Як DNRC штату Монтана заощаджує 125+ годин оплачуваної праці на тиждень за допомогою Perplexity Enterprise

Проблема

Як розширити можливості невеликої державної установи в рамках обмеженого бюджету

Кріс Пауелл (Chris Powell), директор з інформаційних технологій (CIO) у Департаменті природних ресурсів і збереження земель штату Монтана (Montana DNRC), очолює команду з 28 ІТ-фахівців, яка підтримує діяльність різнопрофільної установи з більш ніж 20 польовими офісами. Вони також створюють власні програмні додатки та засоби автоматизації для оптимізації повсякденних завдань.

Зробити це втіленням у життя легше на словах, ніж на ділі. Найбільшими обмеженнями ресурсів у державних установах завжди є час і гроші. Тому, на думку Кріса, «будь-що, що автоматизує роботу, дозволяючи наявним співробітникам рухатися швидше та виконувати роботу якісніше, заслуговує на значні інвестиції».

Кріс знав, що штучний інтелект може допомогти його команді автоматизувати важливі завдання, такі як аналіз даних, але на шляху впровадження нових рішень у державних установах зазвичай виникають три перешкоди:

1. Надання точної інформації

«Іноді люди потрапляють у халепу, якщо приймають вихідні дані штучного інтелек Kу за чисту монету без будь-якої перевірки, — каже він. — Ми зобов'язані надавати своєчасну та точну інформацію, щоб підтримувати довіру громадськості до установи».

2. Розширення можливостей команди, а не скорочення посад

Кріс також зазначає, що він не хотів використовувати штучний інтелект для заміни членів команди. Натомість він прагнув надати кожному у своїй команді можливість займатися тим, для чого вони найкраще підходять, і автоматизувати відволікаючу рутинну роботу. Візьміть, наприклад, офіс управління проєктами Montana DNRC: ідеальне рішення Кріса синтезувало б великі внутрішні дані та надавало контекст для прийому проєктів за лічені хвилини — а не години чи дні.

3. Зміна існуючих звичок і робочих процесів

Робота зі штучним інтелектом вимагає нових способів міркування, пояснює Кріс. Інструменти штучного інтелекту можуть полегшити роботу, але люди повинні навчитися складати підказки (промпти) для моделі, і вони не можуть автоматично довіряти її відповідям. Найбільшою перевагою виснажливого дослідницького шляху було те, що ви мали краще розуміння точності своїх висновків.

Однак ця впевненість коштувала годин виснажливих досліджень. Штучний інтелект міг би отримати ті самі відповіді швидше, але команді довелося б додати ще один крок до своїх процесів для перевірки висновків. Щоб вирішити ці проблеми, Montana DNRC потребувала того, щоб її рішення на основі штучного інтелекту було:

• Надійним: Для підтримки точних досліджень їм знадобилося рішення зі штучним інтелектом, яке видає результати з посиланнями — без галюцинацій, притаманних іншим моделям зі штучним інтелектом.
• Доступним: Кріс хотів мати інтерфейс користувача (UX), яким міг би легко користуватися кожен. «Він повинен був продемонструвати цінність з перших же хвилин», — каже він, особливо тому, що він сподівався впровадити його за межами своєї команди.
• Бюджетним: Будучи державною установою, Montana DNRC потребувала того, щоб рішення гармонійно вписувалося в її скромний бюджет.

Потім Кріс випробував безкоштовну версію Perplexity для особистого користування і зрозумів, що це саме той прискорювач робочих процесів, який він шукав для роботи. Коли він побачив, що існує версія Enterprise, він був радий поділитися нею зі своєю командою.

Рішення

Використання Perplexity Enterprise Pro для оптимізації інтелектуальної праці в кількох командах

Підключення ІТ-команди Montana DNRC до Perplexity Enterprise Pro стало «недорогим і безпечним способом зануритися у світ штучного інтелекту». Після цього команда виділила три основні переваги:

Перевага №1: Нижчий поріг входження для економії часу

Perplexity Enterprise Pro усуває стрес від «синдрому чистого аркуша». Зазвичай початок роботи є найскладнішою частиною будь-якого завдання, але Perplexity прискорює цей крок, швидко генеруючи плани проєктних пропозицій та чорнові варіанти ключових документів. Команда DNRC використовує Perplexity AI для того, щоб:

• Млискавично створювати списки вакансій: Написання опису вакансії має велике значення, оскільки кваліфіковані кандидати одразу ж закриють сторінку, якщо він недостатньо привабливий. Тому раніше на створення однієї вакансії йшли години. Завдяки Perplexity Enterprise Pro DNRC тепер отримує готовий до роботи чорновий варіант менш ніж за хвилину.
• Аналізувати та підсумовувати складні документи. У сфері управління природними ресурсами є багато наукових досліджень і даних. Montana DNRC повинна швидко опрацьовувати та синтезувати великі обсяги даних. Здатність Perplexity точно узагальнювати довгі тексти скоротить час, необхідний для огляду досліджень та перетворення цієї інформації на практичні висновки.
• Прискорити генерацію коду: Модифікація існуючих програмних додатків не завжди є інтуїтивно зрозумілою, але Perplexity допомагає розробникам писати код швидше, створюючи для них первинний варіант. Вони також можуть навчатися в процесі роботи, запитуючи Perplexity про те, що роблять певні блоки коду.

Крім того, штучний інтелект продовжує економити час DNRC завдяки запропонованим додатковим питанням. Для нових користувачів модель машинного навчання Perplexity ефективно навчає їх взаємодії зі штучним інтелектом і гарантує, що вони ніколи не витрачатимуть час на роздуми про те, що сказати далі.

Перевага №2: Більш ефективні робочі процеси

З Perplexity Enterprise Pro в Montana DNRC є помічник, який автоматизує важку рутинну роботу на кожному кроці. Замість того, щоб самостійно долати поглиблені дослідження або самостійно вивчати складний код, вони мають потужного віртуального помічника, який виконує повторювані завдання нижчого рівня.

Наприклад, у Montana DNRC працює лише кілька розробників. За допомогою Perplexity будь-хто з ІТ-команди, хто є експертом з ГІС (GIS) або вивчає Python, може долучитися до написання коду. Навіть не будучи розробниками, вони можуть точно сказати Perplexity, що саме має робити скрипт, а потім перевірити його на наявність помилок у безпечному середовищі.

Це не лише значно знижує навантаження на ІТ-команду, але й скорочує час очікування для всіх членів команди. Кріс каже: «Раптом наші люди, які мають менше досвіду в написанні коду, не стоять у чергах на написання своїх скриптів. Натомість ми можемо провести перевірку коду та протестувати результат. Здебільшого можуть знадобитися лише незначні правки, і додаток можна одразу ж випускати у використання».

Це системне вирішення є особливо важливим у державній установі на кшталт Montana DNRC, яка використовує різноманітне застаріле програмне забезпечення, зокрема й те, що було законтрактовано десятиліттями тому з постачальниками, які вже не існують. Наприклад, коригування навіть одного загадкового залишкового блоку коду тієї епохи раніше вимагало масштабних досліджень і програмування, але тепер Perplexity надає інформацію, необхідну для виконання цих побічних завдань з кодування всього за кілька кліків.

Перевага №3: Спрощена перевірка фактів за допомогою посилань

Montana DNRC також використовує Perplexity Enterprise Pro для дослідження нових підходів до вдосконалення процесів і політик. Оскільки штучний інтелект видає інформацію лише з точними посиланнями, DNRC може бути спокійна за перевірку фактів. Більше того, Perplexity AI пропонує пов'язані запитання, які заохочують до глибших досліджень.

Будь-хто в команді Montana DNRC може розпочати глибоке дослідження та інтелектуальну роботу з Perplexity як путівником, допомагаючи своїй невеликій команді перевершувати власні можливості.

Результат

Економія понад 125 годин щотижня

Perplexity Enterprise Pro економить працівникам Montana DNRC понад 5 годин роботи щотижня завдяки оптимізації робочих процесів для «складної та трудомісткої роботи», наприклад, написання планів проєктних пропозицій. Кріс каже, що це забезпечує величезну окупність інвестицій (ROI) лише для його команди.

«Perplexity переводить вас від нуля до готового результату за 35 секунд», — каже він. Він очікує, що ця економія часу продовжуватиме зростати. «Чільше варіантів використання ми знаходимо, то більше часу економимо».

А популярність Perplexity поширюється на інші установи державного управління штату Монтана. Кріс каже, що впровадження є очевидним кроком, враховуючи помірні тарифи Perplexity та здатність звільнити стільки годин оплачуваної роботи щотижня. «Це доступна точка входу для кожного проєкту та сходинка до новіших технологій, яка нам була потрібна», — каже він.