Hogyan alakította át a Bessemer Venture Partners a befektetési, pénzügyi, befektetői kapcsolatok és jogi munkafolyamatokat – órák százait takarítva meg a Perplexity Enterprise-zal

A probléma

Egy fejlődő technológiai verem, amely lelassítja a csapatokat, és órákat emészt fel az információgyűjtéssel

A Bessemer Venture Partners gyors tempójú világban működik, és portfóliócégek százait kezeli egy dinamikus befektetési környezetben. Az évek során felhalmozódott technológiai stackjükből azonban egyre nehezebb volt gyorsan hasznos következtetéseket levonni. A csapatok folyamatosan az idővel versenyfutottak a összetett Excel VBA-munkafolyamatokkal, a töredezett kutatási folyamatokkal és a kézi dokumentumfeldolgozással.

„A vállalati adatok kézi keresése, az összefoglalók előkészítése, 75–100 cég nyomon követése a kisbefektetői (LP) találkozókhoz – ez hatalmas időrabló volt” – osztotta meg Augie Wilkinson, a Bessemer portfólió-felügyeleti és -elemzési igazgatója. „Még a kis mindennapi feladatok is, az e-mailek megírásától a táblázatok adatainak rendezéséig, lekötték a figyelmünket.”

A portfóliócégek százai, a különféle adat-előfizetések, a régebbi e-mail-összefoglalókra való támaszkodás az információmegosztásban, valamint a több tárolórendszerbe történő adatbevitellel eltöltött számtalan óra miatt egyre nehezebb volt összegyűjteni a megállapításokat a töredezett adatkészletekből, hogy gyorsabban lehessen magabiztos befektetési döntéseket hozni.

„A jogi átvilágítások például különösen lassúak voltak. Minden egyes titoktartási nyilatkozat (NDA) áttekintése egy-két órát vehetett igénybe” – emlékezett vissza Augie. „A terjedelmes dokumentumok összefoglalása sem volt gyorsabb.”

A töredezett technológiai verem, a nem hatékony adatelérés és a kézi folyamatok órákat emésztettek fel, és megakadályozták a csapatokat abban, hogy kritikus kontextushoz jussanak. A Bessemernek olyan megoldásra volt szüksége, amely ésszerűsíti a munkafolyamatokat, centralizálja az adatelérést, és gyorsabb, megalapozottabb döntéshozatalt tesz lehetővé.

A megoldás

Biztonságos, egységes válaszadó motor, amely a Bessemer Venture Partners minden csapatát támogatja

A Bessemer a Perplexity Enterprise-t választotta kutatási, befektetési és jogi munkafolyamatainak átalakításához – anélkül, hogy feláldozná a biztonságot vagy elhagyná a meglévő fájltároló rendszereit.

Az egyéni munkafolyamatok most lehetővé teszik a Bessemer befektetési csapatai számára, hogy:

• Automatizálják a korábbi Excel- és adatelemzést, elkerülve a kézi makróhibák elhárításával teli órákat
• Azonnal gyűjtsék össze és szintetizálják az információkat több mint 400 portfóliócégről, felváltva az elavult kutatási rendszereket, és felgyorsítva a csapaton belüli információmegosztást olyan válaszokkal, amelyek mindig a megfelelő webes és belső fájlforrásokra hivatkoznak
• A jogi csapatok gyorsan összefoglalják a szerződéseket és kinyerik a kulcsfontosságú felismeréseket – órákról percekre csökkentve az áttekintési időt –, miközben fenntartják a szigorú megfelelést.
• Közben a befektetői kapcsolatokért felelős csapatok a Perplexity válaszadó motorját használják a tartalmak és prezentációk gyorsabb megtervezéséhez, támogatva mind az LP-kommunikációt, mind a belső eseményeket.

„A forrásmegjelöléssel ellátott eredmények elérésének képessége azt jelenti, hogy gyorsan tudunk haladni a precizitás vagy a pontosság feláldozása nélkül. A csapattagok egyetértettek” – mondja Anita Umarji, partner, a befektetői kapcsolatok vezetője.

Az eredmény

Modernizált kutatás, felgyorsított műveletek és valós idejű elemzések a gyorsabb döntéshozatal érdekében a pontosság feláldozása nélkül

A Perplexity Enterprise-zal a Bessemer Venture Partners drasztikusan csökkentette a manuális erőfeszítéseket, növelte az elfogadottságot, és minden munkatársat – a fő befektetési csapatokon túl is – felhatalmazott. A csapatok most a következőket teszik:

• 50%-kal vagy annál is többal csökkentik a kézi kutatást, a dokumentumfeldolgozást és az ismétlődő táblázatkezelési feladatokat
• Hatékonyan monitoroznak portfóliócégek százait az LP-találkozókhoz és jelentésekhez – magabiztosan az adataikban
• Percek alatt összefoglalják a szerződéseket és a jogi dokumentumokat, megszabadítva a jogi és megfelelőségi csapatokat a növekedésre való összpontosítástól
• Lehetővé teszik a zökkenőmentes, forrásmegjelöléssel ellátott információk gyűjtését a befektetési, pénzügyi és jogi csapatok számára – támogatva az okosabb és gyorsabb döntéseket

„Segít megírni a prezentációk vázlatait, így sokkal gyorsabban jutok el egy szilárd keretrendszerhez” – mondja Anita. „Olyan, mintha csalnék, de előnyt biztosít, és sok időt takarít meg.”

A legfontosabb, hogy a Bessemer olyan megoldást kívánt bevezetni, amely támogatni tudja csapatát a biztonság megőrzése mellett.

Augie elmondása szerint pontosan ezt találták meg: „kritikus fontosságú volt, hogy olyan zárt rendszerünk legyen, amely nem képezi magát az adatainkon. Ehhez elengedhetetlen volt a Perplexity Enterprise csomagra való áttérés, különösen az SSO és a SCIM bevezetése az egyszerűbb biztonságkezelés érdekében. Ez biztonságérzetet nyújt a különböző titoktartási szintű csapatok számára – a Perplexity képes elkülöníteni az érzékeny fájlokat, amelyek nem érhetők el az összes csapat számára.”