλακίου σε ένα δυναμικό επενδυτικό τοπίο. Ωστόσο, η τεχνολογική τους στοίβα —που συσσωρεύτηκε με την πάροδο των ετών— γινόταν όλο και πιο δύσκολο να αποδώσει γρήγορα χρήσιμα συμπεράσματα. Οι ομάδες έδωσαν διαρκώς αγώνα με τον χρόνο χρησιμοποιώντας πολύπλοκες ροές εργασίας Excel VBA, κατακερματισμένες διαδικασίες έρευνας και χειροκείνητη επεξεργασία εγγράφων.

«Η χειροκίνητη αναζήτηση δεδομένων εταιρειών, η προετοιμασία περιλήψεων, η παρακολούθηση 75-100 εταιρειών για συναντήσεις LP —ήταν μια τεράστια σπατάλη χρόνου», δήλωσε ο Augie Wilkinson, Διευθυντής Παρακολούθησης Χαρτοφυλακίου & Ανάλυσης της Bessemer. «Ακόμη και μικρές καθημερινές εργασίες, από τη σύνταξη email μέχρι τη διαχείριση δεδομένων υπολογιστικών φύλλων, αποσπούσαν την προσοχή μας».

Με εκατοντάδες εταιρείες χαρτοφυλακίου, διάφορες συνδρομές δεδομένων, εξάρτηση από παλαιού τύπου συνόψεις email (email digests) για την ανταλλαγή πληροφοριών και αναρίθμητες ώρες καταχώρισης δεδομένων σε πολλαπλά συστήματα αποθήκευσης, γινόταν όλο και πιο δύσκολο να συνδυαστούν τα συμπεράσματα από τα κατακερματισμένα σύνολα δεδομένων ώστε να λαμβάνονται σίγουρες επενδυτικές αποφάσεις πιο γρήγορα.

«Οι νομικές αναθεωρήσεις, για παράδειγμα, ήταν ιδιαίτερα αργές. Η εξέταση κάθε NDA μπορούσε να διαρκέσει μία έως δύο ώρες», θυμάται ο Augie. «Η σύνοψη μακροσκελών εγγράφων δεν ήταν πιο γρήγορη».

Η κατακερματισμένη τεχνολογική στοίβα, η ανεπαρκής πρόσβα力和 δεδομένα και οι χειροκίνητες διαδικασίες σπατατούσαν ώρες και εμπόδιζαν τις ομάδες να αποκτήσουν κρίσιμο πλαίσιο. Η Bessemer χρειαζόταν μια λύση για να απλοποιήσει τις ροές εργασίας, να συγκεντρώσει την πρόσβαția στα δεδομένα και να επιτρέψει ταχύτερη και πιο τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων.

Η Λύση

Μια ασφαλής, ενοποιημένη μηχανή απαντήσεων που ενδυναμώσε κάθε ομάδα στην Bessemer Venture Partners

Η Bessemer επέλεξε το Perplexity Enterprise για να μεταμορφώσει τις ερευνητικές, επενδυτικές και νομικές ροές εργασίας τους—χωρίς να θυσιάσει την ασφάλεια και χωρίς να εγκαταλείψει τα υπάρχοντα συστήματα αποθήκευσης αρχείων.

Οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας επιτρέπουν πλέον στις επενδυτικές ομάδες της Bessemer να:

• Αυτοματοποιούν παλαιού τύπου ανάλυση δεδομένων και Excel, παρακάμπτοντας ώρες χειροκίνητης αντιμετώπισης προβλημάτων μακροεντολών
• Συλλέγουν και συνθέτουν άμεσα πληροφορίες για πάνω από 400 εταιρείες χαρτοφυλακίου, αντικαθιστώντας τα απαρχαιωμένα συστήματα έρευνας και επιταχύνοντας την ανταλλαγή πληροφοριών σε ολόκληρη την ομάδα με απαντήσεις που παραπέμπουν πάντα στις κατάλληλες πηγές του ιστού και των εσωτερικών αρχείων
• Οι νομικές ομάδες συνοψίζουν γρήγορα συμβόλαια και εξάγουν βασικά συμπεράσματα—μειώνοντας τα χρονοδιαγράμματα αναθεώρησης από ώρες σε λεπτά—διατηρώντας παράλληλα αυστηρή συμμόρφωση.
• Εν τω μεταξύ, οι ομάδες επενδυτικών σχέσεων αξιοποιούν τη μηχανή απαντήσεων του Perplexity για τη γρηγορότερη σύνταξη περιεχομένου και παρουσιάσεων, υποστηρίζοντας τόσο τις επικοινωνίες LP όσο και τις εσωτερικές εκδηλώσεις.

«Η δυνατότητα λήψης αποτελεσμάτων με αναφορά πηγών σημαίνει ότι μπορούμε να προχωρήσουμε γρήγορα χωρίς να χάνουμε σε ακρίβεια. Τα μέλη της ομάδας συμφώνησαν», λέει η Anita Umarji, Partner, Head of Investor Relations.

Το Αποτέλεσμα

Εκσυγχρονισμένη έρευνα, επιταχυμένες λειτουργίες και πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για ταχύτερη λήψη αποφάσεων χωρίς συμβιβασμούς στην ακρίβεια

Με το Perplexity Enterprise, η Bessemer Venture Partners έχει μειώσει δραστικά τη χειροκίνητη προσπάθεια, ενίσχυσε την υιοθέτηση και ενδυνάμωσε κάθε μέλος του προσωπικού—πέρα από τις βασικές επενδυτικές τους ομάδες. Οι ομάδες τώρα:

• Μείωση 50% ή περισσότερο στην χειροκίνητη έρευνα, την επεξεργασία εγγράφων και τις επαναλαμβανόμενες εργασίες υπολογιστικών φύλλων
• Παρακolουθήστε αποτελεσματικά εκατοντάδες εταιρείες χαρτοφυλακίου για τις συναντήσεις LP και την αναφορά—με εμπιστοσύνη στα δεδομένα τους
• Σύνοψη συμβολαίων και νομικών εγγράφων σε λίγα λεπτά, απελευθερώνοντας τις νομικές ομάδες και τις ομάδες συμμόρφωσης να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη
• Ενεργοποίηση απρόσκοπτης συλλογής πληροφοριών με αναφορά πηγών για τις επενδυτικές, χρηματοοικονομικές και νομικές ομάδες—υποστηρίζοντας εξυπνότερες και ταχύτερες αποφάσεις

«Με βοηθά να συντάσσω τα περιγράμματα για παρουσιάσεις, ώστε να φτάνω σε ένα σταθερό πλαίσιο πολύ πιο γρήγορα», λέει η Anita. «Νιώθω σαν να κλέβω, αλλά μου δίνει ένα πλεονέκτημα και εξοικονομεί πολύ χρόνο».

Το πιο σημαντικό, η Bessemer ήθελε να εφαρμόσει μια λύση που θα μπορούσε να υποστηρίξει την ομάδα της διατηρώντας παράλληλα την ασφάλεια.

Ο Augie λέει ότι βρήκαν ακριβώς αυτό: «Το να έχουμε ένα κλειστό σύστημα που δεν εκπαιδεύεται στα δεδομένα μας ήταν κρίσιμο. Η μετάβαση σε ένα πρόγραμμα Perplexity Enterprise ήταν απαραίτητη για αυτό, ειδικά η εφαρμογή SSO και SCIM για ευκολότερη διαχείριση ασφάλειας. Παρέχει σιγουριά σε διαφορετικές ομάδες με ποικίλα επίπεδα εμπιστευτικότητας—το Perplexity είναι σε θέση να απομονώνει ευαίσθητα αρχεία που δεν είναι προσβάσιμα σε όλες τις ομάδες».