Kako Montana DNRC štedi 125+ sati plaćenog rada tjedno uz Perplexity Enterprise

Problem

Povećanje kapaciteta skromne vladine agencije s ograničenim proračunom

Chris Powell, direktor za informacijske tehnologije u agenciji Montana DNRC, vodi IT tim od 28 članova koji pruža podršku ovoj raznolikoj agenciji s više od 20 lokacija terenskih ureda. Oni također izrađuju prilagođene softverske aplikacije i automatizacije kako bi pojednostavili svakodnevne zadatke.

Ostvariti sve ovo lakše je reći nego učiniti. Najveća ograničenja resursa u vladi uvijek su vrijeme i novac. Stoga, prema Chrisovom mišljenju, „Sve što automatizira posao kako bi postojeći zaposlenici mogli raditi brže i proizvoditi rad bolje kvalitete zaslužuje velika ulaganja.“

Chris je znao da umjetna inteligencija može pomoći njegovom timu u automatizaciji ključnih zadataka poput analize podataka, ali put do uvođenja novih rješenja u vladine agencije često se suočava s tri prepreke:

1. Pružanje točnih informacija

„Ljudi ponekad upadnu u nevolje ako rezultate umjetne inteligencije uzmu zdravo za gotovo bez ikakve provjere“, kaže. „Obvezni smo pružati pravovremene i točne informacije kako bismo održali povjerenje javnosti u agenciju.“

2. Osnaživanje njegovog tima, a ne ukidanje radnih mjesta

Chris također kaže da nije želio koristiti umjetnu inteligenciju za zamjenu članova tima. Umjesto toga, cilj mu je bio osnažiti svakoga u svom timu da radi ono za što je najbolje stvoren i automatizirati zamorni sporedni posao. Uzmimo za primjer ured za upravljanje projektima agencije Montana DNRC: Chrisovo idealno rješenje sintetiziralo bi velike interne podatke i pružilo kontekst za zaprimanje projekata u roku od nekoliko minuta – a ne sati ili dana.

3. Mijenjanje postojećih navika i tijekova rada

Rad s umjetnom inteligencijom zahtijeva nove načine razmišljanja, objašnjava Chris. Alati umjetne inteligencije mogu olakšati posao, ali ljudi moraju naučiti kako zadavati upite modelu i ne mogu automatski vjerovati njegovim odgovorima. Najveća prednost mukotrpnog istraživačkog putovanja bila je ta što ste imali veće razumijevanje točnosti svojih nalaza.

Međutim, to je povjerenje koštalo sate iscrpljujućeg istraživanja. Umjetna inteligencija mogla bi brže doći do istih odgovora, ali bi tim morao dodati još jedan korak u svoje procese kako bi provjerio nalaze. Kako bi se riješili ovi izazovi, Montana DNRC je trebala da njihovo rješenje s umjetnom inteligencijom bude:

• Pouzdano: Kako bi podržali točno istraživanje, bilo im je potrebno rješenje s umjetnom inteligencijom koje daje rezultate s navedenim izvorima – bez halucinacija koje su česte kod drugih modela umjetne inteligencije.
• Pristupačno: Chris je želio korisničko sučelje koje svi mogu jednostavno koristiti. „Moralo je pokazati vrijednost odmah na početku“, kaže, posebno zato što se nadao primijeniti ga izvan svog tima.
• Povoljno: Kao vladina agencija, Montana DNRC je trebala da se rješenje uredno uklopi u njen skromni proračun.

Zatim je Chris isprobao besplatnu verziju platforme Perplexity za osobnu upotrebu i znao je da je to punjač tijeka rada koji je tražio za posao. Kada je vidio da postoji Enterprise verzija, bio je uzbuđen što će je podijeliti sa svojim timom.

Rješenje

Korištenje platforme Perplexity Enterprise Pro za pojednostavljenje rada s znanjem na više timova

Uvođenje IT tima agencije Montana DNRC u platformu Perplexity Enterprise Pro bio je „jeftin način s niskim rizikom da urone u vode umjetne inteligencije“. Nakon toga, tim je uočio tri glavne prednosti:

Prednost br. 1: Manja energija za pokretanje uz povećanu uštedu vremena

Perplexity Enterprise Pro uklanja stres „sindroma prazne stranice“. Obično je početak najteži dio svakog zadatka, ali Perplexity ubrzava taj korak brzim generiranjem nacrta projektnih prijedloga i grubih skica ključnih dokumenata. Tim agencije DNRC koristi Perplexity AI za:

• Brzo pisanje oglasa za posao: Pisanje opisa posla nosi veliki ulog jer će kvalificirani kandidati odmah napustiti stranicu ako nije dovoljno uvjerljiv. Stoga je pisanje jednog oglasa prije tražilo satima da bi ispao kako treba. S platformom Perplexity Enterprise Pro, DNRC sada ima upotrebljiv prvi nacrt u manje od minute.
• Pročišćavanje i sažimanje složenih dokumenata. U području upravljanja prirodnim resursima postoji mnogo znanstvenih istraživanja i podataka. Montana DNRC treba brzo obraditi i sintetizirati velike količine podataka. Sposobnost platforme Perplexity da točno sažima duge tekstove skratit će vrijeme potrebno za pregled istraživanja i pretvaranje tih informacija u praktične uvide.
• Ubrzavanje generiranja koda: Izmjena postojećih softverskih aplikacija nije uvijek intuitivna, ali Perplexity pomaže programerima da brže kodiraju generirajući prvi nacrt umjesto njih. Također mogu učiti usput pitajući Perplexity što određeni blokovi koda rade.

Osim toga, umjetna inteligencija nastavlja štedjeti vrijeme agenciji DNRC svojim predloženim pitanjima za nastavak. Za nove korisnike, model strojnog učenja platforme Perplexity učinkovito ih uči kako komunicirati s umjetnom inteligencijom i osigurava da nikada ne gube vrijeme pokušavajući dokučiti što sljedeće reći.

Prednost br. 2: Učinkovitiji tijekovi rada

S platformom Perplexity Enterprise Pro, Montana DNRC ima ruku pomoći koja automatizira naporan sporedni posao u svakom koraku. Umjesto da se muče s dubinskim istraživanjem ili sami uče zamršeni kod, imaju moćnog virtualnog asistenta koji obavlja ponavljajuće zadatke niže razine.

Na primjer, Montana DNRC zapošljava samo nekoliko programera. Uz pomoć platforme Perplexity, svatko u IT timu tko je stručnjak za GIS ili uči Python može uskočiti i pisati kod. Iako nisu programeri, mogu reći platformi Perplexity točno što žele da skripta radi, a zatim testirati greške u sigurnom okruženju.

Ne samo da ovo pojačanje umjetne inteligencije značajno olakšava radno opterećenje IT tima, već i smanjuje vrijeme čekanja za sve članove tima. Chris kaže: „Odjednom, naši ljudi koji nisu toliko iskusni u pisanju koda ne čekaju u redovima da im se napiše skripta. Umjesto toga, možemo obaviti pregled koda i testirati izlaz. Većinu vremena bit će potrebne samo manje izmjene i aplikacija se može odmah pustiti u upotrebu.“

Ovaj sustavni popravak posebno je važan u vladinoj agenciji kao što je Montana DNRC, koja koristi niz starijeg softvera, uključujući neki koji je ugovoren prije nekoliko desetljeća s dobavljačima koji više ne postoje. Na primjer, prilagođavanje čak i jednog zagonetnog, preostalog bloka koda iz tog doba prije je zahtijevalo opsežno istraživanje i programiranje, ali sada Perplexity pruža informacije potrebne za dovršetak ovih sporednih zadataka kodiranja u samo nekoliko klikova.

Prednost br. 3: Pojednostavljena provjera činjenica s navedenim izvorima

Montana DNRC također koristi platformu Perplexity Enterprise Pro za istraživanje novih pristupa poboljšanju procesa i politika. Budući da umjetna inteligencija proizvodi informacije samo s točnim izvorima, DNRC ima mir kada je riječ o provjeri činjenica. Još bolje, Perplexity AI predlaže srodna pitanja koja potiču dublje istraživanje.

Svatko u timu agencije Montana DNRC može se upustiti u dubinsko istraživanje i rad sa znanjem uz Perplexity kao vodič, pomažući svom skromnom timu da ostvariti rezultate iznad svojih mogućnosti.

Rezultat

Ušteda 125+ sati svakog tjedna

Perplexity Enterprise Pro štedi zaposlenicima agencije Montana DNRC više od 5 sati rada svaki tjedan pojednostavljivanjem tijekova rada za „zahtjevan posao s puno interakcija“ poput pisanja nacrta projektnih prijedloga. Chris kaže da ovo donosi ogroman povrat ulaganja samo u njegovom timu.

„Perplexity vas dovodi od ničega do nečega unutar 35 sekundi“, kaže. Očekuje da će se ta ušteda vremena nastaviti kumulirati. „Što više slučajeva korištenja pronađemo, to više vremena uštedimo.“

I popularnost platforme Perplexity širi se na druge agencije u vladi savezne države Montana. Chris kaže da je usvajanje očigledan izbor, s obzirom na razumne cijene platforme Perplexity i sposobnost oslobađanja toliko sati plaćenog rada svaki tjedan. „To je pristupačna polazna točka za svaki projekt i odskočna daska prema novijoj tehnologiji koja nam je trebala“, kaže.