Jak DNRC v Montaně ušetří přes 125 hodin placené práce týdně díky Perplexity Enterprise

Problém

Zvýšení výkonu štíhlé vládní agentury s omezeným rozpočtem

Chris Powell, CIO v agentuře Montana DNRC, vede 28členný IT tým, který podporuje tuto různorodou agenturu s více než 20 pobočkami v terénu. Rovněž vytvářejí vlastní softwarové aplikace a automatizace s cílem zefektivnit každodenní úkoly.

Uvést to všechno v praxi je však snazší říci než udělat. Největšími omezeními zdrojů ve státní správě jsou vždy čas a peníze. Podle Chrisova názoru si tak „všechno, co automatizuje práci, aby se stávající zaměstnanci mohli pohybovat rychleji a odvádět kvalitnější práci, zaslouží velké investice“.

Chris věděl, že umělá inteligence může jeho týmu pomoci automatizovat klíčové úkoly, jako je analýza dat, ale cesta k zavádění nových řešení ve vládních agenturách naráží často na tři překážky:

1. Poskytování přesných informací

„Lidé se občas dostanou do potíží, pokud berou výstup umělé inteligence za pravdivý, aniž by provedli jakékoli ověření,“ říká. „Jsme povinni poskytovat včasné a přesné informace, abychom udrželi důvěru veřejnosti v agenturu.“

2. Posílení pravomocí jeho týmu, nikoliv eliminace pozic

Chris rovněž uvedl, že nechtěl umělou inteligenci používat k nahrazení členů týmu. Místo toho si klade za cíl umožnit každému v jeho týmu dělat to, pro co má jedinečné předpoklady, a zautomatizovat rušivou rutinní práci. Vezměte si například úřad pro řízení projektů Montana DNRC: Chrisovým ideálním řešením by bylo během několika minut – nikoliv hodin nebo dnů – syntetizovat velká interní data a poskytnout kontext pro příjem projektů.

3. Změna stávajících návyků a pracovních postupů

Práce s umělou inteligencí vyžaduje nové způsoby uvažování, vysvětluje Chris. Nástroje umělé inteligence mohou práci usnadnit, ale lidé se musí naučit model zadávat a nemohou jeho odpovědím automaticky důvěřovat. Největším přínosem náročné výzkumné cesty bylo, že jste lépe rozuměli přesnosti svých zjištění.

Tato jistota však stála hodiny vyčerpávajícího výzkumu. Umělá inteligence by dokázala získat stejné odpovědi rychleji, ale tým by musel do svých procesů přidat další krok k ověření zjištění. Aby se Montana DNRC vypořádala s těmito výzvami, potřebovala, aby její řešení s umělou inteligencí bylo:

• Spolehlivé: Pro podporu přesného výzkumu potřebovali řešení s umělou inteligencí, které přináší citované výsledky – bez halucinací, které jsou u jiných modelů umělé inteligence běžné.
• Přístupné: Chris chtěl uživatelské rozhraní, které by mohl snadno používat každý. „Bylo nutné, aby přineslo hodnotu hned od začátku,“ říká, zejména proto, že doufal v jeho zavedení i mimo svůj tým.
• Cenově dostupné: Jako vládní agentura potřebovala Montana DNRC, aby řešení přesně zapadlo do jejího skromného rozpočtu.

Poté si Chris vyzkoušel bezplatnou verzi Perplexity pro osobní použití a věděl, že je to ten správný akcelerátor pracovních postupů, který v práci hledal. Když zjistil, že existuje verze Enterprise, nadšeně ji sdílel se svým týmem.

Řešení

Využití Perplexity Enterprise Pro ke zefektivnění znalostní práce napříč několika týmy

Zapojení IT týmu Montana DNRC do Perplexity Enterprise Pro představovalo „nízkonákladový a nízkorizikový způsob, jak se ponořit do vod umělé inteligence“. Odtud tým zaznamenal tři hlavní přínosy:

Výhoda č. 1: Nižší aktivační energie pro větší úsporu času

Perplexity Enterprise Pro odstraňuje stres ze „syndromu prázdné stránky“. Začátek bývá obvykle tou nejtěžší částí každého úkolu, ale Perplexity tento krok urychluje rychlým vytvořením osnov projektových návrhů a hrubých náčrtů klíčových dokumentů. Tým DNRC využívá Perplexity AI k následujícím činnostem:

• Psaní pracovních inzerátů během okamžiku: Psaní popisu práce má vysoké sázky, protože kvalifikovaní uchazeči okamžitě odejdou, pokud nebude dostatečně lákavý. Sepsání jednoho inzerátu dříve trvalo hodiny, než byl v pořádku. S Perplexity Enterprise Pro má nyní DNRC použitelný první návrh za méně než minutu.
• Zpracování a shrnutí komplexních dokumentů. V oblasti správy přírodních zdrojů existuje velké množství vědeckých výzkumů a dat. Montana DNRC potřebuje rychle zpracovat a syntetizovat velké množství dat. Schopnost Perplexity přesně shrnout dlouhé texty zkrátí dobu potřebnou k prozkoumání výzkumu a převodu těchto informací v použitelné poznatky.
• Zrychlení generování kódu: Úpravy stávajících softwarových aplikací nejsou vždy intuitivní, ale Perplexity pomáhá vývojářům kódovat rychleji tím, že pro něj vytváří první verzi. Mohou se také učit za chodu tím, že se Perplexity zeptají, co určité bloky kódu dělá.

Kromě toho umělá inteligence nadále šetří DNRC čas díky navrhovaným doplňujícím otázkám. Model strojového učení od Perplexity účinně učí nové uživatele, jak komunikovat s umělou inteligencí, a zajišťuje, že nikdy neplýtvají časem snahou přijít na to, co říct dál.

Výhoda č. 2: Efektivnější pracovní postupy

S Perplexity Enterprise Pro má Montana DNRC pomocnou ruku, která v každém kroku automatizuje únavnou rutinní práci. Namísto probíjení se hloubkovým výzkumem nebo samostatného studia složitého kódu mají k dispozici výkonného virtuálního asistenta, který zvládá opakující se úkoly nižší úrovně.

Například Montana DNRC zaměstnává jen několik vývojářů. S pomocí Perplexity se může do psaní kódu zapojit kdokoli z IT týmu, kdo je odborníkem na GIS nebo se učí Python. Přestože nejsou vývojáři, mohou Perplexity přesně sdělit, co chtějí, aby skript dělal, a poté jej otestovat na chyby v bezpečném prostředí.

Tato systémová oprava nejenže výrazně odlehčuje pracovní zátěži IT týmu, ale také zkracuje čekací doby pro všechny členy týmu. Chris říká: „Naráz naši lidé, kteří nejsou tak zkušení v psaní kódu, nemusí stát ve frontách na napsání svého skriptu. Místo toho můžeme provést revizi kódu a otestovat výstup. Většinou jsou potřeba jen menší úpravy a aplikaci lze ihned uvolnit k použití.“

Tato systémová oprava je obzvláště důležitá ve vládní agentuře, jako je Montana DNRC, která využívá řadu staršího softwaru, včetně některých systémů smluvených před desítkami let s dodavateli, kteří již neexistují. Úprava byť jen jednoho záhadného zbývajícího bloku kódu z této éry dříve vyžadovala rozsáhlý výzkum a programování, ale nyní Perplexity poskytuje informace potřebné k dokončení těchto vedlejších úkolů v oblasti kódování pouhými několika kliknutími.

Výhoda č. 3: Zefektivnění ověřování faktů pomocí citací

Montana DNRC využívá Perplexity Enterprise Pro také k výzkumu nových přístupů ke zlepšení procesů a politik. Jelikož umělá inteligence produkuje pouze informace s přesnými citacemi, má DNRC jistotu při ověřování faktů. Navíc Perplexity AI navrhuje související otázky, které podporují hlubší výzkum.

Kdokoli v týmu Montana DNRC se může pustit do hloubkového výzkumu a znalostní práce s Perplexity jako průvodcem, což pomáhá jejich skromnému týmu dosahovat skvělých výsledků.

Výsledek

Úspora více než 125 hodin každý týden

Perplexity Enterprise Pro šetří zaměstnancům Montana DNRC více než 5 hodin práce každý týden díky zefektivnění pracovních postupů pro „náročnou práci vyžadující častou interakci“, jako je psaní osnov projektových návrhů. Chris říká, že to přináší obrovskou návratnost investic (ROI) už jen v rámci jeho týmu.

„Perplexity vás posune od ničeho k něčemu během 35 sekund,“ říká. Očekává, že tato úspora času se bude i nadále kumulovat. „Čím více případů použití najdeme, tím více času ušetříme.“

A popularita Perplexity se šíří i do dalších agentur v rámci státní správy Montany. Chris říká, že přijetí je s ohledem na rozumné ceny Perplexity a schopnost uvolnit tolik hodin placené práce každý týden jasnou volbou. „Je to přístupný výchozí bod pro každý projekt a odrazový můstek k novějším technologiím, který jsme potřebovali,“ říká.