Як використовувати штучний інтелект у малому бізнесі
Практичний посібник з використання штучного інтелекту в малому бізнесі: готові підказки, пілотний фреймворк, розрахунок рентабельності та дилема найму чи ШІ.
У цій статті пояснюється, як власники малого бізнесу можуть отримати максимальну користь від штучного інтелекту без марнування часу. Вона містить готові до використання підказки, а також швидкі робочі фреймворки для налаштування пілотного проєкту зі штучним інтелектом, розрахунку того, які проєкти варто автоматизувати, і прийняття рішення про те, коли використовувати штучний інтелект або найняти фахівця.
Для чого малий бізнес може використовувати штучний інтелект
У наведених нижче розділах розглядаються найбільш трудомісткі функції малого бізнесу. Кожна з них зазначає, з чим насправді допомагає штучний інтелект, приклад запиту та ситуації, де людині все ще потрібно втрутитися.
Підтримка клієнтів
Скриньки вхідних повідомлень служби підтримки заповнені повторюваними запитами, що залежать від часу, що робить цю сферу однією з найпростіших для початку.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Складати проєкти відповідей на рутинні запитання
- Узагальнювати історію взаємодії з клієнтами
- Класифікувати та спрямовувати вхідні запити
- Шукати релевантну інформацію в базі знань
- Визначати повідомлення, які потребують термінової уваги людини
Спробуйте цей запит:
Перегляньте електронні листи служби підтримки та додані поширені запитання (FAQ). Згрупуйте запити за темами, що повторюються, виявіть запитання, на які немає відповіді в поширених запитаннях, і створіть електронну таблицю з ім'ям клієнта, проблемою, терміновістю та рекомендованою наступною дією. Складіть проєкти варіантів відповідей на рутинні запитання, але нічого не надсилайте та не приймайте рішення щодо повернення коштів. Позначте скарги, винятки з політик і юридичні погрози для перевірки людиною.
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Вирішувати суперечки
- Приймати рішення про повернення коштів або компенсацію без дозволу
- Відповідати на емоційно чутливі скарги без попередньої перевірки
- Замінювати чіткий шлях зв'язку з представником-людиною
Маркетинг
Маркетинг зазвичай є першою сферою, до якої малий бізнес звертається за допомогою штучного інтелекту. Проте він охоплює набагато більше, ніж просто створення текстів для електронних листів.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Написати чорновий варіант сторінки вебсайту або цільової сторінки на основі простого опису бізнесу
- Спланувати, які сторінки потрібні вебсайту, наприклад окрему сторінку для кожної послуги, продукту чи місця розташування
- Виявити прогалини на вебсайті: відсутні деталі, застарілі сторінки або теми, про які запитують клієнти, але які ніде не висвітлені
- Перетворити поширені запитання клієнтів на список публікацій у блозі або сторінок, які варто написати, з пріоритезацією за тим, що є найважливішим для бізнесу
- Скласти звіт про роботу вебсайту, наприклад які сторінки отримують трафік і наскільки легко люди можуть знайти бізнес через пошук
Спробуйте цей запит:
"Перегляньте цю інформацію про бізнес, наявний вебсайт і список послуг. Дослідіть найважливіші запитання клієнтів і конкуруючі сторінки для '[тема або послуга]'. Створіть рекомендовану структуру сайту із заголовками сторінок, цільовим наміром, основними та супутніми темами, закликами до дії та пропозиціями щодо внутрішніх посилань. Потім створіть чорнетку головної сторінки та однієї сторінки послуг, використовуючи затверджені рекомендації щодо бренду. Позначте кожне твердження, що потребує підтвердження, і не публікуйте зміни."
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Створювати диференційований голос бренду з нуля
- Замінювати дослідження клієнтів або стратегічне позиціонування
- Публікувати матеріал без перевірки фактів та редакційного огляду
- Створювати великі обсяги загального контенту виключно заради пошукового трафіку
Планування та адміністрування
Календарі, вхідні повідомлення та нотатки із зустрічей забирають години, які не відображаються в жодному рахунку, що робить адміністративні завдання вдалим варіантом застосування штучного інтелекту.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Узагальнювати зустрічі та виділяти пункти дій
- Складати чорнетки подальших електронних листів
- Організовувати документи та форми
- Визначати конфлікти в календарі та прогалини в розкладі
- Класифікувати вхідні запити
- Пов'язувати запити клієнтів із внутрішніми завданнями
Спробуйте цей запит:
"Перегляньте календар цього тижня, нотатки щодо проєктів та відкриті поштові треди. Створіть пріоритетний список зобов'язань, прострочених дій, конфліктів у розкладі та запитань без відповіді. Підготуйте односторінковий щотижневий звіт про роботу з посиланнями на відповідні вихідні документи. Складіть чорнетки подальших електронних листів для трьох найтерміновіших завдань, але не надсилайте їх."
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Приймати рішення щодо пріоритетів без бізнес-контексту
- Зобов'язувати бізнес дотримуватися дедлайнів або цін без схвалення
- Обробляти конфіденційну інформацію працівників або клієнтів у невідповідному інструменті
- Вважати узагальнений запис зустрічі повним або точним
Фінанси та бухгалтерський облік
Бухгалтерські завдання є повторюваними та базуються на правилах, що якраз і є тим видом роботи, з яким добре справляється штучний інтелект, за умови перевірки результату бухгалтером.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Категоризувати транзакції для перевірки
- Виявляти надмірні витрати
- Позначати незвичні витрати або дубльовані записи
- Узагальнювати шаблони грошових потоків
- Витягувати дані з квитанцій та рахунків-фактур
- Порівнювати продажі або витрати за різні періоди
- Підготовлювати запитання для бухгалтера чи фінансового радника
Спробуйте цей запит:
"Проаналізуйте доданий експорт транзакцій за останні шість місяців. Позначте незвичні зміни, можливі дубльовані транзакції, відсутні категорії та витрати, що потребують перевірки бухгалтером. Створіть електронну таблицю з позначеними елементами та коротким зведенням основних закономірностей. Не робіть податкових рекомендацій, не категоризуйте транзакції автоматично та не надсилайте звіт назовні."
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Подавати податкові декларації
- Приймати остаточні бухгалтерські рішення
- Вирішувати, чи може бізнес дозволити собі великі витрати
- Надавати юридичні, податкові чи фінансові консультації без кваліфікованої перевірки
Продажі
Потенційні клієнти можуть швидко втрачати інтерес, і штучний інтелект добре вловлює тих, на переслідування яких у зайнятого власника немає часу.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Виявляти потенційних клієнтів, із якими ви давно не зв'язувалися
- Узагальнювати розмову з продажів, щоб вам не довелося переслуховувати її знову
- Складати персоналізований подальший електронний лист для кожного потенційного клієнта замість шаблонного
- Визначати причини, які потенційні клієнти постійно називають для відмови від покупки, щоб ви могли звертатися до них безпосередньо
- Позначати угоди, які зупинилися та потребують поштовху
- Перетворювати свої нотатки на первинний проєкт комерційної пропозиції
Спробуйте цей запит:
"Перегляньте додані нотатки з продажу та визначте можливості без подальших дій за останні 14 днів. Дослідіть кожну компанію за допомогою поточних публічних джерел і створіть короткий опис акаунту з її бізнес-пріоритетами, відповідними подіями, ймовірними проблемними місцями та посиланнями на підтвердження. Складіть персоналізований подальший електронний лист для кожної можливості, використовуючи лише перевірену інформацію. Не надсилайте листи та не робіть тверджень щодо бюджету, повноважень чи намірів купувати."
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Умовляти щодо ціноутворення чи умов договору без дозволу
- Давати обіцянки щодо доставки або можливостей продукту
- Самостійно закривати складні угоди
- Замінювати побудову відносин у консультаційних продажах
Найм і введення в посаду
Документи щодо найму та матеріали для адаптації переважно відповідають шаблону, що залишає простір для штучного інтелекту для створення першої чернетки.
Інструменти зі штучним інтелектом можуть допомогти вам:
- Складати описи вакансій
- Створювати шаблони запитань для інтерв'ю
- Перетворювати наявні правила на чорнові матеріали для адаптації
- Узагальнювати навчальний контент
- Створювати контрольні списки для конкретних ролей
Спробуйте цей запит:
"Використовуючи затверджений профіль ролі, довідник компанії та контрольний список адаптації, створіть план адаптації на перший тиждень для нового координатора з операційної діяльності. Складіть огляд ролі, графік навчання, контрольний список та інструктаж для керівника. Виявіть будь-яку суперечливу або застарілу інформацію у вихідних документах. Не проводьте відбір заявників, не ранжуйте кандидатів і не робіть рекомендацій щодо найму."
Не використовуйте штучний інтелект для того, щоб:
- Здійснювати скринінг кандидатів без нагляду людини
- Приймати рішення про найм
- Виводити захищені характеристики чи особисті риси
- Замінювати перевірку рекомендацій чи структуроване оцінювання
Які інструменти зі штучним інтелектом потрібні для малого бізнесу?
Інструменти зі штучним інтелектом називаються по-різному залежно від того, що вони роблять: деякі є асистентами загального призначення, інші вбудовані у програмне забезпечення, яким ви вже користуєтеся, а категорія, що стрімко зростає, виконує багатоетапні завдання самостійно. У таблиці нижче розбито, який саме тип підходить для кожної роботи та що потрібно перевірити, перш ніж зупинити свій вибір на одному з них.
Що вам потрібно зробити | Інструменти на розгляд | Перевірте перед вибором |
Створення маркетингового контенту та вебсторінок | Генеративні інструменти штучного інтелекту, конструктори вебсайтів на основі ШІ, інструменти для пошукової оптимізації та дизайну | Чи можете ви контролювати голос бренду, редагувати результат і переглядати сторінки перед публікацією? |
Відповіді на запити клієнтів та їх упорядкування | ШІ для служби підтримки, чат-боти та інструменти бази знань | Чи може він легко передавати складні проблеми людині та обмежувати доступ до даних клієнтів? |
Керування електронною поштою, зустрічами та адміністративними завданнями | Асистенти робочого простору, інструменти для зустрічей та платформи обробки документів | Чи працює він із вашим календарем, електронною поштою та документами без створення нових ручних кроків? |
Організація фінансової інформації | Бухгалтерське програмне забезпечення з функціями штучного інтелекту, інструменти для квитанцій та платформи аналізу електронних таблиць | Чи можете ви перевіряти його роботу, захищати фінансові дані та вимагати перевірки бухгалтером? |
Робота з потенційними клієнтами | Асистенти CRM, інструменти дослідження потенційних клієнтів та платформи електронної пошти | Чи використовує він точні дані CRM і чи вимагає схвалення перед надсиланням повідомлень? |
Найм і адаптація працівників | HR-платформи, асистенти з підбору персоналу та інструменти створення документів | Чи можете ви запобігти неконтрольованому скринінгу та захистити інформацію про кандидатів? |
Об'єднання кількох бізнес-завдань | Платформи автоматизації та інструменти штучного інтелекту на базі агентів | Чи можете ви бачити, що зробила система, обробляти помилки та схвалювати важливі дії? |
Як почати використовувати штучний інтелект у своєму малому бізнесі
Перше питання полягає не в тому, який інструмент зі штучним інтелектом купити. Воно полягає в тому, який робочий процес створює вимірюване вузьке місце для бізнесу. Отримавши цю інформацію, створіть дрібномасштабний пілотний проєкт:
- Відобразіть вузьке місце
Перерахуйте, де насправді втрачається час: наприклад, скринька вхідних повідомлень, на очищення якої щоранку йде година, рахунки, які лежать необробленими протягом тижня, або подальші дії, які випадають із поля зору.
2. Виберіть один робочий процес
Із цього списку виберіть завдання, яке є найбільш послідовним і найменш ризикованим для початку, а не обов'язково те, що коштує найбільше часу. Повторюване, чітко визначене завдання легше протестувати, ніж те, яке щоразу потребує прийняття рішень.
3. Встановіть базовий показник
Запишіть, скільки часу зараз займає виконання завдання, скільки воно коштує і як часто трапляються помилки, щоб було з чим порівнювати версію зі штучним інтелектом.
4. Перевірте дані
Підтвердьте, що інформація, яку використовуватиме інструмент, є точной та актуальною, і що він має доступ лише до того, що йому дійсно потрібно, а не до всієї вашої скриньки вхідних повідомлень, диску чи бази даних клієнтів за замовчуванням.
5. Виберіть інструмент, який відповідає наявному технічному стеку
Надавайте перевагу інструментам, які підключаються безпосередньо до календаря, вхідної пошти, CRM або бухгалтерського програмного забезпечення, що вже використовуються, а не тим, які вимагають ручного експорту та імпорту даних.
6. Призначте рецензента
Вирішіть, хто перевіряє результат перед його випуском і хто обробляє випадки, у яких інструмент припускається помилок.
7. Запустіть обмежений тест
Виберіть невелику групу користувачів, фіксований період часу та чіткий показник успіху, перш ніж впроваджувати його для решти команди.
8. Вимірюйте та коригуйте
Порівняйте результати з базовими показниками, після чого залиште робочий процес, доопрацюйте його або відмовтеся від нього на основі того, що насправді показують дані.
Коли варто використовувати штучний інтелект у малому бізнесі?
Штучний інтелект варто тестувати на завданнях, де перевірка роботи ШІ займає менше часу, ніж виконання завдання вручну. На хорошу придатність вказують кілька ознак:
- Завдання виконується кілька разів на тиждень
- Процес є розумно послідовним
- Результат можна швидко перевірити
- Випадкові помилки можна виправити
- Бізнес може виміряти покращення
- Інструмент підходить до наявних систем і не вимагає надмірного налаштування
Завдання погано підходить для автоматизації, якщо:
- Воно виконується рідко
- Воно вимагає нюансованого судження чи емоційного інтелекту
- Помилка призведе до юридичної, фінансової чи репутаційної шкоди
- Робота орієнтована на широку громадськість і важко піддається виправленню
- Процес усе ще стрімко змінюється
- Дані є неповними або ненадійними
Аналіз рентабельності інвестицій (ROI) від використання штучного інтелекту
Багато окремих інструментів зі штучним інтелектом коштують від кількох десятків доларів на місяць. Але під час розрахунку співвідношення витрат і вигод від автоматизації завдання враховуйте, що основними витратами можуть бути час на налаштування, інтеграцію, навчання, перевірку та виправлення.
Ось простий спосіб виконати розрахунки: визначте період окупності або те, скільки часу знадобиться, щоб зекономлений час перевищив витрачений на налаштування.
- Оцініть тижневі витрати на виконання завдання вручну: скільки часу триває одна спроба, помножено на те, як часто це трапляється за тиждень, помножено на те, скільки коштує година роботи цієї людини.
- Оцініть тижневу економію від штучного інтелекту: ручні витрати мінус вартість перевірки результату ШІ щоразу, помножені на те, як часто це трапляється.
- Поділіть одноразові витрати на налаштування та інтеграцію на цю тижневу економію. Це приблизно той час, який потрібен для виходу на окупність.
Ось приклад, якщо припустити, що людині, яка зазвичай виконує завдання, платять $30/годину:
Завдання, яке займає 20 хвилин і виконується двічі на тиждень, коштує близько $20 на тиждень, якщо робити його вручну. Якщо перевірка результату роботи ШІ все одно займає 10 хвилин щоразу, це економить лише близько $10 на тиждень.
Дві години налаштування (вартістю $60 за таким тарифом) окупалися б шість тижнів, що занадто довго для першого пілотного проєкту.
Завдання, яке займає годину і виконується щодня, коштує близько $150 на тиждень, якщо робити його вручну. Якщо перевірка результату роботи ШІ займає 15 хвилин щоразу, це економить майже $120 на тиждень. Кілька годин налаштування окупаються менш ніж за тиждень.
Коли варто наймати персонал замість автоматизації?
Найміть працівника, коли робота потребує постійного судження, побудови відносин, підзвітності чи нарощування потенціалу. Використовуйте штучний інтелект спочатку, коли завдання є чітко визначеним, повторюваним і ще недостатньо масштабним, щоб виправдати створення окремої ролі.
Найміть, коли… | Спробуйте ШІ спочатку, коли… |
Робота вимагає довіри та побудови відносин | Робота слідує повторюваному процесу |
Результат потребує когось, хто може нести відповідальність, наприклад підписання договору, подання документа чи взяття зобов'язань перед клієнтом | Результат можна перевірити за кілька хвилин до його використання або відправки |
Обсяг роботи зростає і потребуватиме когось на цій ролі на тривалу перспективу | Завдання забирає стабільну кількість часу і не потребує окремої людини |
Роль передбачає невизначеність і складні судження | Завдання є структурованим і має низький рівень ризику |
Бізнесу потрібна нова експертиза | Команда вже розуміє цю роботу |
Помилки будуть коштовними або важко виправними | Помилки є помітними та їх легко виправити |
Найм і штучний інтелект не завжди є замінниками одне одного. Новий працівник, який використовує штучний інтелект, може обробляти більше роботи, документувати процеси, аналізувати інформацію та покращувати сервіс швидше, ніж той, хто працює без нього. Питання не завжди полягає в тому, чи варто наймати працівника або використовувати штучний інтелект. Воно може звучати так: за що має відповідати людина і які частини цієї ролі може підтримувати штучний інтелект?
Втілення цього на практиці
Виберіть завдання, яке забирає найбільше часу та відповідає повторюваному процесу, виконайте розрахунок окупності та протестуйте його з рецензентом, перш ніж воно торкнеться клієнта чи грошей.
Perplexity Computer дає невеликій команді більше можливостей без збільшення штату. Він підключається до понад 400 інструментів, якими вже користується малий бізнес, зокрема QuickBooks, Mailchimp, Shopify та Stripe. Звідти він витягує релевантні дані, проводить аналіз і створює чорновий результат, позначаючи все, що потребує підписання перед випуском.
Спробуйте Perplexity Computer для свого малого бізнесу.
Поширені запитання
Чи коштує штучний інтелект зусиль для малого бізнесу? Це залежить від завдання. Штучний інтелект варто тестувати, коли завдання трапляється часто, слідкує за чітким процесом і вимагає менше часу на перевірку, ніж на виконання вручну. Він менш придатний для рідкісної роботи, що вимагає високого рівня судження або високих ставок.
Який найкращий інструмент зі штучним інтелектом для малого бізнесу? Не існує єдиного найкращого інструменту. Правильний вибір залежить від робочого процесу: ШІ для служби підтримки у вхідних скриньках, асистенти робочого простору для планування та електронної пошти, бухгалтерське програмне забезпечення з функціями ШІ для обліку та платформи агентів для завдань, що охоплюють кілька інструментів водночас.
Скільки коштує штучний інтелект для малого бізнесу? Багато інструментів починаються з кількох десятків доларів на місяць, але повна вартість включає налаштування, інтеграцію, навчання та перевірку. Низька ціна передплати не гарантує позитивної віддачі, якщо інструмент потребує серйозного виправлення.
Чи може штучний інтелект замінити працівників у малому бізнесі? Штучний інтелект краще підходить для підтримки ролі, ніж для її заміни, особливо там, де важливі судження, підзвітність чи побудова відносин. Новий працівник, який використовує штучний інтелект, часто може обробляти більше роботи, ніж окремо людина чи інструмент.
Коли малому бізнесу варто уникати автоматизації завдання? Уникайте автоматизації, коли завдання є рідкісним, вимагає нюансованого судження, помилка в ньому буде коштовною, воно орієнтоване на широку громадськість і важко виправляється або залежить від неповних чи ненадійних даних.