Wie das DNRC in Montana wöchentlich 125+ Stunden Arbeit mit Perplexity Enterprise einspart

Das Problem

Steigerung der Bandbreite einer schlanken Regierungsbehörde bei begrenztem Budget

Chris Powell, CIO beim Montana DNRC, leitet das 28-köpfige IT-Team, das die vielfältige Behörde an über 20 Standorten unterstützt. Sie entwickeln zudem maßgeschneiderte Softwareanwendungen und Automatisierungen, um tägliche Aufgaben zu optimieren.

Dies alles umzusetzen ist leichter gesagt als getan. Die größten Ressourcenbeschränkungen in der Regierung sind immer Zeit und Geld. Daher ist Chris der Meinung: „Alles, was Arbeit automatisiert, damit vorhandene Mitarbeiter schneller agieren und qualitativ hochwertigere Arbeit leisten können, verdient eine hohe Investition.“

Chris wusste, dass KI seinem Team helfen könnte, kritische Aufgaben wie die Datenanalyse zu automatisieren, aber der Weg zur Einführung neuer Lösungen in Regierungsbehörden stößt oft auf drei Hindernisse:

1. Bereitstellung korrekter Informationen

„Die Leute geraten manchmal in Schwierigkeiten, wenn sie die Ergebnisse einer KI als wahr akzeptieren, ohne eine Überprüfung durchzuführen“, sagt er. „Wir sind verpflichtet, zeitnahe und korrekte Informationen bereitzustellen, um das öffentliche Vertrauen in die Behörde zu wahren.“

2. Stärkung seines Teams, nicht Abbau von Stellen

Chris sagt auch, dass er KI nicht einsetzen wollte, um Teammitglieder zu ersetzen. Stattdessen wollte er jeden in seinem Team befähigen, das zu tun, wofür er einzigartig geeignet ist, und ablenkende Routineaufgaben weg zu automatisieren. Nehmen wir das Projektmanagementbüro des Montana DNRC: Die ideale Lösung für Chris würde umfangreiche interne Daten synthetisieren und innerhalb von Minuten – nicht Stunden oder Tagen – Kontext für die Projektaufnahme liefern.

3. Änderung bestehender Gewohnheiten und Workflows

Die Arbeit mit KI erfordert neue Arten des Denkens, erklärt Chris. KI-Tools können die Arbeit erleichtern, aber die Menschen müssen lernen, wie man das Modell anweist, und sie können den Antworten nicht automatisch vertrauen. Der größte Vorteil einer mühsamen Forschungsreise bestand darin, dass man ein größeres Verständnis für die Genauigkeit seiner Erkenntnisse hatte.

Dieses Vertrauen kostete jedoch Stunden an zeitraubender Recherche. KI könnte dieselben Antworten schneller liefern, aber das Team müsste einen weiteren Schritt in seine Prozesse aufnehmen, um die Ergebnisse zu verifizieren. Um diese Herausforderungen anzugehen, benötigte das Montana DNRC für seine KI-Lösung folgende Eigenschaften:

• Zuverlässig: Zur Unterstützung präziser Recherchen benötigten sie eine KI-Lösung, die zitierte Ergebnisse liefert – ohne die Halluzinationen, die bei anderen KI-Modellen üblich sind.
• Zugänglich: Chris wollte eine UX, die jeder problemlos nutzen konnte. „Sie musste sofort einen Mehrwert zeigen“, sagt er, besonders weil er hoffte, sie über sein Team hinaus implementieren zu können.
• Erschwinglich: Als Regierungsbehörde musste das Montana DNRC sicherstellen, dass die Lösung genau in sein schmales Budget passt.

Dann probierte Chris die kostenlose Version von Perplexity für den persönlichen Gebrauch aus und wusste, dass es der Workflow-Turbo war, den er bei der Arbeit gesucht hatte. Als er sah, dass es eine Enterprise-Version gab, war er begeistert, diese mit seinem Team zu teilen.

Die Lösung

Nutzung von Perplexity Enterprise Pro zur Optimierung der Wissensarbeit über mehrere Teams hinweg

Das Onboarding des Montana DNRC IT-Teams auf Perplexity Enterprise Pro war eine „kostengünstige, risikoarme Art, um die ersten Schritte mit KI zu wagen.“ Von dort aus sah das Team drei wesentliche Vorteile:

Vorteil Nr. 1: Geringere Aktivierungsenergie für höhere Zeitersparnis

Perplexity Enterprise Pro beseitigt den Stress des „Syndroms des leeren Blattes“. Normalerweise ist der Anfang der schwierigste Teil jeder Aufgabe, aber Perplexity beschleunigt diesen Schritt durch die schnelle Erstellung von Entwürfen für Projektvorschläge und ersten Fassungen wichtiger Dokumente. Das DNRC-Team nutzt Perplexity AI, um:

• Stellenausschreibungen im Handumdrehen schreiben: Das Schreiben einer Stellenbeschreibung ist mit hohen Einsätzen verbunden, da qualifizierte Bewerber sofort abspringen, wenn sie nicht überzeugend genug ist. Früher dauerte das Schreiben einer Ausschreibung daher Stunden, um sie perfekt zu machen. Mit Perplexity Enterprise Pro hat das DNRC nun in unter einer Minute einen brauchbaren ersten Entwurf.
• Komplexe Dokumente zusammenfassen und destillieren. Im Bereich der Bewirtschaftung natürlicher Ressourcen gibt es viele wissenschaftliche Forschungsarbeiten und Daten. Das Montana DNRC muss große Datenmengen schnell verarbeiten und synthetisieren . Die Fähigkeit von Perplexity, lange Texte präzise zusammenzufassen, wird die Zeit verkürzen, die für die Durchsicht von Forschungsergebnissen und die Umwandlung dieser Informationen in umsetzbare Erkenntnisse benötigt wird.
• Code-Generierung beschleunigen: Die Modifizierung bestehender Softwareanwendungen ist nicht immer intuitiv, aber Perplexity hilft Entwicklern, schneller zu programmieren, indem es für sie einen ersten Entwurf erstellt. Sie können auch während der Arbeit lernen, indem sie Perplexity fragen, was bestimmte Codeblöcke bewirken.

Darüber hinaus spart die KI dem DNRC weiterhin Zeit durch ihre vorgeschlagenen Folgefragen. Für neue Benutzer bringt das ML-Modell von Perplexity ihnen effektiv bei, wie sie mit der KI interagieren können, und stellt sicher, dass sie keine Zeit damit verschwenden, herauszufinden, was sie als Nächstes sagen sollen.

Vorteil Nr. 2: Effizientere Workflows

Mit Perplexity Enterprise Pro hat das Montana DNRC eine helfende Hand, die mühsame Routinearbeit bei jedem Schritt automatisiert. Anstatt sich durch tiefgreifende Recherchen zu kämpfen oder sich komplizierten Code selbst beizubringen, verfügen sie über einen leistungsstarken virtuellen Assistenten, der repetitive Aufgaben auf niedriger Ebene erledigt.

Zum Beispiel beschäftigt das Montana DNRC nur ein paar Entwickler. Mit der Hilfe von Perplexity kann jeder im IT-Team, der ein GIS-Experte ist oder Python lernt, beim Schreiben von Code mithelfen. Auch wenn sie keine Entwickler sind, können sie Perplexity genau sagen, was das Skript tun soll, und es dann in einer sicheren Umgebung auf Fehler testen.

Diese KI-Unterstützung erleichtert nicht nur die Arbeitsbelastung des IT-Teams erheblich, sondern reduziert auch die Wartezeiten für alle im Team. Chris sagt: „Plötzlich müssen unsere Leute, die nicht so erfahren im Schreiben von Code sind, nicht mehr in Warteschlangen stehen, bis ihr Skript geschrieben ist. Stattdessen können wir eine Code-Überprüfung durchführen und die Ausgabe testen. Meistens sind nur geringfügige Änderungen erforderlich und die Anwendung kann sofort für den Gebrauch freigegeben werden.“

Diese systemische Lösung ist besonders wichtig bei einer Regierungsbehörde wie dem Montana DNRC, das eine Vielzahl älterer Software verwendet, darunter einige, die vor Jahrzehnten mit Anbietern unter Vertrag genommen wurden, die heute nicht mehr existieren. Beispielsweise erforderte die Anpassung selbst eines geheimnisvollen, veralteten Codeblocks aus dieser Zeit früher umfangreiche Recherchen und Programmierung, aber jetzt liefert Perplexity die notwendigen Informationen, um diese Programmieraufgaben in nur wenigen Klicks abzuschließen.

Vorteil Nr. 3: Optimierte Faktenprüfung mit Zitaten

Das Montana DNRC nutzt Perplexity Enterprise Pro auch, um neue Ansätze zur Verbesserung von Prozessen und Richtlinien zu erforschen. Da die KI Informationen nur mit genauen Zitaten liefert, kann sich das DNRC bei der Faktenprüfung sicher fühlen. Noch besser: Perplexity AI schlägt verwandte Fragen vor, die zu einer vertieften Recherche anregen.

Jeder im Team des Montana DNRC kann sich mit Perplexity als Leitfaden an eine vertiefte Recherche und Wissensarbeit begeben und seinem schlanken Team helfen, über seine Verhältnisse hinaus zu agieren.

Das Ergebnis

Einsparung von über 125 Stunden jede einzelne Woche

Perplexity Enterprise Pro spart den Mitarbeitern des Montana DNRC wöchentlich über 5 Arbeitsstunden durch die Optimierung von Workflows für „hochgradig aufwändige, reibungsintensive Arbeit“ wie das Schreiben von Entwürfen für Projektvorschläge. Chris sagt, dies liefere allein in seinem Team einen massiven ROI.

„Perplexity bringt Sie innerhalb von 35 Sekunden vom Nichts zum Etwas“, sagt er. Er erwartet, dass sich diese Zeitersparnis weiter summiert. „Je mehr Anwendungsfälle wir finden, desto mehr Zeit sparen wir.“

Und die Beliebtheit von Perplexity verbreitet sich auf andere Behörden in der Regierung des Bundesstaates Montana. Chris sagt, die Einführung sei ein Kinderspiel, wenn man die vernünftigen Preise von Perplexity und die Fähigkeit berücksichtigt, jede Woche so viele Stunden an bezahlter Arbeit freizusetzen. „Es ist der zugängliche Einstiegspunkt für jedes Projekt und das Sprungbrett zu neuerer Technologie, das wir brauchten“, sagt er.