Hvordan Montanas DNRC sparer 125+ timer med lønnet arbeid per uke med Perplexity Enterprise

Problemet

Å øke kapasiteten til en slank offentlig etat på et stramt budsjett

Chris Powell, CIO ved Montana DNRC, leder IT-teamet på 28 personer som støtter den mangfoldige etaten med over 20 avdelingskontorer. De bygger også egendefinerte programvareapplikasjoner og automatiseringer for å forenkle hverdagen.

Å få alt dette til er lettere sagt enn gjort. De største ressursbegrensningene i offentlig sektor er alltid tid og penger. Så, etter Chris' mening: "Alt som automatiserer arbeid slik at eksisterende ansatte kan jobbe raskere og levere bedre kvalitet, fortjener store investeringer."

Chris visste at KI kunne hjelpe teamet hans med å automatisere kritiske oppgaver som dataanalyse, men veien til å introdusere nye løsninger for offentlige etater møter ofte tre hindringer:

1. Sikre nøyaktig informasjon

"Folk havner av og til i trøbbel hvis de tar et KI-outputs svar for god fisk uten å verifisere det," sier han. "Vi er forpliktet til å levere rettidig og nøyaktig informasjon for å opprettholde tilliten til etaten."

2. Styrke teamet, ikke fjerne stillinger

Chris sier også at han ikke ønsket å bruke KI til å erstatte teammedlemmer. I stedet ønsket han å styrke alle i teamet til å gjøre det de er best egnet til, og automatisere bort distraherende rutinearbeid. Ta for eksempel prosjektkontoret til Montana DNRC: Chris' ideelle løsning vil syntetisere store interne data og gi kontekst for prosjektinntak i løpet av minutter – ikke timer eller dager.

3. Endre eksisterende vaner og arbeidsflyter

Å jobbe med KI krever nye måter å tenke på, forklarer Chris. KI-verktøy kan gjøre arbeidet enklere, men folk må lære å lage gode ledetekster for modellen, og de kan ikke automatisk stole på svarene den gir. Den største fordelen med en krevende forskningsreise var at du fikk en dypere forståelse av nøyaktigheten i funnene dine.

Denne tryggheten kostet imidlertid timer med krevende forskning. KI kunne ha gitt de samme svarene raskere, men teamet måtte legge til et ekstra trinn i prosessene sine for å verifisere funnene. For å møte disse utfordringene trengte Montana DNRC en KI-løsning som var:

• Pålitelig: For å støtte nøyaktig forskning trengte de en KI-løsning som produserer resultater med kilder – uten hallusinasjonene som er vanlige i andre KI-modeller.
• Brukervennlig: Chris ønsket et grensesnitt som alle enkelt kunne bruke. "Det måtte vise verdi umiddelbart," sier han, spesielt siden han håpet å ta det i bruk utover sin egen avdeling.
• Rimelig: Som offentlig etat trengte Montana DNRC en løsning som passet perfekt inn i deres stramme budsjett.

Deretter prøvde Chris gratisversjonen av Perplexity til personlig bruk, og han skjønte med en gang at dette var arbeidsflyt-turboen han hadde lett etter på jobben. Da han så at det fantes en Enterprise-versjon, gledet han seg til å dele den med teamet sitt.

Løsningen

Bruker Perplexity Enterprise Pro for å strømlinjeforme kunnskapsarbeid på tvers av flere team

Å onboarde IT-teamet i Montana DNRC til Perplexity Enterprise Pro var en "lavterskel- og lavrisikometode for å teste ut KI-vannet." Derfra så teamet tre vesentlige fordeler:

Fordel nr. 1: Lavere dørstokkmisjon for økt tidsbesparelse

Perplexity Enterprise Pro fjerner stresset knyttet til "blanke ark". Det å komme i gang er som regel den vanskeligste delen av en oppgave, men Perplexity gir et forsprang ved raskt å generere disposisjoner for prosjektforslag og utkast til sentrale dokumenter. DNRC-teamet bruker Perplexity AI til å:

• Skrive stillingsannonser på et blunk: Å skrive en jobbbeskrivelse har mye å si fordi kvalifiserte søkere vil klikke seg vekk med en gang hvis den ikke er engasjerende nok. Derfor tok det tidligere timer å få en enkelt annonse god nok. Med Perplexity Enterprise Pro har DNRC nå et brukbart førsteutkast på under et minutt.
• Destillere og oppsummere komplekse dokumenter. Det er mye vitenskapelig forskning og data innen naturressursforvaltning. Montana DNRC må behandle og syntetisere store datamengder raskt. Perplexities evne til nøyaktig å oppsummere lange tekster vil redusere tiden det tar å gjennomgå forskning og omsette den informasjonen til handlingsrettet innsikt.
• Sette fart på kodegenereringen: Det er ikke alltid intuitivt å endre eksisterende programvareapplikasjoner, men Perplexity hjelper utviklere med å kode raskere ved å generere et førsteutkast for dem. De kan også lære underveis ved å spørre Perplexity hva spesifikke kodestykker gjør.

Utover dette fortsetter KI-en å spare DNRC for tid med sine foreslåtte oppfølgingsspørsmål. For nye brukere lærer Perplexities maskinlæringsmodell dem effektivt hvordan de skal samhandle med KI-en, og sikrer at de aldri kaster bort tid på å prøve å finne ut hva de skal si eller spørre om nesten.

Fordel nr. 2: Mer effektive arbeidsflyter

Med Perplexity Enterprise Pro har Montana DNRC en hjelpende hånd som automatiserer slitsomt rutinearbeid i alle ledd. I stedet for å slite seg gjennom grundig forskning eller lære seg intrikate koder på egenhånd, har de en kraftig virtuell assistent som håndterer repetitive, enklere oppgaver.

For eksempel har Montana DNRC bare et par ansatte som jobber som utviklere. Med Perplexities hjelp kan hvem som helst i IT-teamet som er GIS-ekspert eller lærer seg Python, bidra med å skrive kode. Selv om de ikke er utviklere, kan de fortelle Perplexity nøyaktig hva de vil at skriptet skal gjøre, og deretter teste det for feil i et trygt miljø.

Dette KI-løftet letter ikke bare IT-teamets arbeidsmengde betydelig, men det reduserer også ventetiden for alle på teamet. Chris sier: "Plutselig slipper folk som ikke har like mye erfaring med å skrive kode, å stå i kø for å få skriptet sitt skrevet. I stedet kan vi gjøre en kodegjennomgang og teste resultatet. Mesteparten av tiden trengs det bare mindre justeringer, og applikasjonen kan tas i bruk med en gang."

Denne systemiske løsningen er spesielt kritisk i en offentlig etat som Montana DNRC, som bruker en rekke eldre programvarer, inkludert noen som ble satt ut på anbud for tiår siden med leverandører som ikke lenger eksisterer. For eksempel krevde det tidligere omfattende forskning og programmering bare å justere ett enkelt mystisk restkodestykke fra den tida, men nå gir Perplexity informasjonen som trengs for å fullføre disse kodingsoppgavene med bare noen få klikk.

Fordel nr. 3: Strømlinjeformet faktasjekk med kilder

Montana DNRC bruker også Perplexity Enterprise Pro til å undersøke nye tilnærminger for å forbedre prosesser og retningslinjer. Siden KI-en utelukkende produserer informasjon med nøyaktige kilder, har DNRC full sinnsro når det gjelder faktasjekk. Enda bedre er det at Perplexity AI foreslår relaterte spørsmål som oppmuntrer til dypere forskning.

Alle på Montana DNRC-teamet kan ta fatt på dypgående forskning og kunnskapsarbeid med Perplexity som veiviser, noe som hjelper det slanke teamet til å prestere langt over sin vektklasse.

Resultatet

Sparer 125+ timer hver eneste uke

Perplexity Enterprise Pro sparer ansatte i Montana DNRC for over 5 timers arbeid hver uke ved å strømlinjeforme arbeidsflytene for "krevende arbeid med mye friksjon," som for eksempel å skrive disposisjoner for prosjektforslag. Chris sier at dette gir enorm avkastning (ROI) bare for teamet hans.

"Perplexity tar deg fra ingenting til noe i løpet av 35 sekunder," sier han. Han forventer at tidsbesparelsene vil fortsette å vokse. "Jo flere bruksområder vi finner, jo mer tid sparer vi."

Og Perplexities popularitet sprer seg til andre etater i Montanas delstatsadministrasjon. Chris sier at det er et opplagt valg, med tanke på Perplexities rimelige priser og evne til å frigjøre så mange timer med lønnet arbeid hver eneste uke. "Det er det tilgjengelige startpunktet for ethvert prosjekt og springbrettet til nyere teknologi som vi trengte," sier han.