Jak Perplexity Computer zbavuje produktové týmy společnosti Rho schůzek, aby se mohly soustředit na kvalitu produktů

Problém

Jak udržet cross-funkční tým na stejné vlně

Bankovní platforma pro firmy Rho umožňuje společnostem spravovat finance a efektivně škálovat. Když ale vlastní podnikání společnosti Rho rostlo, objevily se určité potíže s růstem. Když cross-funkční tým pro vývoj produktů začal stavět nový fakturační modul, což byl složitý několikaměsíční projekt, zjistil, že má potíže s informovaným rozhodováním a udržováním všech zúčastněných v obraze.

Softwaroví inženýři Oktawian Jurkiewicz a Konrad Keska znali kořenový problém už předtím. Informace o projektu byly roztroušeny v celé řadě různých nástrojů včetně Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs a nahrávek schůzek. Aktualizace a změny zaznamenané v jednom nástroji se ne vždy promítly do ostatních. Nikdo neměl čas na únavnou práci spočívající v shromažďování a dokumentování všech nejnovějších rozhodnutí. „Potřebovali jsme transparentnost,“ říká Konrad Keska, softwarový inženýr projektu, „nejen pro lidi v týmu, ale také pro manažery a ostatní ve firmě.“

Tým také potřeboval pomoci netechnickým lidem porozumět technickému dopadu změn designu. „Když designérský tým provedl změny ve Figmě,“ říká Oktawian Jurkiewicz, další softwarový inženýr projektu, „potřebovali jsme způsob, jak okamžitě odhalit jakékoli technické překážky.“

Řešení

Zefektivnění a vylepšení komunikace ve skupině

Poté, co se dozvěděli, jak Computer propojuje nástroje, které Rho denně používá, a dokáže plnit úkoly na základě kontextu společnosti, rozhodli se ho vyzkoušet.

Oktawiana zaujala zejména schopnost Computeru pracovat na úkolech v cloudu asynchronně. „Ani nemusíte mít zapnutý počítač, aby pro vás něco udělal,“ říká. To znamená, že může pracovat mimo pracovní dobu, dokončit úkoly přes noc a doručit výsledky hned ráno následujícího dne.

Vytváření denního přehledu ve Slacku pomocí Computeru

Computer zefektivnil proces vývoje produktů ve společnosti Rho. Oktawian a Konrad vytvořili v Computeru probíhající pracovní postup navržený tak, aby udržoval tým v synchronizaci s nejnovějšími změnami v designu, inženýrství, produktovém managementu a zajišťování kvality (QA).

Computer každou noc pročte všechny zmínky o fakturačním produktu ve Slacku, Notion, Jira, Figma a Google Docs, aby identifikoval nesrovnalosti, změny, komentáře a aktualizace. Poté vytvoří denní přehled ve Slacku, který tým přirovnává k titulní straně novin a který je připraven, když se členové týmu následující den přihlásí. „Shromažďuje všechny změny, ke kterým došlo předchozí den, a také seznam navrhovaných chybějících úkolů,“ říká Konrad. „Takže pokud něco přehlédneme, Computer na to upozorní.“ Každý v týmu nyní prochází novinky ve Slacku ve svém vlastním čase a může si s kolegy povídat o dotazech nebo obavách ve stejném kanálu Slacku. Komunikace je centralizovaná namísto toho, aby byla roztříštěna do různých kanálů.

Posouzení technického dopadu změn designu

Computer také pomáhá upevnit zpětnou vazbu mezi inženýry a designéry. Kdykoliv designéři provedou změnu designu ve Figmě, Computer ji zachytí, změří pravděpodobný dopad z technické perspektivy a odešle zprávu do sdíleného kanálu Slacku. „Výrazně to zjednodušilo spolupráci s designérským týmem,“ říká Oktawian, „a pomohlo nám to vzájemně si porozumět, pochopit, co je technicky proveditelné a co vyžaduje velké úsilí technického týmu.“

Oktawian říká, že obzvláště užitečné je, jak Computer postupně buduje paměť k projektu a pomáhá týmu plnit úkoly. „Nedefinovali jsme to,“ říká. „Computer sám přišel na to, které datové body by měl z každého zdroje ukládat.“

Výsledek

Zlepšená efektivita a kvalita produktů

Denní přehled Computeru ve Slacku se stal jakýmsi automatizovaným projektovým manažerem pro tým vývoje produktů. Zkrátili dobu schůzek o 90 %, čímž snížili týdenní synchronizace z 2,5 hodiny na pouhých 15 minut, aniž by ztratili přehled. Konrad a Oktawian odhadují, že s průměrem pěti lidí na hovoru každý den ušetřil Computer během 12týdenního projektu 120 hodin. „To jsou další tři týdny času, které můžeme investovat do jiných věcí,“ říká Oktawian. Tým uvádí, že mohou věnovat více času tomu, aby byl nový produkt ještě silnější.

Zrušení každodenní schůzky také poskytlo týmu více času na soustředěnou práci a zlepšilo transparentnost projektu pro každého tím, že nejnovější stav je přehlednější a přístupnější.

Computer navíc pomohl zajistit kvalitu produktu tím, že odhalil některé problémy v dokumentech s požadavky na produkt. „Bez automatizace Computeru, která upozorňuje na nesrovnalosti, bychom možná museli něco později vyškrtnout nebo opravit výslednou chybu,“ říká Konrad.

Computer fungoval pro Rho tak dobře, že společnost plánuje nechat ho skenovat a hlásit ještě více aplikací. „Rádi bychom rozšířili záběr Computeru tak, aby zahrnoval ještě více našich nástrojů, jako jsou nástroje pro sledování problémů a další monitorovací systémy, jako jsou Log Rocket, Sentry a Incident.io,“ říká Konrad.

Tipy pro zlepšení pracovních postupů vývoje produktů

Tip 1 – Nejprve propojte své hlavní nástroje Začněte se svými třemi nejdůležitějšími nástroji, jako je Figma pro design, Notion pro požadavky a Jira pro úkoly. Požádejte Computer, aby je všechny sledoval kvůli nesrovnalostem a změnám. Jakmile začne Computer pracovat pro vás, můžete doladit své dotazy a přidat do jeho rozsahu další nástroje.

Tip 2 – Odesílejte denní souhrn do Slacku Nastavte Computer tak, aby do sdíleného kanálu Slacku zveřejňoval denní souhrn, který zachycuje vše, co se v aplikacích vašeho projektu změnilo předchozí den: komentáře, změny designu, aktualizace úkolů atd. Pravidelná aktualizace může omezit schůzky a poskytnout všem asynchronní transparentnost, aniž by opustili Slack.

Tip 3 – Pro cross-funkční práci používejte hodnocení dopadu Požádejte Computer, aby ohodnotil technické důsledky rozhodnutí o designu předtím, než budou dokončena. Může to pomoci inženýrům mít přehled o změnách a odhalit problémy včas, a pomoci designérům pochopit technickou složitost toho, co se může zdát jako jednoduchý požadavek.