Cách DNRC của Montana tiết kiệm hơn 125 giờ làm việc được trả lương mỗi tuần với Perplexity Enterprise

Vấn đề

Nâng cao năng lực của một cơ quan chính phủ tinh gọn với ngân sách hạn hẹp

Chris Powell, Giám đốc Thông tin (CIO) tại Montana DNRC, lãnh đạo đội ngũ CNTT gồm 28 người hỗ trợ cơ quan đa dạng với hơn 20 văn phòng hiện trường. Họ cũng xây dựng các ứng dụng phần mềm tùy chỉnh và hệ thống tự động hóa để đơn giản hóa các công việc hàng ngày.

Biến tất cả những điều này thành hiện thực nói thì dễ hơn làm. Những ràng buộc lớn nhất về nguồn lực trong chính phủ luôn là thời gian và tiền bạc. Vì vậy, theo quan điểm của Chris, "Bất cứ điều gì tự động hóa công việc để nhân viên hiện tại có thể hành động nhanh hơn và tạo ra công việc chất lượng tốt hơn đều xứng đáng được đầu tư mạnh mẽ."

Chris biết AI có thể giúp đội ngũ của mình tự động hóa các tác vụ quan trọng như phân tích dữ liệu, nhưng con đường giới thiệu các giải pháp mới cho các cơ quan chính phủ thường gặp phải ba trở ngại:

1. Cung cấp thông tin chính xác

"Mọi người đôi khi gặp rắc rối nếu họ coi đầu ra của AI là sự thật mà không thực hiện bất kỳ xác minh nào," ông nói. "Chúng tôi có nghĩa vụ cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để duy trì niềm tin của công chúng đối với cơ quan."

2. Trao quyền cho đội ngũ của mình, không loại bỏ các vị trí

Chris cũng cho biết ông không muốn sử dụng AI để thay thế các thành viên trong đội ngũ. Thay vào đó, ông hướng đến việc trao quyền cho mọi người trong đội ngũ của mình để làm những gì họ phù hợp nhất và tự động hóa những công việc bận rộn gây xao nhãng. Lấy văn phòng quản lý dự án Montana DNRC làm ví dụ: giải pháp lý tưởng của Chris sẽ tổng hợp dữ liệu nội bộ lớn và cung cấp bối cảnh cho việc tiếp nhận dự án trong vài phút — chứ không phải hàng giờ hay hàng ngày.

3. Thay đổi thói quen và quy trình làm việc hiện có

Làm việc với AI đòi hỏi những cách suy nghĩ mới, Chris giải thích. Các công cụ AI có thể giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, nhưng mọi người phải học cách đưa ra câu lệnh cho mô hình và họ không thể tự động tin tưởng câu trả lời của nó. Lợi ích lớn nhất của một hành trình nghiên cứu gian khổ là bạn có sự hiểu biết sâu sắc hơn về độ chính xác của các phát hiện của mình.

Tuy nhiên, sự tự tin đó đánh đổi bằng hàng giờ nghiên cứu gian khổ. AI có thể đưa ra những câu trả lời đó nhanh hơn, nhưng đội ngũ sẽ cần phải thêm một bước nữa vào quy trình của họ để xác minh các kết quả. Để giải quyết những thách thức này, Montana DNRC cần giải pháp AI của mình phải:

• Đáng tin cậy: Để hỗ trợ nghiên cứu chính xác, họ cần một giải pháp AI tạo ra các kết quả có trích dẫn — mà không bịa đặt thông tin (hallucinations) như các mô hình AI khác.
• Dễ tiếp cận: Chris muốn có một giao diện người dùng (UX) mà mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng. "Nó cần phải chứng minh được giá trị ngay từ đầu," ông nói, đặc biệt vì ông hy vọng sẽ triển khai nó vượt ra ngoài đội ngũ của mình.
• Phải chăng: Là một cơ quan chính phủ, Montana DNRC cần giải pháp này phù hợp hoàn toàn với ngân sách hạn hẹp của mình.

Sau đó, Chris đã dùng thử phiên bản miễn phí của Perplexity cho mục đích cá nhân và biết rằng đó chính là công cụ siêu tăng tốc quy trình làm việc mà ông đã tìm kiếm bấy lâu trong công việc. Khi thấy có phiên bản Enterprise, ông rất hào hứng chia sẻ nó với đội ngũ của mình.

Giải pháp

Sử dụng Perplexity Enterprise Pro để đơn giản hóa công việc tri thức trên nhiều đội ngũ

Đưa đội ngũ CNTT Montana DNRC tiếp cận Perplexity Enterprise Pro là một "cách chi phí thấp, rủi ro thấp để họ làm quen với công nghệ AI." Từ đó, đội ngũ đã thấy ba lợi ích lớn:

Lợi ích số 1: Giảm năng lượng kích hoạt để tiết kiệm thời gian nhiều hơn

Perplexity Enterprise Pro loại bỏ sự căng thẳng của "hội chứng trang giấy trắng." Thông thường, bắt đầu là phần khó khăn nhất của bất kỳ nhiệm vụ nào, nhưng Perplexity khởi động bước đó bằng cách nhanh chóng tạo ra các dàn ý đề xuất dự án và bản nháp thô của các tài liệu quan trọng. Đội ngũ DNRC sử dụng Perplexity AI để:

• Viết thông báo tuyển dụng trong nháy mắt: Viết mô tả công việc có mức độ quan trọng cao vì các ứng viên đủ điều kiện sẽ lập tức rời đi nếu nó chưa đủ sức thuyết phục. Vì vậy, việc viết một thông báo tuyển dụng từng mất hàng giờ để hoàn thiện. Với Perplexity Enterprise Pro, DNRC giờ đây có một bản nháp khả dụng trong vòng chưa đầy một phút.
• Chắt lọc và tóm tắt các tài liệu phức tạp. Có rất nhiều nghiên cứu khoa học và dữ liệu trong lĩnh vực quản lý tài nguyên thiên nhiên. Montana DNRC cần xử lý và tổng hợp lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng. Khả năng tóm tắt chính xác các văn bản dài của Perplexity sẽ giảm thời gian cần thiết để xem xét nghiên cứu và chuyển đổi thông tin đó thành những thông tin chi tiết có thể hành động.
• Tăng tốc độ tạo mã: Việc sửa đổi các ứng dụng phần mềm hiện có không phải lúc nào cũng trực quan, nhưng Perplexity giúp các nhà phát triển lập trình nhanh hơn bằng cách tạo ra một bản nháp đầu tiên cho họ. Họ cũng có thể học hỏi trong quá trình làm việc bằng cách hỏi Perplexity các khối mã cụ thể làm gì.

Ngoài ra, AI tiếp tục giúp DNRC tiết kiệm thời gian bằng các câu hỏi tiếp theo được đề xuất. Đối với người dùng mới, mô hình học máy (ML) của Perplexity dạy họ cách tương tác với AI một cách hiệu quả và đảm bảo họ không bao giờ lãng phí thời gian để tìm hiểu xem nên nói gì tiếp theo.

Lợi ích số 2: Quy trình làm việc hiệu quả hơn

Với Perplexity Enterprise Pro, Montana DNRC có một trợ thủ tự động hóa các công việc bận rộn và tẻ nhạt ở mọi bước. Thay vì phải chật vật tự nghiên cứu sâu hoặc tự học mã phức tạp, họ có một trợ lý ảo mạnh mẽ xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại ở cấp độ thấp hơn.

Ví dụ, Montana DNRC chỉ tuyển dụng một vài nhà phát triển. Với sự giúp đỡ của Perplexity, bất kỳ ai trong đội ngũ CNTT là chuyên gia GIS hoặc đang học Python đều có thể góp sức viết mã. Mặc dù họ không phải là nhà phát triển, họ có thể nói chính xác với Perplexity những gì họ muốn tập lệnh làm và sau đó kiểm tra lỗi trong một môi trường an toàn.

Giải pháp AI này không chỉ làm giảm đáng kể khối lượng công việc của đội ngũ CNTT mà còn giảm thời gian chờ đợi cho mọi người trong đội ngũ. Chris cho biết: "Đột nhiên, những người không có nhiều kinh nghiệm viết mã của chúng tôi không phải xếp hàng chờ tập lệnh của họ được viết nữa. Thay vào đó, chúng tôi có thể đánh giá mã và kiểm tra kết quả đầu ra. Phần lớn thời gian, chỉ cần chỉnh sửa nhỏ là có thể sử dụng được, và ứng dụng có thể được phát hành để sử dụng ngay lập tức."

Giải pháp mang tính hệ thống này đặc biệt quan trọng tại một cơ quan chính phủ như Montana DNRC, nơi sử dụng nhiều phần mềm cũ, bao gồm cả một số phần mềm đã được ký hợp đồng từ nhiều thập kỷ trước với các nhà供应商 không còn tồn tại nữa. Ví dụ, việc điều chỉnh ngay cả một khối mã bí ẩn, sót lại từ thời kỳ đó từng đòi hỏi nghiên cứu và lập trình rộng rãi, nhưng giờ đây Perplexity cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ phụ lập trình này chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Lợi ích số 3: Đơn giản hóa việc kiểm tra sự thật bằng các trích dẫn

Montana DNRC cũng sử dụng Perplexity Enterprise Pro để nghiên cứu các phương pháp tiếp cận mới nhằm cải thiện quy trình và chính sách. Bởi vì AI chỉ cung cấp thông tin kèm theo các trích dẫn chính xác, DNRC hoàn toàn yên tâm về việc kiểm tra sự thật. Tuyệt vời hơn nữa, Perplexity AI đề xuất các câu hỏi liên quan khuyến khích nghiên cứu chuyên sâu hơn.

Bất kỳ ai trong đội ngũ Montana DNRC đều có thể bắt đầu nghiên cứu chuyên sâu và công việc tri thức với Perplexity làm hướng dẫn, giúp đội ngũ tinh gọn của họ vượt qua giới hạn của chính mình.

Kết quả

Tiết kiệm hơn 125 giờ mỗi tuần

Perplexity Enterprise Pro giúp nhân viên Montana DNRC tiết kiệm hơn 5 giờ làm việc mỗi tuần bằng cách đơn giản hóa quy trình làm việc cho các "công việc đòi hỏi tương tác cao, ma sát cao" như viết dàn ý đề xuất dự án. Chris cho biết điều này mang lại ROI khổng lồ chỉ riêng cho đội ngũ của ông.

"Perplexity đưa bạn từ con số không đến một kết quả nào đó trong vòng 35 giây," ông nói. Ông kỳ vọng mức tiết kiệm thời gian đó sẽ tiếp tục nhân lên. "Càng tìm ra nhiều trường hợp sử dụng, chúng ta càng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn."

Và mức độ phổ biến của Perplexity đang lan sang các cơ quan khác trong Chính quyền Bang Montana. Chris cho biết việc áp dụng là điều hiển nhiên, xét đến mức giá hợp lý của Perplexity và khả năng giải phóng rất nhiều giờ làm việc có lương mỗi tuần. "Đó là điểm khởi đầu dễ tiếp cận cho mọi dự án và là bước đệm cho công nghệ mới hơn mà chúng tôi cần," ông nói.