كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في شركة صغيرة

تستعرض هذه المقالة كيف يمكن لأصحاب الشركات الصغيرة تحقيق أقصى استفادة من الذكاء الاصطناعي دون إهدار الوقت. وهي تتضمن أوامر جاهزة للاستخدام، بالإضافة إلى أطر عمل سريعة لإعداد مشروع تجريبي للذكاء الاصطناعي، وحساب المشاريع التي تستحق الأتمتة، وتحديد متى يتم استخدام الذكاء الاصطناعي أو توظيف شخص ما.

المجالات التي يمكن للشركات الصغيرة استخدام الذكاء الاصطناعي فيها

تتناول الأقسام أدناه الوظائف الأكثر استهلاكاً للوقت في الشركات الصغيرة. يوضح كل قسم ما يساعد فيه الذكاء الاصطناعي حقاً، ويوفر نموذج استعلام، ويحدد المجالات التي لا تزال تتطلب تدخلاً بشرياً.

دعم العملاء

تمتلئ صناديق بريد الدعم بطلبات متكررة وحساسة للوقت، مما يجعل هذا أحد أسهل المجالات للبدء بها.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• صياغة ردود على الأسئلة الروتينية
• تلخيص تاريخ العميل
• تصنيف الطلبات الواردة وتوجيهها
• البحث في قاعدة المعارف عن المعلومات ذات الصلة
• تحديد الرسائل التي تتطلب انتباهًا بشريًا عاجلاً

جرب هذا الاستعلام:

راجع رسائل بريد دعم العملاء والأسئلة الشائعة المرفقة. قم بتجميع الاستفسارات في مواضيع متكررة، وحدد الأسئلة التي لا تجيب عليها الأسئلة الشائعة، وقم بإنشاء جدول بيانات يحتوي على اسم العميل والمشكلة ومستوى الإلحاح والإجراء التالي الموصى به. قم بصياغة خيارات الرد على الأسئلة الروتينية، ولكن لا ترسل أي شيء أو تتخذ قرارات استرداد الأموال. قم بالإبلاغ عن الش شكاوى واستثناءات السياسات والتهديدات القانونية للمراجعة البشرية.

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• حل النزاعات
• اتخاذ قرارات استرداد الأموال أو التعويض بدون تفويض
• الرد على الشكاوى الحساسة عاطفياً بدون مراجعة
• استبدال مسار واضح للوصول إلى ممثل بشري

التسويق

عادة ما يكون التسويق هو الوجهة الأولى للشركات الصغيرة عند استخدام الذكاء الاصطناعي. ومع ذلك، فهو يتجاوز بكثير مجرد إنشاء نصوص البريد الإلكتروني.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• كتابة المسودة الأولى لصفحة ويب أو صفحة هبوط استناداً إلى وصف بسيط للنشاط التجاري
• تحديد الصفحات التي يحتاجها موقع الويب، مثل صفحة منفصلة لكل خدمة أو منتج أو موقع
• اكتشاف الثغرات في موقع الويب: تفاصيل مفقودة، أو صفحات قديمة، أو مواضيع يسأل عنها العملاء ولا يتم تغطيتها في أي مكان
• تحويل أسئلة العملاء الشائعة إلى قائمة بمقالات المدونة أو الصفحات التي تستحق الكتابة، مرتبة حسب الأولوية بناءً على ما يهم النشاط التجاري أكثر
• إعداد تقرير حول أداء موقع الويب، مثل الصفحات التي تجذب زيارات ومدى سهولة عثور المستخدمين على النشاط التجاري في نتائج البحث

جرب هذا الاستعلام:

"راجع معلومات هذا النشاط التجاري وموقع الويب الحالي وقائمة الخدمات. ابحث في أهم أسئلة العملاء والصفحات المنافسة لـ '[الموضوع أو الخدمة].' أنشئ هيكلاً موصى به للموقع يتضمن عناوين الصفحات، والهدف المستهدف، والمواضيع الأساسية والداعمة، وعبارات الحث على اتخاذ إجراء، واقتراحات الروابط الداخلية. ثم قم بصياغة الصفحة الرئيسية وصفحة خدمة واحدة باستخدام إرشادات العلامة التجارية المعتمدة. حدد كل ادعاء يحتاج إلى تأكيد، ولا تقم بنشر التغييرات."

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• بناء صوت مميز للعلامة التجارية من الصفر
• استبدال أبحاث العملاء أو التموضع الاستراتيجي
• النشر بدون التحقق من الحقائق والمراجعة التحريرية
• إنتاج كميات كبيرة من المحتوى العام لمجرد جذب زيارات البحث

الجدولة والإدارة

تستهلك التقويمات وصناديق البريد وملاحظات الاجتماعات ساعات عمل لا تظهر في أي فاتورة، مما يجعل مهام الإدارة حالة استخدام قوية للذكاء الاصطناعي.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تلخيص الاجتماعات واستخراج بنود الإجراءات
• صياغة رسائل المتابعة الإلكترونية
• تنظيم المستندات والنماذج
• تحديد تعارضات التقويم وفجوات الجدولة
• تصنيف الطلبات الواردة
• ربط استفسارات العملاء بالمهام الداخلية

جرب هذا الاستعلام:

"راجع تقويم هذا الأسبوع وملاحظات المشروع وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة. أنشئ قائمة ذات أولوية بالالتزامات، والإجراءات المتأخرة، وتعارضات الجدولة، والأسئلة التي لم يتم الرد عليها. قم بإعداد تقرير عمليات أسبوعي من صفحة واحدة مع روابط لمستندات المصدر ذات الصلة. قم بصياغة رسائل متابعة للعناصر الثلاثة الأكثر إلحاحاً، ولكن لا ترسلها."

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• اتخاذ قرارات الأولوية بدون سياق تجاري
• التزام النشاط التجاري بمواعيد نهائية أو أسعار بدون موافقة
• التعامل مع معلومات الموظفين أو العملاء الحساسة في أداة غير ملائمة
• معاملة سجل الاجتماع الملخص على أنه كامل أو دقيق

المالية وإمساك الدفاتر

مهام إمساك الدفاتر متكررة وقائمة على القواعد، وهذا هو بالضبط نوع العمل الذي يتعامل معه الذكاء الاصطناعي بشكل جيد، مع قيام المحاسب بمراجعة النتائج.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تصنيف المعاملات للمراجعة
• تحديد الإنفاق المفرط
• الإبلاغ عن الإنفاق غير العادي أو الإدخالات المكررة
• تلخيص أنماط التدفق النقدي
• استخراج البيانات من الإيصالات والفواتير
• مقارنة المبيعات أو النفقات عبر الفترات المختلفة
• إعداد الأسئلة لمحاسب أو مستشار مالي

جرب هذا الاستعلام:

"تحلل ملف تصدير المعاملات المرفق للأشهر الستة الماضية. حدد التغييرات غير العادية، والمعاملات المكررة المحتملة، والفئات المفقودة، والنفقات التي تتطلب مراجعة المحاسب. أنشئ جدول بيانات يحتوي على العناصر المحددة وملخّصاً موجزاً للأنماط الرئيسية. لا تقدم توصيات ضريبية، أو تعيد تصنيف المعاملات تلقائياً، أو ترسل التقرير إلى جهات خارجية."

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• تقديم الإقرارات الضريبية
• اتخاذ القرارات المحاسبية النهائية
• تحديد ما إذا كان النشاط التجاري قادراً على تحمل تكلفة نفقة كبيرة
• تقديم مشورة قانونية أو ضريبية أو مالية بدون مراجعة مؤهلة

المبيعات

يمكن أن تبرد العملاء المحتملين بسرعة، والذكاء الاصطناعي بارع في التقاط أولئك الذين لا يملك المالك المشغول وقتاً لملاحقتهم.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• رصد العملاء المحتملين الذين لم تقم بمتابعتهم منذ فترة
• تلخيص مكالمة مبيعات حتى لا تضطر إلى إعادة الاستماع إليها
• صياغة رسالة متابعة مخصصة لكل عميل محتمل، بدلاً من رسالة عامة
• تحديد الأسباب التي يستمر العملاء المتوقعون في تقديمها لعدم الشراء، بحيث يمكنك معالجتها مباشرة
• الإبلاغ عن الصفقات التي توقفت وتحتاج إلى دفعة
• تحويل ملاحظاتك إلى مسودة أولية لعرض أسعار

جرب هذا الاستعلام:

"راجع ملاحظات المبيعات المرفقة وحدد الفرص التي لم يتم متابعتها خلال الـ 14 يوماً الماضية. ابحث عن كل شركة باستخدام المصادر العامة الحالية وأنشئ نبذة عن الحساب تتضمن أولوياته التجارية، والتطورات ذات الصلة، ونقاط الألم المحتملة، وروابط الأدلة. قم بصياغة رسالة متابعة مخصصة لكل فرصة باستخدام معلومات مؤكدة فقط. لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني أو تطلق ادعاءات حول الميزانية أو السلطة أو نية الشراء."

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• التفاوض على الأسعار أو شروط العقد بدون تفويض
• قطع وعود بشأن التسليم أو قدرات المنتجات
• إغلاق الصفقات المعقدة بشكل مستقل
• استبدال بناء العلاقات في مبيعات الاستشارات

التوظيف والتأهيل

تتبع أعمال وأوراق التوظيف ومواد التأهيل غالباً قوالب جاهزة، مما يترك مجالا للذكاء الاصطناعي لصياغة المسودة الأولى.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• صياغة الوظائف الشتوية
• إنشاء قوالب أسئلة المقابلات
• تحويل السياسات الحالية إلى مسودات أولية لمواد التأهيل
• تلخيص محتوى التدريب
• بناء قوائم مهام خاصة بالدور الوظيفي

جرب هذا الاستعلام:

"باستخدام ملف تعريف الدور المعتمد، ودليل الشركة، وقائمة مهام التأهيل، أنشئ خطة تأهيل للأسبوع الأول لمنسق عمليات جديد. قم بصياغة نظرة عامة على الدور، وجداول التدريب، وقائمة المهام، وإحاطة المدير. حدد أي معلومات متضاربة أو قديمة في مستندات المصدر. لا تقم بفرز المتقدمين، أو ترتيب المرشحين، أو تقديم توصيات بالتوظيف."

لا تستخدم الذكاء الاصطناعي في:

• فرز المرشحين بدون إشراف بشري
• اتخاذ قرارات التوظيف
• استنباط الخصائص المحمية أو السمات الشخصية
• استبدال فحص المراجع أو التقييم المنظم

ما هي أدوات الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة التي تحتاج إليها؟

تختلف أسماء أدوات الذكاء الاصطناعي باختلاف وظائفها: فبعضها مساعدات عامة الأغراض، والبعض الآخر مدمج في برامج تستخدمها بالفعل، وهناك فئة متنامية تنفذ مهام متعددة الخطوات بمفردها. يوضح الجدول أدناه النوع المناسب لكل وظيفة، وما يجب التحقق منه قبل الالتزام بأداة ما.

كيف تبدأ في استخدام الذكاء الاصطناعي في شركتك الصغيرة

السؤال الأول ليس أداة الذكاء الاصطناعي التي يجب شراؤها، بل هو سير العمل الذي يُنشئ اختناقاً قابلاً للقياس للنشاط التجاري. بناءً على هذه المعلومات، قم بإعداد مشروع تجريبي صغير النطاق:

1. تحديد الاختناق

حدد الأماكن التي يُهدر فيها الوقت فعلياً، مثل صندوق بريد يستغرق ساعة لتفريغه كل صباح، أو الفواتير التي تظل دون معالجة لمدة أسبوع، أو المتابعات التي تفلت من بين الكراكيب.

2. اختر سير عمل واحداً

من تلك القائمة، اختر المهمة الأكثر اتساقاً والأقل خطورة للبدء بها، وليس بالضرورة تلك التي تستهلك أكبر قدر من الوقت. المهمة المتكررة والمعرفة جيداً أسهل في الاختبار من تلك التي تحتاج إلى تقدير في كل مرة.

3. حدد خط الأساس

سجل المدة التي تستغرقها المهمة حالياً، وتكلفتها، ومعدل حدوث أخطاء فيها، بحيث يكون لديك أساس للمقارنة مع إصدار الذكاء الاصطناعي.

4. تحقق من البيانات

تأكد من أن المعلومات التي ستستخدمها الأداة دقيقة ومحدثة، وأنها تمتلك حق الوصول فقط إلى ما تحتاجه فعلياً، وليس إلى صندوق البريد بأكمله، أو محرك الأقراص، أو قاعدة بيانات العملاء بشكل افتراضي.

5. حدد أداة تتناسب مع التقنيات الحالية

فضل الأدوات التي تتصل مباشرة بالتقويم، أو صندوق البريد، أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو برامج المحاسبة قيد الاستخدام بالفعل، بدلاً من تلك التي تتطلب تصدير واستيراد البيانات يدوياً.

6. عيّن مراجعاً

قرر من سيقوم بمراجعة المخرجات قبل إرسالها، ومن سيتعامل مع الحالات التي تخطئ فيها الأداة.

7. قم بإجراء اختبار محدود

اختر مجموعة صغيرة من المستخدمين، وفترة زمنية محددة، ومقياساً واضحاً للنجاح قبل تعميم الأمر على باقي أفراد الفريق.

8. القياس والتعديل

قارن النتائج بخط الأساس، ثم احتفظ بـ سير العمل، أو قم بتعديله، أو ألغه بناءً على ما تُظهره البيانات بالفعل.

متى يجب عليك استخدام الذكاء الاصطناعي في شركتك الصغيرة؟

يستحق الذكاء الاصطناعي التجربة في المهام التي يكون فيها التحقق من عمل الذكاء الاصطناعي أقل استهلاكاً للوقت من تنفيذ المهمة يدوياً. تشير عدة علامات إلى ملاءمته:

• تحدث المهمة عدة مرات في الأسبوع
• العملية متسقة بشكل معقول
• يمكن مراجعة المخرجات بسرعة
• الأخطاء العرضية قابلة للتدارك
• يمكن للنشاط التجاري قياس التحسن
• تتلاءم الأداة مع الأنظمة الحالية ولا تتطلب إعداداً مفرطاً

تعتبر المهمة غير مناسبة للأتمتة في الحالات التالية:

• تُنفذ بشكل غير متكرر
• تتطلب حكماً دقيقاً أو ذكاءً عاطفياً
• يتسبب الخطأ في أضرار قانونية أو مالية أو تتعلق بالسمعة
• العمل موجه للجمهور ويصعب تصحيحه
• لا تزال العملية تتغير بسرعة
• البيانات غير كاملة أو غير موثوقة

تحليل العائد على الاستثمار (ROI) لاستخدام الذكاء الاصطناعي

تبدأ تكلفة العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي الفردية ببضع عشرات من الدولارات شهرياً. ولكن، عند حساب التكلفة والعائد لأتمتة مهمة ما، ضع في اعتبارك أن التكلفة الرئيسية قد تكون وقت الإعداد، والتكامل، والتدريب، والمراجعة، والتصحيح.

إليك طريقة بسيطة لإجراء الحسابات: احسب فترة الاسترداد، أو المدة التي يستغرقها الوقت المُوفَّر حتى يفوق الوقت المنفق في الإعداد.

• قدر التكلفة الأسبوعية لتنفيذ المهمة يدوياً: المدة التي تستغرقها حالة واحدة، مضروبة في عدد مرات حدوثها في الأسبوع، مضروبة في قيمة وقت ذلك الشخص في الساعة.
• قدر التوفير الأسبوعي من الذكاء الاصطناعي: التكلفة اليدوية، مطروحاً منها تكلفة مراجعة مخرجات الذكاء الاصطناعي في كل مرة، مضروبة في معدل حدوثها.
• اقسم تكلفة الإعداد والتكامل لمرة واحدة على هذا التوفير الأسبوعي. هذه هي المدة تقريباً التي تستغرقها لتحقيق نقطة التعادل.

إليك مثال، بافتراض أن الشخص الذي يقوم بالمهمة عادةً يُتقاضى 30 دولاراً في الساعة:

مهمة تستغرق 20 دقيقة وتحدث مرتين أسبوعياً تكلف حوالي 20 دولاراً أسبوعياً إذا تمت يدوياً. إذا كانت مراجعة مخرجات الذكاء الاصطناعي لا تزال تستغرق 10 دقائق في كل مرة، فإن ذلك يوفر حوالي 10 دولارات أسبوعياً فقط.

ساعتان من الإعداد (بقيمة 60 دولاراً بهذا المعدل) ستستغرقان ستة أسابيع للوصول إلى نقطة التعادل، وهو وقت طويل جداً لمشروع تجريبي أول.

مهمة تستغرق ساعة وتحدث يومياً تكلف حوالي 150 دولاراً أسبوعياً إذا تمت يدوياً. إذا كانت مراجعة مخرجات الذكاء الاصطناعي تستغرق 15 دقيقة في كل مرة، فإن ذلك يوفر ما يقرب من 120 دولاراً أسبوعياً. بضع ساعات من الإعداد تثمر عن تكلفة استردادها في أقل من أسبوع.

متى يجب عليك التوظيف بدلاً من الأتمتة؟

قم بالتوظيف عندما يتطلب العمل حكماً مستمراً، أو بناء علاقات، أو مساءلة، أو زيادة في السعة. استخدم الذكاء الاصطناعي أولاً عندما تكون المهمة محددة جيداً، ومتكررة، وليست بالحجم الذي يبرر دوراً مخصصاً بعد.

التوظيف والذكاء الاصطناعي ليس بالضرورة بديلين لبعضهما البعض. يمكن للموظف الجديد الذي يستخدم الذكاء الاصطناعي التعامل مع عمل أكبر، وتوثيق العمليات، وتحسين الخدمة بشكل أسرع من الموظف الذي يعمل بدونه. السؤال ليس دائماً "هل يجب أن نوظف أم نستخدم الذكاء الاصطناعي؟" بل قد يكون "ما الذي يجب أن يتولاه الشخص، وما هي أجزاء ذلك الدور التي يمكن للذكاء الاصطناعي دعمها؟"

ضع هذا موضع التطبيق

اختر المهمة التي تكلف أكبر قدر من الوقت وتتبع عملية قابلة للتكرار، واحسب تكلفة الاسترداد، وقم بتجربتها مع وجود مراجع في مكانه قبل أن تلامس عميلاً أو دولاباً واحداً.

تمنح Perplexity Computer فريقاً صغيرناً قدرة أكبر دون زيادة عدد الموظفين. فهي تتصل بأكثر من 400 أداة تعمل عليها الشركات الصغيرة بالفعل، بما في ذلك QuickBooks و Mailchimp و Shopify و Stripe. ومن هناك، تقوم بسحب البيانات ذات الصلة، وإجراء التحليل، وصياغة المخرجات، مع الإبلاغ عن أي شيء يحتاج إلى توقيع قبل إرساله.

جرب Perplexity Computer لشركتك الصغيرة.

الأسئلة الشائعة

هل يستحق الذكاء الاصطناعي العناء للشركات الصغيرة؟ يعتمد ذلك على المهمة. يستحق الذكاء الاصطناعي التجربة عندما تتكرر المهمة بشكل متكرر، وتتبع عملية واضحة، وتستغرق مراجعتها وقتاً أقل من تنفيذها يدوياً. وهو أقل ملاءمة للأعمال النادرة، أو التي تتطلب حكماً عالياً، أو ذات المخاطر العالية.

ما هي أفضل أداة ذكاء اصطناعي للشركات الصغيرة؟ لا توجد أداة واحدة تعتبر الأفضل. الأداة المناسبة تعتمد على سير العمل: ذكاء مساعد الدعم لصناديق بريد الدعم، ومساعدو مساحات العمل للجدولة والبريد الإلكتروني، وبرامج المحاسبة ذات ميزات الذكاء الاصطناعي لإمساك الدفاتر، والمنصات الوكيلية للرعاية والمهام التي تمتد عبر عدة أدوات في نفس الوقت.

ما هي تكلفة الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة؟ تبدأ العديد من الأدوات ببضع عشرات من الدولارات شهرياً، لكن التكلفة الكاملة تشمل الإعداد والتكامل والتدريب والمراجعة. لا يضمن سعر الاشتراك المنخفض عائداً إيجابياً إذا كانت الأداة تحتاج إلى تصحيح مكثف.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي استبدال الموظفين في شركة صغيرة؟ يُعد الذكاء الاصطناعي أكثر ملاءمة لدعم الدور بدلاً من استبداله، لا سيما في المجالات التي يكون فيها الحكم أو المساءلة أو بناء العلاقات أمراً مهمة. غالباً ما يستطيع الموظف الجديد الذي يستخدم الذكاء الاصطناعي التعامل مع حجم عمل أكبر من الشخص وحده أو الأداة وحدها.

متى يجب على الشركة الصغيرة تجنب أتمتة مهمة ما؟ تجنب الأتمتة عندما تكون المهمة نادرة، وتتطلب حكماً دقيقاً، ويكون الخطأ فيها مكلفاً، وتكون موجهة للجمهور ويصعب تصحيحها، أو تعتمد على بيانات غير كاملة أو غير موثوقة.