Ako Bessemer Venture Partners transformoval investičné, finančné, vzťahy s investormi a právne pracovné postupy – a ušetril stovky hodín s Perplexity Enterprise

Problém

Technologický zásobník, ktorý spomaľuje tímy a ukrajuje hodiny zoznamovaním s informáciami

Spoločnosť Bessemer Venture Partners pôsobí v rýchlom svete a spravuje stovky portfóliových spoločností v dynamickom investičnom prostredí. Ich technologický zásobník, nahromadený za roky podnikania, sa však stával čoraz ťažším na rýchle získavanie prehľadov. Tímy neustále bojovali s časom pomocou zložitých pracovných postupov v Exceli VBA, fragmentovaných procesov výskumu a manuálneho spracovania dokumentov.

„Manuálne vyhľadávanie údajov o spoločnostiach, príprava zhrnutí, sledovanie 75 až 100 spoločností pre stretnutia s investormi (LP)—to bol obrovský žrút času,“ podelil sa Augie Wilkinson, riaditeľ portfóliového monitorovania a analýzy v Bessemer. „Dokonca aj malé každodenné úlohy, od písania e-mailov až po spracovanie údajov v tabuľkách, ukrajovali z nášho sústredenia.“

So stovkami portfóliových spoločností, rôznymi dátovými predplatnými, spoliehaním sa na staršie e-mailové prehľady pri zdieľaní informácií a nespočetnými hodinami zadávania údajov do viacerých úložných systémov bolo čoraz ťažšie spájať prehľady z fragmentovaných súborov údajov a rýchlejšie robiť isté investičné rozhodnutia.

„Právne kontroly boli napríklad mimoriadne pomalé. Kontrola každej dohody o mlčanlivosti (NDA) mohla trvať jednu až dve hodiny,“ spomína Augie. „Zhrnutie dlhých dokumentov nebolo o nič rýchlejšie.“

Fragmentovaný technologický zásobník, neefektívny prístup k údajom a manuálne procesy pohlcovali hodiny a bránili tímom získavať kritický kontext. Spoločnosť Bessemer potrebovala riešenie na zefektívnenie pracovných postupov, centralizáciu prístupu k údajom a umožnenie rýchlejšieho a informovanejšieho rozhodovania.

Riešenie

Bezpečný, jednotný vyhľadávací nástroj (answer engine), ktorý posilňuje každý tím v Bessemer Venture Partners

Bessemer si vybral Perplexity Enterprise na transformáciu svojich výskumných, investičných a právnych pracovných postupov bez toho, aby obetoval bezpečnosť a opustil svoje existujúce systémy úložiska súborov.

Vlastné pracovné postupy teraz umožňujú investičným tímom spoločnosti Bessemer:

• Automatizovať starší Excel a analýzu údajov, čím sa obídu hodiny manuálneho riešenia problémov s makrami
• Okamžite zhromažďovať a syntetizovať informácie o viac ako 400 portfóliových spoločnostiach, čím nahrádzajú zastarané výskumné systémy a urýchlujú zdieľanie informácií v rámci celého tímu pomocou odpovedí, ktoré vždy uvádzajú vhodné zdroje z webu a interných súborov
• Právne tímy rýchlo sumarizujú zmluvy a vyťahujú kľúčové poznatky, čím skracujú čas kontroly z hodín na minúty pri zachovaní prísneho súladu.
• Medzitým tímy pre vzťahy s investormi využívajú vyhľadávací nástroj Perplexity na rýchlejšiu tvorbu obsahu a prezentácií, čím podporujú komunikáciu s investormi aj interné podujatia.

„Schopnosť získavať výsledky s citovanými zdrojmi znamená, že sa môžeme pohybovať rýchlo bez straty precíznosti alebo presnosti. Členovia tímu sa zhodli,“ hovorí Anita Umarji, partnerka a vedúca oddelenia vzťahov s investormi.

Výsledok

Modernizovaný výskum, urýchlené operácie a prehľady v reálnom čase na rýchlejšie rozhodovanie bez obetovania presnosti

S Perplexity Enterprise znížila spoločnosť Bessemer Venture Partners manuálnu námahu, zvýšila mieru prijatia a posilnila každého zamestnanca – aj mimo svojich hlavných investičných tímov. Tímy teraz:

• Znížiť o 50 % alebo viac z manuálneho výskumu, spracovania dokumentov a opakujúcich sa tabuľkových úloh
• Efektívne monitorovať stovky portfóliových spoločností pre stretnutia s investormi a reportovanie – s istotou v ich údajoch
• Zhrnúť zmluvy a právne dokumenty za minúty, čo právnym a compliance tímom uvoľňuje ruky na sústredenie sa na rast
• Umožniť bezproblémové zhromažďovanie informácií s citovanými zdrojmi pre investičné, finančné a právne tímy – čo podporuje múdrejšie a rýchlejšie rozhodnutia

„Pomáha mi to vytvárať osnovy prezentácií, takže sa dostanem k pevnému rámcu oveľa rýchlejšie,“ hovorí Anita. „Pripadá mi to ako podvádzanie, ale dáva mi to náskok a šetrí to veľa času.“

Najdôležitejšie je, že Bessemer chcel implementovať riešenie, ktoré by mohlo podporiť jeho tím pri zachovaní bezpečnosti.

Augie hovorí, že našli presne to: „mať uzatvorený systém, ktorý netrénuje na našich údajoch, bolo kľúčové. Prechod na plán Perplexity Enterprise Plan bol pre to nevyhnutný, najmä implementácia SSO a SCIM pre jednoduchšiu správu bezpečnosti. Poskytuje to istotu rôznym tímom s rôznou úrovňou dôvernosti – Perplexity dokáže izolovať citlivé súbory, ktoré nie sú prístupné naprieč všetkými tímami.“