Com el DNRC de Montana estalvia més de 125 hores de treball retribuït per setmana amb Perplexity Enterprise

El problema

Ampliar el marge operatiu d'una agència governamental amb un pressupost ajustat

Chris Powell, director d'informàtica (CIO) al Montana DNRC, dirigeix l'equip de 28 persones de TI que dona suport a aquesta agència diversa amb més de 20 oficines territorials. També desenvolupen aplicacions de programari personalitzades i automatitzacions per optimitzar les tasques quotidianes.

aconseguir tot això és més fàcil de dir que de fer. Les limitacions de recursos més grans al govern són sempre el temps i els diners. Així doncs, segons l'opinió de Chris, “qualsevol cosa que automatitzi la feina perquè els empleats actuals puguin moure's més ràpidament i produir un treball de millor qualitat mereix una gran inversió”.

En Chris sabia que la IA podia ajudar el seu equip a automatitzar tasques crítiques com l'anàlisi de dades, però el camí per introduir noves solucions a les agències governamentals sovint s'enfronta a tres obstacles:

1. Proporcionar informació precisa

“De vegades la gent es pot trobar amb problemes si pren el resultat d'una IA com a vertader sense fer cap verificació”, diu. “Tenim l'obligació de proporcionar informació oportuna i precisa per mantenir la confiança del públic en l'agència”.

2. Donar poder al seu equip, no eliminar llocs de treball

En Chris també afirma que no volia utilitzar la IA per substituir els membres de l'equip. En canvi, el seu objectiu era capacitar tothom del seu equip perquè fes allò per a la qual cosa estan preparats de manera única i automatitzar la feina rutinària que distreu. Prenguem com a exemple l'oficina de gestió de projectes del Montana DNRC: la solució ideal d'en Chris sintetitzaria grans dades internes i proporcionaria context per a la recepció de projectes en minuts, no en hores ni dies.

3. Canviar els hàbits i fluxos de treball existents

Treballar amb IA requereix noves maneres de pensar, explica en Chris. Les eines d'IA poden facilitar la feina, però la gent ha d'aprendre a indicar ordres (prompt) al model, i no poden confiar automàticament en les seves respostes. El major benefici d'un procés de recerca ardu era que s'obtenia una major comprensió de la precisió de les troballes.

Tanmateix, aquesta confiança costava hores de recerca esgotadora. La IA podria obtenir aquestes mateixes respostes més ràpidament, però l'equip hauria d'afegir un altre pas als seus processos per verificar les troballes. Per abordar aquests reptes, el Montana DNRC necessitava que la seva solució d'IA fos:

• Fiable: Per donar suport a una investigació precisa, necessitaven una solució d'IA que produïsca resultats amb referències, sense les al·lucinacions habituals en altres models d'IA.
• Accessible: En Chris volia una experiència d'usuari (UX) que tothom pogués utilitzar fàcilment. “Calia demostrar el valor des del primer moment”, afirma, especialment perquè esperava implementar-la més enllà del seu equip.
• Assequible: Com a agència governamental, el Montana DNRC necessitava que la solució s'ajustés perfectament al seu pressupost reduït.

Llavors, en Chris va provar la versió gratuïta de Perplexity per a ús personal i va saber que era el catalitzador de flux de treball que havia estat buscant a la feina. Quan va veure que hi havia una versió Enterprise, es va mostrar entusiasmat de compartir-la amb el seu equip.

La solució

Utilitzar Perplexity Enterprise Pro per optimitzar el treball de coneixement en diversos equips

Incorporar l'equip de TI del Montana DNRC a Perplexity Enterprise Pro va ser una “manera de baix cost i baix risc perquè s'endinsessin en el món de la IA”. A partir d'aquí, l'equip va veure tres avantatges principals:

Avantatge núm. 1: Menor energia d'activació per a un major estalvi de temps

Perplexity Enterprise Pro elimina l'estrès de la “síndrome de la pàgina en blanc”. Normalment, començar és la part més difícil de qualsevol tasca, però Perplexity accelera aquest pas generant ràpidament esborranys de propostes de projectes i esborranys preliminars de documents clau. L'equip de DNRC utilitza Perplexity AI per a:

• Escriure ofertes de feina en un instant: Escriure una descripció de lloc de treball té molta importància perquè els candidats qualificats abandonaran la pàgina immediatament si no resulta prou atractiva. Per tant, redactar una sola oferta solia trigar hores a fer-se bé. Amb Perplexity Enterprise Pro, el DNRC ara té un primer esborrany viable en menys d'un minut.
• destil·lar i resumir documents complexos. Hi ha molta recerca científica i dades en l'àmbit de la gestió de recursos naturals. El Montana DNRC necessita processar i sintetitzar grans quantitats de dades ràpidament. La capacitat de Perplexity per resumir amb precisió textos llargs reduirà el temps necessari per revisar la investigació i convertir aquesta informació en idees pràctiques.
• Accelerar la generació de codi: Modificar aplicacions de programari existents no sempre és intuïtiu, però Perplexity ajuda els desenvolupadors a programar més ràpidament generant-los una primera passada. També poden aprendre sobre la marxa preguntant a Perplexity què fan determinats blocs de codi.

Més enllà d'això, la IA continua estalviant temps al DNRC amb les seves preguntes de seguiment suggerides. Per als usuaris nous, el model d'aprenentatge automàtic (ML) de Perplexity els ensenya de manera eficaç a interactuar amb la IA i s'assegura que no perdin mai el temps intentant esbrinar què dir a continuació.

Avantatge núm. 2: Fluxos de treball més eficients

Amb Perplexity Enterprise Pro, el Montana DNRC té una ajuda que automatitza la feina feixuga en cada pas. En lloc d'haver de fer front a investigacions en profunditat o aprendre codis complexos pel seu compte, disposen d'un potent assistent virtual que s'encarrega de les tasques repetitives i de nivell inferior.

Per exemple, el Montana DNRC només contracta uns quants desenvolupadors. Amb l'ajuda de Perplexity, qualsevol persona de l'equip de TI que sigui expert en SIG o estigui aprenent Python pot col·laborar a escriure codi. Tot i que no són desenvolupadors, poden dir a Perplexity exactament què volen que faci el script i, a continuació, provar errors en un entorn segur.

Aquest impuls de la IA no només alleugereix significativament la càrrega de treball de l'equip de TI, sinó que també redueix els temps d'espera per a tothom de l'equip. En Chris diu: “De sobte, les nostres persones que no tenen tanta experiència en l'escriptura de codi ja no s'esperen a les cues perquè s'escrigui el seu script. En lloc d'això, podem fer una revisió del codi i provar el resultat. La majoria de les vegades, només calen retocs menors i l'aplicació es pot llançar per utilitzar-la immediatament”.

Aquesta solució sistèmica és especialment crítica en una agència governamental com el Montana DNRC, que utilitza una varietat de programari antic, incloent-algunes eines contractades fa dècades amb proveïdors que ja no existeixen. Per exemple, ajustar fins i tot un sol bloc de codi misteriós i restant d' aquella època solia requerir una investigació i una programació exhaustives, però ara Perplexity proporciona la informació necessària per completar aquestes missions secundàries de codificació amb només uns quants clics.

Avantatge núm. 3: Verificació de fets simplificada amb citacions

El Montana DNRC també utilitza Perplexity Enterprise Pro per investigar enfocaments nous per millorar processos i polítiques. Com que la IA només produeix informació amb citacions precises, el DNRC té la tranquil·litat de verificar els fets. Encara millor, Perplexity AI suggereix preguntes relacionades que fomenten una investigació més profunda.

Qualsevol membre de l'equip del Montana DNRC pot embarcar-se en una investigació profunda i un treball de coneixement amb Perplexity com a guia, ajudant el seu equip reduït a rendir per sobre de les seves expectatives.

El resultat

Estalvi de més de 125 hores cada setmana

Perplexity Enterprise Pro estalvia als empleats del Montana DNRC més de 5 hores de feina cada setmana en optimitzar els fluxos de treball per a “treballs d'alt contacte i alta fricció”, com ara la redacció d'esborranys de propostes de projectes. En Chris diu que això ofereix un retorn de la inversió (ROI) massiu només al seu equip.

“Perplexity et porta del no-res a alguna cosa en 35 segons”, afirma. Espera que aquest estalvi de temps continuï acumulant-se. “Com més casos d'ús trobem, més temps estalviem”.

I la popularitat de Perplexity s'estén a altres agències del govern de l'estat de Montana. En Chris diu que l'adopció és evident, tenint en compte les tarifes raonables de Perplexity i la capacitat d'alliberar tantes hores de treball retribuït cada setmana. “És el punt d'entrada accessible per a cada projecte i el trampolí cap a la tecnologia més nova que necessitàvem”, afirma.