Как DNRC в Монтана пести над 125 часа платена работа на седмица с Perplexity Enterprise

Проблемът

Повишаване на капацитета на правителствена агенция с ограничен бюджет

Крис Пауъл, главен информационен директор (CIO) в Департамента за природни ресурси и опазване на водите на Монтана (Montana DNRC), ръководи 28-членния IT екип, който поддържа тази разнообразна агенция с над 20 офис локации в страната. Те също така разработват персонализирани софтуерни приложения и автоматизации за опростяване на ежедневните задачи.

Да се реализира всичко това е по-лесно на думи, отколкото на дела. Най-големите ресурсни ограничения в държавния сектор винаги са времето и парите. Затова, по мнението на Крис, „Всичко, което автоматизира работата, така че съществуващите служители да могат да работят по-бързо и с по-високо качество, заслужава сериозна инвестиция“.

Крис знаеше, че изкуственият интелект може да помогне на неговия екип да автоматизира критични задачи като анализ на данни, но пътят към въвеждането на нови решения в държавните агенции често се сблъсква с три препятствия:

1. Осигуряване на точна информация

„Понякога хората си намират белята, ако приемат изхода на изкуствения интелект за чиста монета, без да го проверят“, казва той. „Ние сме длъжни да предоставяме навременна и точна информация, за да поддържаме общественото доверие в агенцията“.

2. Овластяване на екипа му, а не премахване на позиции

Крис също така казва, че не е искал да използва изкуствен интелект за замяна на членовете на екипа. Вместо това той се е целел да даде възможност на всеки в своя екип да прави това, за което е уникално пригоден, и да автоматизира разсейващата рутинна работа. Вземете например офиса за управление на проекти към Montana DNRC: идеалното решение за Крис би синтезирало големи вътрешни данни и би предоставило контекст за приемане на проекти за минути, а не за часове или дни.

3. Промяна на съществуващите навици и работни процеси

Работата с изкуствен интелект изисква нови начини на мислене, обяснява Крис. Инструментите с изкуствен интелект могат да улеснят работата, но хората трябва да се научат как да задават подсказки (промптове) на модела и не могат автоматично да се доверяват на неговите отговори. Най-голямото предимство на едно тежко проучване беше, че придобивахте по-добро разбиране за точността на своите открития.

Въпреки това тази увереност струваше часове изтощителни проучвания. Изкуственият интелект можеше да даде същите тези отговори по-бързо, но екипът щеше да трябва да добави още една стъпка към своите процеси, за да провери констатациите. За да се справи с тези предизвикателства, Montana DNRC се нуждаеше от решение с изкуствен интелект, което да бъде:

• Надеждно: За да поддържат точни проучвания, те се нуждаеха от решение с изкуствен интелект, което да предоставя резултати с цитирания – без халюцинациите, които са чести при други модели с изкуствен интелект.
• Достъпно: Крис искаше потребителски интерфейс (UX), който всеки да може да използва лесно. „То трябваше да демонстрира стойност веднага от самото начало“, казва той, особено след като се надяваше да го внедри извън своя екип.
• Финансово достъпно: Като държавна агенция, Montana DNRC се нуждаеше решението да се вписва перфектно в нейния ограничен бюджет.

След това Крис изпробва безплатната версия на Perplexity за лична употреба и разбра, че това е ускорителят на работния процес, който е търсил за работата си. Когато видя, че има Enterprise версия, той се развълнува да я сподели с екипа си.

Решението

Използване на Perplexity Enterprise Pro за опростяване на познавателната работа в множество екипи

Интегрирането на IT екипа на Montana DNRC в Perplexity Enterprise Pro беше „евтин начин с нисък риск да си потопят пръстите във водата на изкуствения интелект“. Оттам нататък екипът отчете три основни ползи:

Полза №1: По-ниска начална бариера за постигане на по-големи спестявания на време

Perplexity Enterprise Pro елиминира стреса от „синдрома на белия лист“. Обикновено стартирането е най-трудната част от всяка задача, но Perplexity дава начален тласък на тази стъпка, като бързо генерира очертания на проектни предложения и груби чернови на ключови документи. Екипът на DNRC използва Perplexity AI, за да:

• Пише обяви за работа за секунди: Писането на описание на длъжност е от изключително значение, защото квалифицираните кандидати незабавно ще затворят страницата, ако то не е достатъчно завладяващо. Затова написването на една обява преди отнемаше часове, за да се получи както трябва. С Perplexity Enterprise Pro DNRC вече има готова първа чернова за под минута.
• Дестилира и обобщава сложни документи. В областта на управлението на природните ресурси има много научни изследвания и данни. Montana DNRC се нуждае от бърза обработка и синтез на големи количества данни. Способността на Perplexity точно да обобщава дълги текстове ще намали времето, необходимо за преглед на проучвания и преобразуване на тази информация в практически насоки.
• Ускорява генерирането на код: Модифицирането на съществуващи софтуерни приложения не винаги е интуитивно, но Perplexity помага на софтуерните инженери да кодират по-бързо, като генерира първоначален вариант вместо тях. Те могат също така да се учат в движение, като питат Perplexity какво правят определени блокове код.

Освен това изкуственият интелект продължава да спестява време на DNRC със своите предложения за последващи въпроси. За новите потребители машиннообученият модел на Perplexity ефективно ги учи как да взаимодействат с изкуствения интелект и гарантира, че те никога не си губят времето в опити да разберат какво да кажат след това.

Полза №2: По-ефективни работни процеси

С Perplexity Enterprise Pro Montana DNRC разполага с помощник, който автоматизира изтощителната рутинна работа на всяка стъпка. Вместо да се мъчат с задълбочени проучвания или да се самообучават на сложен код, те имат мощен виртуален асистент, който се справя с повтарящите се задачи на по-ниско ниво.

Например в Montana DNRC работят само няколко софтуерни инженери. С помощта на Perplexity всеки в IT екипа, който е експерт по ГИС (GIS) или изучава Python, може да допринесе за писането на код. Въпреки че не са софтуерни инженери, те могат да кажат точно на Perplexity какво искат да направи скриптът и след това да го тестват за грешки в безопасна среда.

Този системен подход не само значително облекчава натовареността на IT екипа, но и намалява времето за чакане за всички в екипа. Крис казва: „Внезапно хората ни, които не са толкова опитни в писането на код, не чакат на опашки, за да им бъде написан скриптът. Вместо това можем да направим преглед на кода и да тестваме резултата. През повечето време може да са необходими само малки редакции и приложението може да бъде пуснато за използване незабавно“.

Това системно решение е особено критично в държавна агенция като Montana DNRC, която използва разнообразен по-стар софтуер, включително някои системи, договорени преди десетилетия с доставчици, които вече не съществуват. Например коригирането дори на един единствен мистериозъм, остатъчен блок код от онази епоха преди изискваше обширни проучвания и програмиране, но сега Perplexity предоставя информацията, необходима за завършването на тези задачи по кодиране само с няколко кликвания.

Полза №3: Опростена проверка на факти с цитирания

Montana DNRC също така използва Perplexity Enterprise Pro за проучване на нови подходи за подобряване на процеси и политики. Тъй като изкуственият интелект произвежда информация само с точни цитирания, DNRC разполага със спокойствие при проверката на факти. Още по-хубавото е, че Perplexity AI предлага свързани въпроси, които насърчават задълбочено проучване.

Всеки в екипа на Montana DNRC може да се впусне в задълбочено проучване и познавателна работа с Perplexity като водач, помагайки на техния малък екип да надскочи възможностите си.

Резултатът

Спестяване на над 125 часа всяка една седмица

Perplexity Enterprise Pro спестява на служителите на Montana DNRC над 5 часа работа всяка седмица чрез опростяване на работните процеси за „интензивна и трудна работа“, като например писането на очертания на проектни предложения. Крис казва, че това осигурява мащабна възвръщаемост на инвестициите (ROI) само в неговия екип.

„Perplexity ви отвежда от нищото до нещо в рамките на 35 секунди“, казва той. Той очаква тези спестявания на време да продължат да се трупат. „Колкото повече сценарии на употреба откриваме, толкова повече време пестим“.

И популярността на Perplexity се разпространява към други агенции в държавното управление на Монтана. Крис казва, че приемането е очевиден избор, като се имат предвид разумните цени на Perplexity и способността да освобождава толкова много часове платена работа всяка седмица. „Това е достъпната входна точка за всеки проект и трамплинът към по-нови технологии, от който се нуждаехме“, казва той.